Vissa företag är med om att forma vår stadsmiljö på ett högst påtagligt sätt. Skandia Fastigheter är ett sådant företag. Fastighetsbolaget som ägs av Skandia Liv förvaltar sammanlagt 132 fastigheter till ett värde 67 miljarder, med ett särskilt fokus på storstäderna Stockholm, Göteborg och Malmö. Årligen investerar Skandia Fastigheter stora summor i stadsutvecklingsprojekt.
Tusentals leverantörer
Som förvaltare är Skandia Fastigheter beroende av långsiktiga och goda relationer med leverantörer. Det gäller inte minst inom byggnation, men kan även handla om till exempel företag som står för drift och underhåll. De 180 medarbetarna hanterar sammanlagt 2 200 leverantörer, varav 180 strategiska ramavtal. Det är dessutom fråga om en hög omsättning av leverantörer, där många ska utvärderas varje år.
Det ställer frågan om hållbara leverantörskedjor på sin spets, i en verksamhet som präglas av högt ställda hållbarhetsmål. Hur kan ett företag med så många leverantörer säkerställa att de lever upp till kraven på sina värdekedjor?
Utmaningen i en decentraliserad organisation
John Erup är inköpsansvarig på Skandia Fastigheter. Med tio års erfarenhet inom inköp, byggprojekt, förvaltning och miljöledning på företaget har han en ovanligt god förståelse för de utmaningar som leverantörsfrågan för med sig. John och medarbetarna på Skandia Fastigheter strukturerat med sin leverantörshantering för att främja innovation och säkerställa en hållbar värdekedja.
Enligt honom är utmaningarna inte bara kopplade till mängden leverantörer. Det handlar också om den komplexitet som en decentraliserad organisation innebär.
- Vår inköpsfilosofi ser lite annorlunda ut jämfört med en klassisk inköpsavdelning. Vår affärsmodell bygger på decentraliserat ansvar i organisationen. Som inköpsavdelning genomför vi inga fysiska köp. Det sker istället på affärsområdesnivå, vilket kan vara utmanande i sig. Medarbetarna är vana att ha en stor handlingsfrihet och riskviljan liksom förutsättningarna kan skilja sig beroende på segment. Avdelningarna kan ha olika fokus i inköpsarbetet. Därför är det viktigt att ha ett gott samarbete med stödfunktionerna, även på leverantörssidan, för att få en långsiktighet i arbetet.
På Skandia Fastigheter är en central uppgift för inköpsavdelningen att stödja resten av organisationen, berättar John.
- Vår roll på inköpsavdelningen handlar om att se till att de rätta förutsättningarna finns på plats. På inköpsavdelningen ger vi stöd i form av effektiv administration och bistår med analyser som gagnar deras verksamhet, så att de kan göra bra affärer. I vårt stöd ingår allt från att bidra till strategisk leverantörshantering till ramavtal, mallar, linjer och verktyg som hjälper affärsområdena att verka framgångsrikt.
John Erup, Inköpsansvarig på Skandia Fastigheter
Kravställning tillsammans med Stratsys
En särskilt viktig fråga för inköpsavdelningen handlar om att ställa rätt krav. Om att minimera den negativa exponeringen och riskhanteringen, både mot marknaden och genom hela värdekedjan. Det är något som Skandia Fastigheter lägger stort fokus på.
- Vi ställer höga krav, men det som ser bra ut på papperet kan vara svårt att följa praktiskt. Detta är något som vi hjälper våra beställare med, i både det operativa och strategiska inköpsarbetet. Det viktigaste för oss är en effektiv hantering och uppföljning av leverantörskedjan. Men viktigt är också att vi utvecklar vår beställarkompetens.
John understryker vikten av att ställa rimliga krav, vilket kan vara svårt med tanke på att processerna skiljer sig åt mellan olika projekt. I verkligheten går det till exempel inte att koppla allt till ramavtal. Som inköpare gäller det att identifiera var riskerna finns för att kunna fokusera insatserna där de gör mest nytta. I detta är rutiner A och O.
På Skandia Fastigheter arbetar man sedan länge med riskhantering kopplat till sin leverantörshantering – ett utvecklingsarbete som skett i nära samarbete med Stratsys. Tidigare fick leverantörshanteringen i högre grad göras manuellt och med betydligt lägre träffsäkerhet än vad som nu är möjligt med systemstöd och inköpsrutiner. Det finns även ett bättre centralt inköpsperspektiv för leverantörshanteringen.
