Målstyrning

1. Vad är egentligen målstyrning?

Så, vad är målstyrning? Målstyrning, verksamhetsstyrning eller strategisk planering (kärt barn har många namn!) innebär att man tar ett mål och bryter ner det till handling. Här går vi på djupet av begreppet och reder ut vad målstyrning betyder i praktiken!

Definitionen av målstyrning

Idag är det mycket vanligt att företag sätter höga mål, investerar i styrsystem, nyckeltal och affärsstrategier. Men det är mindre vanligt att man faktiskt lyckas med sitt målarbete. Målstyrning är ett sätt för verksamheter att nå hela vägen fram med sin strategiska planering – att leva upp till de mål som sätts och nå önskvärda resultat.

Syftet med målstyrning är att alla medarbetare ska ha stenkoll på vilka mål som ska prioriteras och vilka individuella handlingar som krävs för att de ska uppnås. Svaret på frågan ”Hur ska just jag agera i förhållande till detta?” ska vara tydligt och lättillgängligt.

> Läs mer om definitionen av målstyrning

Hur fungerar då målstyrning i praktiken?

Målstyrning bygger på, som namnet indikerar, att man styr sin verksamhet utifrån uppsatta mål. Medarbetarna spelar en viktig roll i verksamhetsstyrningen, då mycket bygger på den enskilda individens ansvar att agera i enlighet med gemensamt uppsatta mål.

Det är av högsta betydelse att medarbetarna kontinuerligt får uppdateringar om organisationens status i målarbetet, såväl som feedback på sitt eget arbete. Hur ska de annars veta att de gör rätt, eller fel för den delen?

> Läs mer om hur du kommer igång med målstyrning

Varför målstyrning?

Utan målstyrning blir arbetet inom organisationen lätt spretigt – och det skapas osäkerhet kring vilken väg som är rätt. Det är inte lätt att styra ett företag där avdelningar och medarbetare springer i olika riktningar. Vilket i sin tur händer när man inte tydliggör vilka mål som ska prioriteras, hur och varför.

Det räcker såklart inte att sätta mål och hoppas på det bästa. Man måste också tydligt bryta ner dem och översätta dem till handlingar, som målstyrning i sin tur gör. En medarbetare har i regel en rad olika krav på sig – det kan handla om alltifrån schemaläggning och arbetsmiljö, till försäljning och besparingar.

Hur ska man veta i vilken ände man ska börja? Vad ska prioriteras först och vad kan vänta lite? Det är kanske inte så konstigt att det blir svårt att fokusera på rätt uppgift – när förväntningarna inte är tydliga.

Med målstyrning bryter ni ner organisationens övergripande målbild till mål på individnivå, vilket gör det lättare för varje medarbetare att prioritera. Målstyrning handlar med andra ord om att förtydliga för medarbetarna vad som behöver göras, hur och varför.

Vill du läsa mer om hur du engagerar medarbetarna i företagets mål? Du kan ladda ner vår guide på ämnet på knappen nedan!

Då har vi rett ut vad målstyrning är och hur det ska användas. Ett vanligt problem i arbetet med målstyrning är att få medarbetarna att känna sig delaktiga. Låt oss gå närmare in på hur du motiverar medarbetarna att engagera sig i målarbetet.

2. Så engagerar du medarbetarna i verksamhetens mål

För att lyckas med målstyrning gäller det att få med sig hela verksamheten på tåget. En studie av Gallup visar att endast 20 % av medarbetare tycker att deras prestationer hanteras på ett sätt som motiverar dem att göra ett enastående arbete. Hur gör man då för att få medarbetarna att känna engagemang för målarbetet? Det ska vi reda ut nu!

3. Steg 1 - Formulera smarta mål

Idag är det viktigt för ledare att hitta ett sätt att få medarbetarna personligt engagerade, hitta sin egen betydelse och delaktighet i det gemensamma målet för organisationen.

Att få möjlighet att påverka sin arbetssituation och en förståelse för helheten kan göra stor skillnad för individen. Vilket du som ledare tydligt kommer att se i resultat, prestation och effektivitet. Genom att engagera medarbetarna i målarbetet har både du, organisationen och dina medarbetare mycket att vinna.

> Läs mer om hur du som chef kan motivera med hjälp av målstyrning

Från New Public Management till tillitsbaserad styrning

Under de senaste decennierna har Sveriges offentliga sektor styrts utifrån styrmodellen som vi kallar New Public Management (NPM) – som bygger på en styrning utifrån mål och resultat. Tydligare kontroll uppifrån och ökade rapporteringskrav trodde sig vara svaret på svårstyrda och kostnadsdrivande verksamheter. Men så var inte riktigt fallet.

