Kom igång med internkontroll

Hur kommer en organisation igång med internkontroll när struktur, ansvar och arbetssätt saknas? Och hur återupptas ett arbete som har tappat fart över tid? Här delar vi med oss av konkreta råd för att skapa en internkontroll som ger bättre överblick, tydligare ansvar och en stabil grund för styrning och uppföljning.

Internkontroll är organisationens arbete för att säkerställa att verksamheten når sina mål, hanterar risker, följer relevanta krav och har tillförlitliga processer för uppföljning och rapportering. Det är också en viktig del av organisationens arbete med governance, risk och compliance (GRC).

En välfungerande internkontroll hjälper organisationen att upptäcka brister i tid, prioritera rätt åtgärder och skapa en gemensam struktur för uppföljning och förbättring.

1. Utveckla en enkel och tydlig process för er internkontroll

I många organisationer upplevs internkontroll fortfarande som något som ligger vid sidan av den ordinarie verksamheten. I praktiken handlar arbetet däremot om att skapa tydliga arbetssätt för hur risker identifieras, följs upp och hanteras. Med en enkel och tydlig struktur blir arbetet en naturlig del av verksamhetens styrning och utveckling.

Utveckla tydliga styrdokument
Se till att styrdokumenten är konkreta och lätta att använda i det dagliga arbetet. Undvik vaga formuleringar och beskriv ansvar, arbetssätt och förväntningar så tydligt som möjligt.
Sätt klara förväntningar med ett årshjul
Ett årshjul gör det tydligt vilka aktiviteter som ska genomföras, när de ska genomföras och vem som ansvarar för dem. Det skapar förutsägbarhet och gör internkontrollarbetet enklare att följa upp.
Ta fram en ordlista
Internkontroll involverar ofta flera funktioner och verksamhetsområden. Genom att definiera centrala begrepp som risk, kontroll, åtgärd och uppföljning blir det lättare att skapa samsyn och säkerställa att organisationen arbetar utifrån samma förutsättningar.
Skapa överblick och transparens med ett digitalt verktyg
Ett digitalt systemstöd gör det enklare att samla risker, kontroller, åtgärder och uppföljning på ett ställe. Med rätt system för riskhantering kan organisationen skapa bättre överblick, tydligare ansvar och bättre förutsättningar för samarbete mellan olika delar av verksamheten.
Integrera internkontrollen med verksamhetsplaneringen
Arbetet skapar störst värde när det är en del av verksamhetens ordinarie planering och uppföljning. Om arbetet drivs som ett separat initiativ finns en risk att det hamnar vid sidan av verksamheten istället för att stödja den. Genom att integrera internkontrollen i befintliga processer blir ansvar, prioriteringar och uppföljning en naturlig del av det dagliga arbetet.

2. Klargör förändringsbehovet och visionen

Internkontroll handlar lika mycket om arbetssätt som om processer och verktyg. För att skapa långsiktig förankring behöver organisationen ha en gemensam bild av varför arbetet är viktigt, vad som ska uppnås och hur utvecklingen ska följas upp över tid.

Utveckla en klar och realistisk målbild
Var vill organisationen vara med sitt internkontrollarbete om ett, tre eller fem år? En gemensam målbild gör det lättare att prioritera insatser, fördela ansvar och skapa samsyn kring utvecklingen.
Klargör förändringsbehovet
För att internkontroll ska prioriteras behöver organisationen förstå vilket värde som arbetet skapar. Det kan handla om bättre riskhantering, tydligare ansvar, högre kvalitet i verksamheten eller ökad trygghet i uppföljning och rapportering.
Kommunicera med organisationen
Förändrade arbetssätt behöver förklaras och förankras. Kommunicera tidigt, ofta och på ett sätt som gör det tydligt vad som förväntas av olika delar av organisationen. Det ökar förståelsen och minskar risken för att internkontrollen uppfattas som ett separat initiativ vid sidan av verksamheten.
Fördela ansvar och mandat
Säkerställ att det finns tydligt ansvar för internkontrollen både centralt och ute i verksamheten. När ansvar, mandat och uppföljning är fördelade mellan olika nivåer blir arbetet mindre personberoende och enklare att driva framåt över tid.

3. Positionera internkontroll som systematiskt förbättringsarbete

Många organisationer arbetar redan med delar av internkontrollarbetet utan att beskriva det på det sättet. Riskbedömningar, uppföljning, kvalitetsarbete och åtgärdsplaner är exempel på aktiviteter som bidrar till en fungerande internkontroll. Syftet är att identifiera och hantera risker innan de får konsekvenser för verksamheten samt skapa bättre överblick över hur arbetet fungerar i praktiken.

Ett vanligt misstag är att lägga för stort fokus på själva utvärderingen. Internkontroll skapar värde först när insikter leder till åtgärder och förbättringar. Uppföljning är viktig, men syftet är att skapa ett underlag för beslut, utveckling och ett mer systematiskt arbetssätt över tid.

4. Slutligen – ha en realistisk ambitionsnivå

För organisationer som är i början av sitt internkontrollarbete är det viktigt att ha realistiska förväntningar. Att etablera nya arbetssätt tar tid och kräver kontinuitet. Målet bör vara att successivt bygga upp struktur, ansvar och uppföljning snarare än att försöka lösa allt på en gång.

Ett bra första steg är att låta varje del av verksamheten identifiera sina viktigaste risker och prioritera vilka som behöver hanteras först. För varje prioriterad risk bör det finnas en plan för åtgärder, ansvar och uppföljning. När grunden väl är på plats kan arbetet utvecklas och fördjupas successivt i takt med att organisationens mognad ökar. Läs gärna vår artikel om 5 steg till effektivare internkontroll.

Internkontroll skapar värde över tid

Internkontroll handlar ytterst om att skapa förutsättningar för bättre beslut, tydligare ansvar och en mer strukturerad verksamhetsstyrning. När risker, kontroller, åtgärder och uppföljning hänger ihop blir det lättare att prioritera rätt insatser och driva ett långsiktigt förbättringsarbete. Därför är internkontroll inte bara en fråga om efterlevnad, utan också en viktig del av organisationens utveckling och styrning.

Vanliga frågor om internkontroll

Vad är internkontroll?
Internkontroll är organisationens arbete för att säkerställa att verksamheten når sina mål, hanterar risker och följer relevanta krav genom strukturerad uppföljning och kontroll.

Vad är syftet med internkontroll?
Syftet är att minska risker, stärka styrningen och ge verksamheten bättre underlag för beslut och uppföljning.

Vem ansvarar för internkontroll?
Ytterst ansvarar ledningen, men en välfungerande internkontroll bygger på att ansvar är tydligt fördelat i hela organisationen.

Vad är skillnaden mellan internkontroll och riskhantering?
Riskhantering fokuserar på att identifiera och bedöma risker. Internkontroll omfattar de aktiviteter, kontroller och uppföljningar som hjälper organisationen att hantera dessa risker.

Hur ofta bör internkontroll följas upp?
Internkontroll bör följas upp löpande som en del av verksamhetens ordinarie styrning och planering, med mer strukturerade uppföljningar enligt organisationens årshjul.