En nyckelfråga när de nuvarande rutinerna fastställdes för cirka två år sedan handlar om att riskbedöma på ett rimligt sätt:
Vilka är riskerna kopplat till olika områden och branscher? Det är frågor som vi har jobbat med tillsammans med Stratsys under flera år.
- Vilka är riskerna kopplat till olika områden och branscher? Var ska vi börja? Det är frågor som vi har jobbat med tillsammans med Stratsys under flera år. I detta arbete är en central aspekt hur vi prioriterar vad lagstiftningen säger, till exempel när det gäller att bedöma påverkanskrav. I detta tittar vi på olika kategorier av leverantörer, aktiva och passiva leverantörer samt på indirekta leverantörer, säger John.
Konsten att leva som man lär
Hur ser då Skandia Fastigheters due diligence-arbete kopplat till riskhanteringen ut i praktiken?
- Liksom andra bolag har vi en uppförandekod. Men minst lika viktigt är att se till att leverantörerna lever upp den. Redan för ett antal år sedan skapade vi en rutin för hållbarhet i inköpsprocessen tillsammans med Stratsys. Det ger oss en struktur för hur vi jobbar.
I likhet med Stratsys kan denna riskmodell liknas vid en tratt.
Vi utgår från Stratsys due diligence-modell för riskhantering för alla våra leverantörer. Det ger oss en väldigt bra uppföljning.
- Vi utgår från Stratsys due diligence-modell för riskhantering för alla våra leverantörer. I den är verifieringen det första steget. Där tittar vi på ekonomisk status på bolaget, ägarstrukturer och om de har en legitim verksamhet. I screeningen jobbar vi med varningslistor och sanktionslistor. Det är något som vi gör hela tiden och ger oss en väldigt bra uppföljning.
- Vi gör också riskanalys av leverantörerna, med självskattningsformulär, så kallade SAQ:er, och stickprov. Via Stratsys kan vi bedöma risker och ta del av det som fyllts i av leverantörerna. En del leverantörer får gå vidare och göra SAQ:er, till exempel de som tillhör högriskleverantörer. Sedan kan det även tillkomma platsbesök och inspektioner.
Systemstödet – helt avgörande
En avgörande pusselbit i kravställningen är frågan om systemstöd. För John är det ingen tvekan om att systemstödet spelar en nyckelroll. Som han själv uttrycker det gör ett effektivt systemstöd att det blir enkelt att göra rätt.
- Den stora fördelen med ett systemstöd som Stratsys är att det går att få väldigt mycket på plats. Det är till stor hjälp, inte minst med tanke på att det inte alltid funnits lagstöd när vi börjat med leverantörshanteringen. Vi får en väldigt tydlig bild av hur vi vill jobba tack vare Stratsys. Samtidigt som det hela tiden sker en ömsesidig utveckling.
På Stratsys är man experter, med en fantastisk organisation som kan fånga upp frågor och ta dem vidare, vilket är skönt.
- Stratsys är inte bara en systemleverantör utan en tjänsteleverantör, med bredd och flexibilitet. Istället för att bara leverera systemet får vi hjälp med att identifiera riskerna, uppdatera datasystemet, hantera frågor och göra rimliga ställningstaganden. Allt detta är helt fantastiskt. På Stratsys är man experter, med en fantastisk organisation som kan fånga upp frågor och ta dem vidare, vilket är skönt.
Stratsys är även verktyget för hållbarhetsrapporteringen, något som är en stor fråga i förhållande till moderbolaget Skandia Liv. Men systemstödet säkerställer framför allt ett adekvat arbete kopplat till due diligence i värdekedjan – på daglig basis.
Leverantörsgranskningen i Stratsys är något som vi inte kan vara utan.
- Jag loggar dagligen in i vår leverantörsgranskning i Stratsys, där jag kan se alla våra aktiva leverantörer. Det är något som vi har stor nytta av och som vi delar med organisationen, inte minst för att skapa rapporter eller som del i upphandlingar. Man kan jobba på väldigt många olika sätt med leverantörsgranskningen i Stratsys. Det är något som vi inte kan vara utan, avslutar John.
Vill du veta mer om hur Stratsys kan hjälpa er i ert due diligence arbete? Kontakta oss så berättar vi gärna mer. Du kan även läsa mer om Stratsys lösning för Due Diligence här.
