Riskhantering / Internkontroll • 5 min lästid

Kom igång med internkontroll

blogg
Alla Blogg Event Kundcase Nyheter Videos Produkt Guider
|Efter ämne

Hur kommer man igång med sin internkontroll när det inte finns någon struktur för det på plats? Hur återstartar man en avsaknad eller helt avstannad process? För att hjälpa dig och din organisation har vi samlat några av våra bästa tips för att du skall få beröm av revisorerna varje gång.


Steg 1. Utveckla en enkel och klar process

Tyvärr ses internkontrollarbetet i många organisationer som något svårt och ’extra’ som måste göras utöver befintligt arbete. Men, som vanligt, handlar det egentligen om process och rutiner – hur man gör saker.

  1. Utveckla klara styrdokument

    Se till att de är konkreta och att det går att ta till sig innehållet. Undvik vaghet och bryt ner komplicerade processer till detaljnivå.

  2. Sätt klara förväntningar

    Använd ett årshjul! Det är ett utmärkt sätt att bryta ned årliga aktiviteter och synliggöra dem för verksamheten. Klarhet och enkelhet skapar tillförsikt och förtroende.

  3. Var exakt i definitionerna

    Utveckla en ordlista! Det blir mycket lättare om hela organisationen pratar samma språk och säkerställer att alla förstår skillnaderna mellan risker, kontroller, utvärderingar, och åtgärder.

  4. Skapa överblick och transparens med ett digitalt verktyg

    Att samla all information på ett ställe underlättar tvär-funktionellt lärande och förhindrar att tid och kraft läggs på att uppfinna samma hjul om och om igen.

  5. Integrera internkontrollen med verksamhetsplaneringen

    Säkerställ att all arbetar tillsammans! Att integrera internkontrollen är ett bra sätt att se till så att det inte ses som en parallell process som åsidosätts för ’riktigt’ arbete.

Steg 2. Förändringsarbete tar tid

Med en klar plan och struktur för vart ni vill och hur ni kommer dit är halva slaget redan vunnet.

  1. Utveckla en klar och realistisk vision

    Var vill vi vara med vårt internkontrollarbete om 1, 3, och 5 år’? Om verksamheten delar samma bild av målsättningen så är det enklare att få med sig alla.

  2. Klargör förändringsbehovet

    Om du inte kan förklara varför och hur intern kontroll skapar mervärde så kan inte verksamheten det heller. Hitta era specifika skäl!

  3. Kommunicera med organisationen

    Ingen gillar förändringar, särskilt oväntade. En bra tumregel är att kommunicera minst dubbelt så mycket som du tror är tillräckligt. Det här är särskilt viktigt kring förändrade arbetssätt.
  4. Distribuera och delegera ansvar!

    Säkerställ att minst en person centralt och en person på varje organisationsnivå är en kunskapsledare med ansvar för att driva arbetet framåt på sin nivå. Inget händer av sig självt, kanske särskilt inte internkontroll.

Steg 3: Positionera internkontroll som systematiskt förbättringsarbete

Mycket av vad ni redan gör är egentligen en del av internkontrollarbetet. Som du vet är det övergripande syftet med internkontroll att hantera risker kopplade till t.ex. regelefterlevnad och krav innan de materialiseras. Interkontrollprocessen handlar om att skapa överblick och tillförsikt om att ordning råder i verksamheten, för att kunna bygga på den grunden.

Många verksamheter gör misstaget att fokusera på utvärderingen. Men glöm inte bort att majoriteten av arbetet handlar om den kontinuerliga förbättringen av verksamheten. Det är bara när det gjorts som det finns något av värde att utvärdera.

Steg 4: Slutligen – Ha en passande ambitionsnivå

När man är ovan vid en strukturerad internkontrollprocess är det viktigt att komma ihåg att det är ett maraton, inte ens print. Ha modet att erkänna för er själva att förändring tar tid och att etablerade arbetssätt inte ändras på en natt.

Börja arbetet med att sätta realistiska förväntningar, till exempel genom att be varje del av verksamheten att identifiera sina risker och välja de fem viktigaste. Dessa fem skall ha en hanteringsplan med åtgärder, förbättringar, och uppföljning. Öka förväntan efterföljande år.

Kom ihåg: Ett steg framåt är bättre än inget steg alls!

Vill du veta mer om hur du kan effektivisera organisationens risk management? Kolla in vår guide ”Din guide till att förstå riskanalys”. Du kan ladda ner den på länken nedan!


Ladda ner guide

 

 

Senaste nytt från oss direkt till din inbox varje månad

Vi hjälper dig gärna!