Verklig förnyelsekraft.
Förmåga att omsätta värdegrund i handling.
Systematik, engagemang och delaktighet.
Lovorden haglar över den lilla kommunen på andra sidan Ölandsbron. Trots blygsamma 16 000 invånare står Mörbylånga kommun i det nationella strålkastarljuset, med dubbla utnämningar som Årets kvalitetskommun och Årets superkommun. Samtidigt klättrar kommunen 72 placeringar på Svenskt Näringslivs lista över företagsvänliga kommuner.
Framgångarna är ännu mer imponerande sett till utgångspunkten. Mörbylånga kommun tampas med demografiska utmaningar kopplade till en åldrande befolkning med ökade omsorgsbehov. Det unika kalkstenslandskapet gör kommunen till en populär destination även på ålderns höst. Något som leder till ökade kostnader utan motsvarande skatteintäkter.
För ekonomichef Åsa Bejvall, kollegorna och politikerna i kommunen har kapitulation aldrig varit ett alternativ. Från allra första början har kravet varit tydligt: bibehållen eller till och med höjd kvalitet, men till samma kostnad. Den långsiktiga ekonomiska analysen belyste behovet av att prioritera kommunens huvuduppdrag.
Vi behövde få ordning och reda, prioritera hårdare och säkerställa att det vi gjorde faktiskt gav effekt.
- Som liten kommun med begränsade resurser hade vi egentligen inget val. Demografin, ekonomin och investeringsbehoven gjorde det nödvändigt att arbeta långsiktigt och strukturerat. Vi behövde få ordning och reda, prioritera hårdare och säkerställa att det vi gjorde faktiskt gav effekt. Det var utgångspunkten för hela vår resa, säger Åsa.
Åsa Bejvall, Ekonomichef, Mörbylånga kommun
Tillitsbaserad styrning
Omtaget i kommunen tog sin början 2019. Därefter lanserades en ny styrmodell för kvalitetsarbetet. Styrmodellen tog sikte på att skapa ordning och struktur i en organisation där resurserna behöver prioriteras ordentligt. Fokus låg på kommunens grunduppdrag genom att koppla ihop politisk vilja och genomförande i ett sammanhållet arbetssätt. En viktig skillnad gjordes på löpande kärnverksamhet och politiskt prioriterade områden.
Nyckelordet i styrmodellen: tillitsbaserad styrning. Det byggde på ansvar nära verksamheten, där cheferna skulle få ett tydligt ansvar att säkra efterlevnaden av mål, kvalitet och uppföljning. Något som behövde ske i kombination med en regelbunden dialog med ledning och medarbetare. Kvalitets- och ekonomiuppföljning i samma struktur gjorde att kommunen kunde identifiera vad som skapar värde – och vad som inte gör det.
På papperet såg det lovande ut, men utmaningarna tornade upp sig. Fortfarande var det en öppen fråga om det nya sättet att leda skulle lyckas adressera de många utmaningar som fanns. Inte minst de begränsade resurserna i utvecklingsrollerna och även organisatoriskt. Det handlade till exempel om klassiska stuprör, om rapportering i Word-filer med tillhörande versionsproblem och om ett allmänt behov av ordning, struktur och prioriteringar.
Inga av dessa frågor kunde lösas över en natt. Vilket Åsa och hennes medarbetare var väl medvetna om.
- Det krävs tålamod. I grund och botten handlar det om en kulturförändring som måste nå hela vägen ut i verksamheterna. Vi kan inte kontrollera allt, utan det bygger på tillit och dialog i hela organisationen. Det har också handlat om att våga prioritera och inte göra allt samtidigt. Nyttokalkyler har hjälpt oss att fokusera på det som ger effekt. Och om att välja bort sånt som inte gör det, säger Åsa.
Stratsys som möjliggörare
För att arbeta enligt den tillitsbaserade styrmodellen behövdes ett nav. Som heltäckande systemstöd bidrog Stratsys till en gemensam struktur. Mörbylånga kommun hade sammanlagt 110 licenser fördelade på 70 chefer och andra nyckelmedarbetare, enbart inom kvalitetsarbetet. Till exempel hade Åsa och medarbetarna konkret nytta av möjligheten att skapa olika användarnivåer, där vissa moment var obligatoriska och andra frivilliga. Den gemensamma strukturen minskade också beroendet av enskilda personer.
Med Stratsys fick Mörbylånga kommun ett gemensamt systemstöd för styrning, uppföljning och kvalitetsarbete. Organisationen kunde samla allt från verksamhetsplan, internkontroll och arbetsmiljö till kvalitet inom vård och omsorg, inklusive mål- och kvalitetsuppföljning. Uppföljningen inkluderade även tre strukturerade styrdialoger med underchefer och medarbetare per år, där mål, kvalitet och resultat kunde följas upp och dokumenteras. Systemstödets påminnelser och den löpande uppföljningen bidrog till att frågor inte tappades bort mellan dialogerna.
