Strategisk planering • 4 min lästid

Skrota förlegade rapporteringsprocesser – modernisera och effektivisera!

blogg
Alla Blogg Event Kundcase Nyheter Webinars Produkt
|Efter ämne

Det kan tyckas vara konstigt och omständligt att allt ska dokumenteras och rapporteras – men det finns en bra anledning. I en stor organisation, och framförallt en organisation som ska producera allmännytta samt svara inför politiker och medborgare, är det nämligen vitalt att vi kan peka på vad som hänt, vad som inte hänt och varför det ser ut så.

Rapporteringsmodeller från 90-talet

Anledningen till att dokumentering och rapportering kan ha en negativ klang ute hos de tjänstepersoner som vi på Stratsys träffar, tror jag, rotar sig i att modellen för ”rapportering” inte utvecklats nämnvärt sedan datorerna introducerades på allvar. Allt för många som vi träffar sammanställer rapporter och all underliggande information till rapporter enligt 1995 års modell – alltså i en separat fil som skapats i textredigeringsverktyg av olika fabrikat. Modellen är snart lika gammal som de medarbetare som ska använda den.

Att skicka exempelvis textremsor, tabeller, bilder och diagram fram och tillbaka via epost, intranät eller mellan kontorsrummen är nästan provocerande tidskrävande och ineffektivt. Hemma kan vi öppna garagedörren med mobilen och har införskaffat Netflix för att slippa reklamen – i korta drag har vi kommit långt i vårt privata effektiviserande. Men på jobbet arbetar vi kvar i en trög och föråldrad modell när det kommer till rapportskrivning. Hade det varit lika enkelt att få ut en verksamhetsberättelse som att få ut sin elförbrukning i den nya mobilappen, så hade vi nog inte sett samma nivåer av frustration kring rapportering i offentlig sektor – det som jag tidigare liknade vid en ”kärnverksamhet”.

Modernt vektyg för rapportering

Med en mer effektiv struktur och ett modernt verktyg för att sammanställa och producera våra rapporter skulle vi nå stora effektiviseringsvinster. Både direkt, i form av tidsbesparingar och rimliga kvalitetsförbättringar, men också på längre sikt då rapportering och dokumentering inte längre är en administrativ börda eller frustrationsmoment.

Idag arbetar ca 130 svenska kommuner, flertalet landsting och en mängd myndigheter med Stratsys verktyg för rapporter, något som vi kallar för en ”rapportmotor”. De utgår ifrån en plattform som fördelar ut rapportmallar anpassade efter vilken enhet de arbetar på och vilka ansvar de har. Hela organisationen arbetar samtidigt i rapporten och de har tillgång till all den information de behöver (inläst statistik, anvisningar, information från andra enheter etc ) för att göra sina analyser eller skriva sina kommentarer, direkt i plattformen. Ut kommer en färdig rapport eller ett färdigt dokument i deras anpassade grafiska design.

Jag tror att, inom några år, kommer vi att se hela den offentliga sektorn och stora delar av den privata sektorn med ett dedikerat verktyg för rapportering. Min förhoppning är att det sker förr hellre än senare.

 

 

 

Få blogguppdateringar till din inbox varje månad

Vi hjälper dig gärna!