Vad innebär det att lyckas i sitt kvalitetsarbete? Att leva upp till lagkrav är en sak, men att ta arbetet till nästa nivå är något helt annat.
Att det är möjligt visar exemplet Kalix kommun. Hos tjänstemännen i den norrbottniska kommunen med 1 600 anställda – varav 850 inom socialförvaltningen – växte insikten om att det måste gå att integrera arbetet med kvalitet och patientsäkerhet.
Mötet mellan två perspektiv
Idén väcktes inför årsberättelsen 2024, efter att pandemin inneburit att mycket lagts åt sidan. Initiativet kom från två medarbetare på socialförvaltningen i Kalix kommun: Sanna Jonsson, medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS), och Emma Ekholm, kvalitetsutvecklare inom socialförvaltningen.
- Med vårt ansvar för patientsäkerhetsberättelsen och kvalitetsberättelsen representerar vi två perspektiv och lagkrav som verksamheten ska förhålla sig till. Det byggde på två parallella processer att leva upp till. En uppdelning som kanske ser bra ut på papperet, men som inte hjälpte oss i verkligheten, säger Sanna.
Sanna Jonsson, Medicinskt ansvarig sjuksköterska
Tjänstemännen kunde se att det trots uppdelningen fanns en stor överlappning mellan lagarna. De började läsa på och fundera kring föreskrifterna och lagrummen som omgärdar Lex Sarah och Lex Maria. Tänk om det gick att behandla dem som en helhet?
Det viktigaste först
Fördelarna med att slå ihop berättelserna var uppenbara redan från början. Från ett brukar- och patientperspektiv handlar det om bättre vård och behandling. Men det fanns också stora fördelar ur ett internt perspektiv. Fyrtiotalet chefer inom organisationen hade tidigare arbetat splittrat och reaktivt, med olika rutiner och riktlinjer från olika håll. I och med integrationen kunde de dra nytta av fördelarna med ett samlat arbete, där kvalitet och patientsäkerhet kom i första rummet.
En avgörande vändpunkt var när Sanna och Emma föreslog att kvalitets- och patientsäkerhetsberättelsen skulle bli ett gemensamt dokument. När politiken gav sitt mandat fick de både legitimitet och handlingsutrymme att integrera arbetet fullt ut.
Tack vare det heltäckande systemstödet blev det enkelt att strukturera och åskådliggöra arbetet.
De praktiska förutsättningarna fanns redan där i form av avtalet med Stratsys. Tack vare det heltäckande systemstödet blev det enkelt att strukturera och åskådliggöra arbetet.
- Jag brukar likna olika systemstöd vid Bubbla eller Ferrari. Vi ägde redan Ferrarin genom att vi valt Stratsys. Det gav oss ett heltäckande system att bygga vidare på. Men till vilken nytta är det om vi använder det som en Bubbla, frågar sig Emma.
Emma Ekholm, Kvalitetsutvecklare inom Socialförvaltningen
Till skillnad från många andra kommuner valde Kalix att inte bygga om systemstödet, utan att bygga upp arbetssättet. För dem handlade förändringen om struktur och beteenden. Inte om att förändra systemet.
En kvalitetsorganisation tar form
Verksamheten inom socialtjänsten i Kalix kommun är indelad i fem verksamhetsområden inom socialförvaltningen, med sina respektive områdeschefer och enhetschefer. Efter att ha övertygat cheferna inom socialförvaltningens ledningsgrupp började Sanna och Emma att forma en kvalitetsorganisation för att stötta enhetscheferna. De fem verksamhetsområdena fick ett gemensamt kvalitetsråd med ansvar för att förmedla kvalitetskraven i exempelvis lagar och föreskrifter.
Stor energi i arbetet lades på att se till att enhetscheferna förstod vad de ska leverera, så att den data som producerades höll hög kvalitet – ett arbete som pågår kontinuerligt. I workshoppar med cheferna gick de igenom mål, egenkontroller och påminde om varför allt gjordes. På samma gång fick cheferna chansen att ställa frågor.
- Det är viktigt att ha respekt för att it-mognaden kan skilja sig mycket åt. Enhetschefer är inte en homogen grupp. Vissa har väldigt lätt för it-system, medan andra har en lång väg att gå. Men alla behöver inte heller ha samma expertis. I en organisation kompletterar vi varandra, det viktiga är att alla är involverade i kvalitetsarbetet, säger Sanna.
Att systemstödet från Stratsys fanns på plats var som sagt en grundförutsättning. Och hösten 2024 uppgraderades styr- och ledningssystemet med en ny version. På så sätt fick Kalix kommun en samlad plats för avvikelser, egenkontroller, analyser och årsberättelser – med ökad systematik som följd.
En praktisk fördel med Stratsys var den individuella anpassningen. Chefer inom verksamheten kunde se det område som de var ansvariga för, istället för att ta del av hela förvaltningens processer.
Systemstöd på strategisk och praktisk nivå
Som systemstöd för både kvalitet och patientsäkerhet bidrog Stratsys till både en engagerad ledning och delaktiga medarbetare. Tack vare det gemensamma greppet kunde Kalix kommun få:
- Stöd i det systematiska arbetet för chefer på olika nivåer
- Tydligare förväntningar och ansvar kopplat till roller
- Dokumentation av arbetet i ett och samma system
- Förenkling av rapporter och årsberättelser
- Ökad delaktighet och en lärande organisation
Tidigare präglades årsarbetet av stress, eftersläpningar och tidskritiska insamlingar. Med Stratsys skapades ett strukturerat årshjul där allt följs upp löpande. Den tidigare jakten på data försvann och ersattes av ett mer hållbart arbetstempo.