När mål, dialog och uppföljning hänger ihop i samma struktur blir arbetet hanterbart. Vi kan arbeta långsiktigt med kvalitet, utan att tappa tempot.
- Stratsys har varit viktigt för att få styrning och uppföljning att fungera i praktiken. När mål, dialog och uppföljning hänger ihop i samma struktur blir arbetet hanterbart. Det har gjort det möjligt för oss att arbeta mer långsiktigt med kvalitet, utan att tappa tempot, säger Åsa.
Mätbara och verksamhetsnära resultat
Sedan arbetet inleddes har Mörbylånga kommun skördat flera framgångar. På bara två år har kommunen minskat sina kostnader med cirka 35 miljoner kronor, trots ökade behov och investeringar. Det motsvarar drygt 2 % av skatteintäkter och statsbidrag. Samtidigt har soliditeten förbättrats. Kommunen kan stoltsera med en kraftigt höjd brukarnöjdhet inom hemtjänsten och äldreomsorgen samt nöjdhetstal bland invånarna på 96,4 %. Och som kronan på verket har Mörbylånga kommun fått ta emot priser för sitt kvalitetsarbete.
Kvalitetsförbättringarna är med andra ord både verksamhetsnära och mätbara. Ett tydligt exempel är hemtjänst och äldreomsorg, där Mörbylånga utvecklade den så kallade Mörbylånga-modellen. I stället för minutstyrning utgår arbetet från brukarnas faktiska behov. Behov som nu kartläggs genom dialog och planeras gemensamt i personalgrupperna. Det har lett till högre nöjdhet bland brukare, bättre arbetsmiljö för medarbetare och färre onödiga moment och avbrott i vardagen.
Ett annat exempel handlar om samarbetet mellan socialtjänst och skola:
- Genom att dela information kan vi sätta in insatser redan i förskolan, innan problemen växer sig större. Just nu har vi till exempel fokus på frånvaro, där vi ser tydliga samband mellan familjesituation och skolnärvaro. Vi arbetar strukturerat och tematiskt. Vi kan inte lösa allt, men vi kan ta oss an en fråga i taget, säger Åsa.
Stratsys roll
Sist men inte minst har styrningen blivit mer sammanhållen och mer begriplig i hela organisationen. Något som Stratsys har varit en viktig förutsättning för. Åsa beskriver att Stratsys har hjälpt Mörbylånga kommun på många sätt.
Stratsys har gjort det enklare att sätta mål samt följa upp och sammanställa underlag, både internt och i redovisning till politiker och medarbetare. Administrationen har förenklats och cheferna har blivit mer medvetna i sitt arbete med mål och kvalitet. Åsa lyfter även fram att enkelheten i verktyget har haft stor betydelse.
Stratsys konsulter har gett oss riktigt bra stöd under hela resans gång. Deras erfarenhet från andra kommuner och projekt har varit viktig.
Resultatet är en gemensam struktur för mål, uppföljning och kvalitet. Och inte minst tydligare ansvar på chefsnivå, med regelbundna och dokumenterade styrdialoger. Även den goda relationen till Stratsys har spelat en stor roll, enligt Åsa:
- Vi har haft stor nytta av samarbetet med Stratsys. De har varit väldigt tillmötesgående i att bygga lösningen på ett sätt som passar oss. Konsulterna har gett oss riktigt bra stöd under hela resans gång. Deras erfarenhet från andra kommuner och projekt har varit viktig. Inte minst har det bidragit till att inspirera oss att utveckla vårt eget arbetssätt.
Tydlig vision
Idag anser 96,1 % av invånarna att kommunen är en bra plats att bo och leva på. Inom äldreomsorgen är 79,1 % av brukarna nöjda, jämfört med bara 53,1 % i riket som helhet. Mönstret går igen inom grundskolan, där motsvarande siffra är 85,5 % i jämförelse med 73,3 % i hela Sverige.
Men vare sig siffror eller utnämningar utgör en slutpunkt för Mörbylånga kommun. Arbetet fortsätter enträget framåt. Ambitionen är att hålla i och bygga vidare på arbetssättet, med återkommande analyser av vad som kan göras bättre. Arbetet styrs av en tydlig vision och framtidsbild: ”Vi skapar växtkraft och livskvalitet – oavsett vad”. I Mörbylånga kommun är det mer än ord.
Vill du veta mer om hur Stratsys kan hjälpa er organisation med kvalitetsarbetet? Läs mer om lösningen här, eller kontakta oss så berättar vi gärna mer.
