För Attendo var målet att göra internkontrollen till en naturlig del av verksamheten. Genom att digitalisera self-assessment tillsammans med Stratsys skapades ett mer sammanhållet arbetssätt. Samtidigt lades grunden för ökad transparens och ett mer datadrivet arbetssätt.
Attendo är Nordens ledande omsorgsbolag med 35 000 medarbetare och verksamhet i hundratals kommuner. Företaget verkar inom vård och omsorg, där kvalitet och förtroende är grundläggande för verksamheten.
Det är en verksamhet som ställer höga krav på internkontrollen. För Attendo är det inte bara en fråga om revision, utan om att säkerställa att kritiska processer fungerar i vardagen.
Excelfiler och tung administration
Christopher Eidberg arbetar med att utveckla och digitalisera internkontroll och styrning på Attendo. Han såg att det fanns utrymme att utveckla arbetet med internkontrollen.
Processen blev både tidskrävande och svår att överblicka.
- Self-assessment byggde fortfarande på Excel. Kontroller, stickprov och dokumentation hanterades i separata filer och gemensamma filmappar. I en stor organisation med många användare blev processen både tidskrävande och stundtals svår att överblicka, säger Christopher.
Ett enkelt och värdeskapande arbetssätt
För Christopher handlade utmaningen inte bara om att digitalisera en befintlig process. Målet var att skapa ett arbetssätt som upplevdes som enkelt att använda och bidrog med värde för verksamheten.
Målet var att skapa ett arbetssätt som upplevdes som enkelt och värdeskapande.
- Målet var att skapa ett arbetssätt som upplevdes som enkelt och värdeskapande. Internkontrollen skulle integreras i de befintliga processerna, så att den blev en naturlig del av verksamheten, säger Christopher.
Christopher Eidberg, Head of Internal Control & Sustainability reporting, Attendo
Digitalisering av self-assessment
Attendo såg att många av utmaningarna kunde lösas genom att digitalisera processen för self-assessment. Tillsammans med Stratsys påbörjades arbetet med att bygga ett gemensamt systemstöd för internkontrollen, där utgångspunkten var att det som redan fungerade skulle bevaras.
I Stratsys plattform kunde Attendo samla self-assessment, dokumentation och uppföljning på ett och samma ställe. Automatiserade arbetsflöden och påminnelser byggdes in för att förenkla arbetet.
Attendo var noga med att tydliggöra roller och ansvar. Processägare, granskare och internkontrollsfunktion fick en gemensam arbetsyta där dokumentation, kommentarer och underlag kunde hanteras på ett strukturerat sätt.
- Med Stratsys kunde self-assessment, dokumentation och uppföljning samlas i samma system, samtidigt som ansvarsfördelningen blev tydligare. De avvikelser som identifierades kunde omsättas i konkreta åtgärdsplaner med tydligt ansvar och uppföljning, säger Christopher.
Bättre överblick och ökad transparens
Det nya arbetssättet gav Attendo bättre överblick över både status och ansvar. Historik och dokumentation var samlade i systemet, där processägare och internkontrollfunktion kunde följa arbetet.
- För revisorerna blev det enklare att se vem som ansvarade för vad och att ta del av underlag och uppföljning. Följden blev också att den manuella administrationen minskade och att samarbetet mellan olika funktioner underlättades, säger Christopher.
Internkontroll som fungerar i praktiken
När Attendo samlade kontrolldata, dokumentation och historik skapades bättre förutsättningar för uppföljning och analys. Resultatet blev en revisionsredo internkontroll, där informationen kunde användas för att utveckla verksamheten.
En internkontroll som fungerar i praktiken.
Målet med arbetet var att göra internkontrollen till en naturlig del av verksamheten. Genom att hålla samman information, ansvar och uppföljning har det blivit enklare att arbeta systematiskt och använda kontrollarbetet för att utveckla verksamheten. På så sätt har Attendo fått en internkontroll som fungerar i praktiken.