Det nya årshjulet inleddes med en genomgång av processer och rutiner samt årliga kvalitets- och patientsäkerhetsberättelser. Därefter följde riskanalyser, uppföljning av egenkontroller och kvalitetsråd på förvaltningsnivå. Under hösten genomfördes inte minst fortsatta egenkontroller i ett ständigt pågående förbättringsarbete, där förbättringsbehoven dokumenterades i Stratsys.
En förutsättning för att lyckas var det interna stödet från förvaltningschefen. I Kalix kommun sitter Sanna och Emma med i ledningsgruppen för förvaltningen – något som är relativt ovanligt. Det åskådliggör hur kvalitet integreras i alla delar av arbetet – från IT till ekonomi.
Tillitsbaserad styrning genom egenkontroll
Ett centralt ingångsvärde handlade om att skifta fokus i arbetet. Med kvalitetsråden ökade engagemanget i organisationen. Istället för att cheferna skulle kontrollera kvaliteten lades arbetet om till egenkontroller av medarbetarna själva – direkt i Stratsys.
Ett centralt ingångsvärde handlade om att skifta fokus i arbetet från kontroll och felaktigheter till lärande, dialog och systemfel. Genom att avdramatisera rapporteringen och vara närvarande ute i verksamheterna skapades trygghet och delaktighet.
I takt med att egenkontrollerna implementerades minskade också den initiala oron över att göra fel. Chefernas analyser förbättrades avsevärt samtidigt som de erbjöds handfast stöd.
- I min roll som MAS blev det tydligt hur viktigt det är att synas ute i verksamheten. Det sänker trösklarna för att höra av sig. Synligheten är helt klart en nyckel till att lyckas. Vi åker gärna ut till en hemtjänstchef istället för att den ska komma till oss. Delaktigheten är A och O, säger Sanna.
Idag finns ett utökat kvalitetsansvar och medarbetarna är mer delaktiga. Det gör inte bara skillnad på övergripande nivå, utan bidrar till att verksamheterna kan följa sin utveckling. På så sätt blir det enklare för chefer att utveckla arbetsmiljön. Om något efterfrågas – till exempel IVO-anmälningar eller granskningar – då har de koll. De behöver inte sammanställa rapporter som redan finns.
En engagerad partner
En viktig pusselbit var engagemanget hos Stratsys som systempartner.
På Stratsys finns det projektledare som är engagerade i våra frågor. Det märks att Stratsys är intresserade av att höra vår input.
- På Stratsys finns det projektledare som är engagerade i våra frågor. Det märks att Stratsys är intresserade av att höra vår input. Vi känner oss delaktiga, vilket verkligen uppskattas, säger Sanna.
Även det personliga mötet var viktigt för Sanna och Emma:
- Det personliga mötet har varit jättefint från Stratsys sida. Bemötandet från Stratsys har både varit trevligt och professionellt – både i det dagliga arbetet och i utvecklande sammanhang som exempelvis Kvalitetsmässan. Det är en jätteviktig del i partnerskapet, säger Sanna.
Trenden åt rätt håll
Det har gått över ett år sedan Kalix kommun tog initiativet att integrera kvalitetsarbetet. Även om det på intet sätt är klart går det redan att se resultat. Det mest konkreta exemplet är att avvikelserna har minskat med nästan tio procent.
Trenden är tydlig. Jämfört med förra året har avvikelserna minskat. Vi är säkra på att det beror på arbetet vi gör tillsammans med Stratsys.
- Vi ropar inte hej än, men trenden är tydlig. Jämfört med förra året har avvikelserna minskat med 200 stycken. Det är det första året på länge som vi kan se detta. Och vi är säkra på att det beror på arbetet vi gör tillsammans med Stratsys. Särskilt med tanke på att vi inte ser något problem med underrapportering, säger Sanna.
Vartefter att arbetet fortsätter att implementeras och utvecklas kommer avvikelserna att fortsätta minska, tror Emma. Hon rekommenderar andra att gå samma väg tillsammans med Stratsys.
Tack vare Stratsys mångsidighet kunde vi konfigurera systemstödet utifrån våra behov.
- Vi skulle absolut rekommendera Stratsys. När det stod klart för oss vad vi själva ville, då var det ingen tvekan om att Stratsys erbjöd den möjlighet som vi sökte. Tack vare Stratsys mångsidighet kunde vi konfigurera systemstödet utifrån våra behov. Det har varit en förutsättning för att lyckas i arbetet, säger Emma.
Engagemang och uthållighet
Exemplet från norra Sverige visar att ett lyckat kvalitetsarbete inte handlar om att pricka av punkter på en lista. Det ställer krav på engagemang och uthållighet. Och inte minst: ett mod att riva murar inom organisationen, en förmåga släppa prestigen och en vilja jobba tillsammans mot ett gemensamt mål. Kalix kommun har visat att det går.
Hos tjänstemännen är nu siktet inställt på 2026. Vad ska nästa steg i arbetet med att forma framtidens kvalitetsorganisation bli? Medan Sanna och Emma besvarar denna fråga är de sysselsatta med att stötta verksamheten i Kalix kommun – ett kvalitetsarbete som pågår under årets alla dagar.
Vill du veta mer om hur Stratsys kan stötta er organisation i ert kvalitets- och patientsäkerhetsarbete? Kontakta oss så berättar vi gärna mer.