Effekten av NPM, ökad detaljstyrning från toppen av organisationen, har istället visat sig vara försvårad samverkan horisontellt mellan de olika rollerna i verksamheten. Styrmodellen har också bidragit till en mer tidskrävande dokumentation, som resulterat i att medarbetaren inte har samma möjlighet att leverera kärnuppdraget till medborgaren.

Svårigheterna orsakade av NPM har lett till att allt fler organisationer inom offentlig sektor arbetar med en mer horisontell styrmodell – nämligen tillitsbaserad styrning. Den tillitsbaserade styrmodellen innebär bland annat att öka medarbetarens egna ansvar, lägga större fokus på grunduppdraget och samverkan inom organisationen.

Målstyrning + tillitsbaserad styrning?

Går det då att kombinera målstyrning med tillitsbaserad styrning? Med andra ord – kan man arbeta mot ett gemensamt mål samtidigt som man ökar handlingsutrymmet för medarbetarna att skapa sina egna mål? Svaret är ja!

Det vi egentligen vill komma åt är ett gemensamt synsätt om vilka mål som ska prioriteras av vem och hur. Vi vill skapa en samsyn för hur målen, på enhets- och individnivå, kopplar samman mot verksamhetens grunduppdrag.

> Läs mer om tillitsbaserad styrning och hur du implementerar det i verksamheten

Hur formulerar vi då målen?

Det gäller att se till att alla i organisationen förstår från vem målen kommer. Skapa en röd tråd för hur målen flödar genom hela organisationen – från vem kommer målen och hur definierar ni dem? Involvera sedan medarbetarna i att efterleva målen på respektive avdelning eller enhet.

Vilken input har de? Dina medarbetare har troligtvis en massa tankar och erfarenheter som kan vara till stor användning för er som organisation. Se till att de får möjlighet att uttrycka dem redan i planeringsstadiet för hur årets arbete ska fortskrida.

Genom att ni involverar alla medarbetare i målformuleringen ökar ni även förutsättningarna för att alla rör sig åt samma håll och har koll på vad ni gemensamt vill uppnå. Samtidigt som att varje medarbetare får känna sig meningsfull.

Att tänka på när ni formulerar mål:

1. Skala av och prioritera. Ofta har vi en tendens att ha alldeles för många mål vilket gör att det blir svårt att förstå i vilken riktning man ska arbeta. Välj ut de viktigaste målen och se till att de är tydligt förankrade till ert kärnuppdrag.
2. Se till att målen är så konkreta som möjligt. Bestäm hur de ska mätas och när de ska följas upp.
3. Specificera vad ni behöver och vad ni behöver göra för att verksamheten ska utvecklas i rätt riktning.
4. Se till att målen är realistiska – är det här verkligen något som ni har förutsättningar för att uppnå?

4. Steg 2 – Kommunicera målen internt

När du arbetar med målstyrning är kommunikationen oerhört viktig. För att skapa ett effektivt arbetssätt behöver målen kommuniceras till alla medarbetare. Så att de därefter kan skapa egna mål som går i linje med verksamhetens önskvärda utveckling.

Du behöver skapa ett klimat där alla är medvetna om vad målen innebär för det individuella arbetet. För att återknyta till det vi pratade om inledningsvis är det viktigt att få medarbetarna involverade redan från start. Skapa forum där ni tillsammans diskuterar målen – vad betyder de och vad kan varje medarbetare bidra med i sin respektive roll

Genom att engagera medarbetarna redan från start kan du också få dem att känna sig mer trygga i sina roller. Vilket ökar chansen för att de kommer fatta egna beslut i sitt dagliga arbete som för verksamheten åt rätt håll.

Målet är att skapa samsyn och förståelse för organisationens övergripande mål. Diskutera innebörden tillsammans, har ni samma bild av vad det är som ska uppnås? Hur kommer det följas upp? Vart i organisationen kommer det att följas upp? Allt detta ska kommuniceras i förväg till alla medarbetare.

Sätt mål för varje enhet. Vad är viktigt för gruppen och vad är viktigt för individerna? Målen behöver vara rimliga, mätbara och tydligt visa hur och vad som ska följas upp. Ställ er hela tiden frågan ”Är det värt att lägga tid på?”, det vill säga – bidrar det till vårt grunduppdrag?

5. Steg 3 – Följ upp målen löpande

I svenska organisationer lägger man cirka 80 % av sin tid på att planera olika mål men därefter bara 20 % på att agera efter dem. Känner du igen dig?

