Struktur, enhetlighet och tydliggörande av mål var tre effekter när Skara kommun införde Stratsys. Här berättar Per-Gunnar Lundén, kvalitetsansvarig, Monica Johansson, avdelningschef och Carl Marvén, enhetschef på Skara kommun hur de arbetar med sitt kvalitetsarbete i Stratsys. 

Bakgrund

Skara kommun har haft Stratsys i många år, kvalitetsledningssystemet var först ut, därefter kom verksamhetsstyrningen och det systematiska arbetsmiljöarbetet. 

2019 fattade nämnden beslut om att varje enhet skulle ha en egenkontrollplan och därefter tog arbetet med Stratsys fart på riktigt. Idag arbetar kommunen aktivt med att få ut Stratsys som ett kvalitetsstöd i hela organisationen.

 

Ett kvalitetsstöd som ger verklig nytta

– Sen 2019 har vi nött på med arbetet, användningen av systemet har trappats upp och nu kan vi verkligen se nyttan ute i verksamheten. Vi har förstått att verktyget verkligen kan hjälpa oss, det är inte bara ett påbud från ledningen utan ger verklig nytta, inleder PG.

Skara kommun har lyckats nå ut långt med systemstödet i organisationen. En stor framgångsfaktor till det har varit PG:s roll som kvalitetsansvarig och hans arbete ute på enheterna, menar Monica. 

– Jag tycker också att Stratsys plattform samlar väldigt mycket av nyttan, i första hand enhetschefens arbete, men även enhetens arbete. Det är viktigt att skapa förutsättningar för att ta arbetet hela väger ner till medarbetarnivå, berättar Carl vidare. 

Närsta steg för kommunen är att medarbetarna också ska få bli producenter i Stratsys, med målet att öka delaktigheten i verksamheten. 

– Vi har kommit en liten bit på vägen, där medarbetarna är inne och skriver i olika aktiviteter i Stratsys, säger PG. 

x500w-skara_rod
Utmaningen
Att skapa struktur och enhetlighet på kvalitetsarbetet.
Lösningen
Att implementera Stratsys produkt för kvalitetsarbete.
Resultatet
Förenklad datainsamling, tydlig struktur och enhetlighet för förvaltningen.
Expandera Minska

Läs mer om Stratsys verktyg för kvalitetsarbete

Stratsys digitala verktyg hjälper företag mot förbättrat kvalitetsarbete, snabbare måluppfyllnad och ett enklare arbetsliv för alla medarbetare.

Struktur och enhetlighet ger förutsättningar för framgång

– Stratsys skapar förutsättningar för ett effektivt förbättringsarbete, med förenklad datainsamling, tydlig struktur och enhetlighet för förvaltningen. Det krävs såklart mer än att ha en struktur i Stratsys för att lyckas, men det ger goda förutsättningar, svarar PG på frågan om hur Stratsys påverkat kvalitetsarbetet. 

Monica håller med och berättar vidare att användarvänlighet också har varit en framgångsfaktor som gjort sig påmind. 

– När jag är inne i Stratsys tar jag del av information utifrån olika enheter och det är lätt när man väl är inne att växla mellan nivåer. Stratsys är en plats där man snabbt hittar det man behöver och det är lättnavigerat. Det är svårt att tänka sig vad vi skulle göra utan det, menar Monica. 

 

"Stratsys är en plats där man snabbt hittar det man behöver och det är lättnavigerat. Det är svårt att tänka sig vad vi skulle göra utan det."


PG berättar vidare att verktyget varit extra värdefullt när det kommer till kommunens ambition med styrmodellen, där det är viktigt att få ut arbetet på enhetsnivå. 

– Om förändring och förbättring ske så behöver det ske ute i organisationen och inte på översta ledningsnivån, menar PG. Det är viktigt för varje medarbetare att kunna känna att man äger en fråga och veta vad som behöver göras för att man ska kunna utföra grunduppdraget på ett bra sätt.

Monica berättar vidare hur Stratsys förenklat genom att göra det möjligt att se aggregerat på alla enheterna och tydliggöra kvalitetsaspekter. Det är en fördel att kunna ta del av informationen både på enhetsnivå för medarbetare och på helhetsnivå för politiken, förklarar hon.

Fokus på verksamhetsdialoger och checklistor

– Relaterat till verksamhetsdialoger har vi en checklista som vi har arbetat fram succesivt under några år. Till att börja med svarade en av avdelningarnas enhetschefer på den.  Förra året var första året alla enhetschefer på våra tre avdelningar hade förutsättningar att svara så vi fick resultat på hela förvaltningen. Det utger en del av den verksamhetsdialog som vi följer upp i förhållande till utvecklingsarbetet i enheternas verksamhetsplaner. 

– Vi avdelningschefer träffar alla enhetschefer som vi är ansvariga för fyra gånger per år och vitsen med de träffarna är att det ska vara en stödjande och uppföljande dialog. Här får vi koll på förvaltningsnivå hur vi har det med personalfrågor, verksamhetsfrågor och kvalitetsfrågor ur olika aspekter på ett strukturerat sätt, samtidigt som vi stödjer verksamhetens utveckling genom dialog. Därefter samordnar vi allt i Stratsys. 

Tydliggörande av mål och riktning

– Jag tänker att systemet har varit en förutsättning för att fånga upp verksamhetens resultat, planera för förbättring och följa upp vad vi har gjort och varför, säger PG. Vi kan enkelt visa hur vårt ledningssystem för kvalitet är uppbyggt och att vi har ordning på grejerna på årliga uppföljningar mot politiken till exempel. 

 

"Systemet har varit en förutsättning för att fånga upp verksamhetens resultat, planera för förbättring och följa upp vad vi har gjort och varför."

Karl berättar vidare att systemet tydliggör målet och riktningen och vad som ska följas upp, mål och delmål pin pointas väl och hur man ska uppfylla olika kvalitetskrav och andra krav. 

– Det ger överblick och precision och greppbarhet, fortsätter Monica. Det är väldigt svårt arbeta som enhetschef med så många aspekter av arbetet som man ska ta in, systemet hjälper och gör det till begripligt arbete, avgränsat och omfångsrikt samtidigt. Saker kommer inte ad hoc utan egenkontroll är egenkontroll och verksamhetsplan är verksamhetsplan, allt det blir tydligt i systemet.

– Med Stratsys får man en helhetsblick över verksamheten samlat, man märker att om man använder ett system så känner man igen sig och kan använda flera för det ser likadant ut och är lättare att samla de olika perspektiven på verksamheten, säger PG.

– Ju fler grejer som finns där desto mer lär man sig av hur gränssnittet och miljön fungerar, jag har Stratsys uppe alltid och det är skönt att slippa gå och leta reda på något utan allt man samlar här finns här och det är lätt att hitta, avslutar Carl.

 

Kopia av Image based CTA - end of blog post (3)

Boka demo idag för att se vad Stratsys kan göra för er organisation