5. Hitta rätt verktyg för ditt kvalitetsarbete
Redan idag jobbar ni säkert redan systematiskt på ett eller annat sätt. Eftersom dokumentationen av er fortlöpande kvalitetsutveckling är minst lika viktig som själva kvalitetsarbetet kan det ibland vara svårt att hinna med både och. Då kan det vara bra att ha verktyg för att säkra verksamhetens processer och se till så att dokumentationen inte blir eftersatt.
Några exempel på verktyg för att hantera sitt kvalitetsledningssystem är:
Word
Idag är de flesta i arbetslivet familjära med Word eller något annat typ av program för ordbehandling. Att hantera sina kvalitetsprocesser i Word är smidigt, kostnadseffektivt och det går att sätta igång direkt. Utmaningen kommer först när det blir dags att sammanställa och följa upp arbetet. Att samla ihop och analysera allt material kan lätt bli en tidskrävande process om underlaget är allt för omfattande. Dessutom är risken stor för att fel uppstår om medarbetare själva börjar ändra i existerande underlag och mallar.
Excel
Precis som Word och andra ordbehandlare känner många människor sig bekväma i Excel. Det finns ofta en hög Excel-kunskap i vissa delar av organisationen och några har till och med ”alltid” använt Excel och håller troget fast vid det. Och precis som Word har Excel helt klart sina fördelar, i synnerhet för mindre organisationer med hanterbara mängder data.
Inhyrd konsult
Att hyra in en konsult för att komma igång med ert kvalitetsarbete kan vara ett bra sätt att rivstarta processen. När din organisations kunskap är låg och förmågan inte riktigt räcker till kan en kvalitetskonsult både vara ett bra stöd och en bra räddare i nöden. Men precis som alla verktyg har också en kvalitetskonsult sina nackdelar.
Egenutvecklat system
Att utveckla ett eget IT-stöd för ert kvalitetsarbete är ett bra sätt för din organisation att få kontroll på hela processen. Med ett egenutvecklat system kan ni säkerställa att all dokumentation av de processer ni behöver finns och är anpassade efter just era behov. Men kom ihåg att det krävs resurser, mycket resurser!
Ett digitalt verktyg som ledningssystem
Om du ska implementera ett digitalt verktyg för att ta kontroll över ert kvalitetsarbete finns det par saker att hålla kolla på. I dagens hyperdigitaliserande samhälle finns det fler leverantörer än någonsin förut och därför är det extra viktigt att kolla upp leverantören, de tekniska kraven och utvecklingsmöjligheterna i förväg.
Många digitala verktyg kan idag integreras med dina befintliga lösningar men det finns inga garantier. Därför är det inte bara viktigt, utan en grundförutsättning att ta reda på verktygets möjligheter men framför allt begränsningar.