För att behålla medarbetarnas motivation, och säkerställa att ni är på väg åt rätt håll, är det av yttersta vikt att vi arbetar med en tydlig uppföljning. Idag går vi mot ett arbetsklimat där vikten av att medarbetaren känner sig betydelsefull på sin arbetsplats blir allt viktigare.

Därför behöver vi lägga mycket fokus på kontinuerlig och strukturerad uppföljning av våra mål. Att kunna ge medarbetaren feedback på sitt dagliga arbete är av vikt för organisationens utveckling och helhet.

Genom uppföljningen får du också en chans att ta tempen på hur ni ligger till just nu och se över om något behöver revideras eller omprioriteras. När du följer upp är det viktigt att du håller dig till de parametrar ni har bestämt att ni ska följa upp i planeringsstadiet. Tips kan vara att ställa frågor kring målen, tidsplan, resurser, vad som har gått bra och vad som har varit svårt.

Förslag på frågor att använda sig av vid uppföljning:

• Har vi nått våra mål? Vad har vi lärt oss på vägen?
• Vad har fungerat bra i arbetet? Vad behöver vi revidera till nästa gång?
• Hur har det fungerat med ansvar och befogenheter? Har alla rätt förutsättningar för att utföra sitt arbete?
• Vilken skillnad har vi gjort för omvärlden eller våra intressenter? Vilket värde har vi skapat?
• Vad har jag lärt mig? Har jag utvecklats på den här tiden?
• Vilket stöd behöver du för att nå dina mål?

Är du redo att ta målstyrningen till nästa nivå? Vi har tagit fram en guide där vi går igenom det viktigaste att tänka på när du väljer verktyg för din målstyrning. Du kan ladda ner den på länken nedan!

Många företag kämpar med att komma igång med sin målstyrning på ett effektivt sätt. Det är viktigt att göra rätt från början för att inte tappa gnistan längs med vägen och för att resultatet ska bli bra. Låt oss gå igenom hur du får ut det mesta av din målstyrning – med 3 enkla steg.

6. Avslutningsvis – effektivisera din målstyrning

1. Plan, do review

   När du har kommit igång med målstyrningen gäller det att hålla fast vid den. Det handlar inte bara om att sätta mål och kommunicera ut dem i verksamheten. Du behöver också följa upp dem löpande för att säkerställa att de efterlevs.

   Låter detta som en självklarhet? Kanske det. Men ändå är det många som missar just uppföljningen. Den faller mellan stolarna till förmån för en viktigare brand som måste släckas.

   Kom ihåg, om du vill att dina medarbetare ska engagera sig i målen måste du också göra det. Så följ upp och uppdatera hela verksamheten på hur ni ligger till. Ska ni fortsätta som ni gör eller behöver ni justera något för att bli bättre?

2. Sätt mål tillsammans

   Det är viktigt att förtydliga och bryta ner målen på individnivå, så att alla i organisationen kan relatera till dem. Genom att sätta målen tillsammans med dina medarbetare får du dessutom en möjlighet att visa ett genuint intresse för deras utveckling.

   Medarbetare som känner att de får växa och utveckla sin kompetens har mindre anledning att byta jobb, vilket gör att du dessutom får behålla personalen lite längre. Målen som ni sätter upp tillsammans ska vara rimliga, individanpassade och gå att mäta. Så att det blir lätt att ge återkoppling på dem löpande och säkerställa att de efterlevs.

   > Läs mer om hur du kan effektivisera din målstyrning i 4 steg

3. Investera i rätt verktyg

   För dig som verkligen vill ta din målstyrning till nästa nivå kan det vara en bra idé att investera i ett digitalt verktyg. Så att du kan organisera målarbetet och kommunicera med organisationen på ett smidigt sätt. Det finns många fördelar med ett digitalt verktyg, i första hand har vi tillgängligheten, det blir lättare för samtliga medarbetare att ta del av den information ni behöver dela.

   Med ett molnbaserat verktyg kan ni dessutom komma åt materialet oavsett vart ni befinner er eller när på dygnet ni behöver det. Vilket underlättar om ni har kontor på andra platser, eller bara vill ge medarbetarna möjlighet att jobba hemifrån.

   Det blir också lätt att snabbt skapa överblick över hur ni ligger till med målen, ta fram rapporter och fördela ansvarsområden. De flesta verktyg utvecklas löpande utifrån behov, vilket betyder att du kan justera funktionerna efter vad just din organisation behöver.

   Är du osäker på vilket verktyg du ska välja? Vi har tagit fram en guide med det viktigaste att tänka på när du väljer verktyg för din målstyrning. Du kan ladda ner den på länken nedan!