Kvalitets­lednings­system

1. Vad är ett kvalitetsledningssystem?

Ett kvalitetsledningssystem är ett stöd för att systematiskt och fortlöpande utveckla, följa upp och säkra kvaliteten i verksamheten. Det gör det möjligt för ledningen att styra verksamheten i önskad riktning. 

Enkelt uttryckt kan det beskrivas som ett verktyg för att hålla ordning på alla olika aktiviteter som pågår i din organisation. Genom att koppla samman alla pågående aktiviteter blir det enklare att styra mot rätt mål, tillsätta resurser och löpande utvärdera. Det hjälper organisationer att jobba kontinuerligt med sitt förbättringsarbete och ständigt spåra, analysera och rapportera fortlöpande.

Hur fungerar det i praktiken?

Rent konkret kan ett ledningssystem för ditt kvalitetsarbete bestå av några enkla checklistor i en pärm och några styrdokument för dokumentation av organisationens processer. Men det kan också vara flera gemensamma Excel- eller Word-dokument eller ett digitalt verktyg som hjälper till att sammanställa all relevant data.

2. Behöver jag ett kvalitetsledningssystem?

Det korta svaret är; ja det behöver du, men låt oss utveckla det en smula. Det spelar ingen roll hur mycket du förbättrar kvaliteten i din organisation om du inte kan visa på några resultat, och för att visa på ett förbättrat resultat behöver du:

1. Siffror från föregående år att jämföra med
2. En process för att hantera all information
3. Ett system för att dokumentera ert kvalitetsförbättringsarbete

3. Detta bör ingå i ditt kvalitetsledningssystem

När du lägger grunden till och planerar ditt kvalitetsledningssystem är det en bra idé om du funderar lite kring: vilka processer som ska ingå, vilken detaljnivå dokumentationen ska ligga på och hur nedbrytning av delprocesser, aktiviteter och rutiner ska se ut?

Det är en bra idé att utgå ifrån:

1. Lagar och föreskrifter
2. Egna definierade kvalitetskrav
3. Avtal och överenskommelser
4. Certifieringar och krav från olika intressenter
5. Kunder, brukare och patienters behov

4.  Vad ska jag tänka på innan vi sätter igång?

En förutsättning för ett lyckat kvalitetsarbete är att det är förankrat. Detta är viktigt i alla nivåer av organisationen; att du som mellanchef har förankrat med din chef och eventuell ledningsgrupp, men även att dina medarbetare förankrar sina idéer hos dig.

• Förankra ert nya arbetssätt med din chef
  Vem äger arbetet? För att processen inte ska tappa fart och försvinna i allt annat arbete är det bra att utse en ”projektägare” som leder kvalitetsarbetet. Det är extra bra om personen har god kommunikativ förmåga och erfarenhet av att leda både processer och personer.

• Hitta och utse en projektägare
  

  Säkerställ att din projektägare har erfarenhet av att leda processer och har god kommunikativ förmåga

5. Hitta rätt verktyg för ditt kvalitetsarbete  

Redan idag jobbar ni säkert redan systematiskt på ett eller annat sätt. Eftersom dokumentationen av er fortlöpande kvalitetsutveckling är minst lika viktig som själva kvalitetsarbetet kan det ibland vara svårt att hinna med både och. Då kan det vara bra att ha verktyg för att säkra verksamhetens processer och se till så att dokumentationen inte blir eftersatt.

Några exempel på verktyg för att hantera sitt kvalitetsledningssystem är:

Word
Idag är de flesta i arbetslivet familjära med Word eller något annat typ av program för ordbehandling. Att hantera sina kvalitetsprocesser i Word är smidigt, kostnadseffektivt och det går att sätta igång direkt. Utmaningen kommer först när det blir dags att sammanställa och följa upp arbetet. Att samla ihop och analysera allt material kan lätt bli en tidskrävande process om underlaget är allt för omfattande. Dessutom är risken stor för att fel uppstår om medarbetare själva börjar ändra i existerande underlag och mallar.

Excel
Precis som Word och andra ordbehandlare känner många människor sig bekväma i Excel. Det finns ofta en hög Excel-kunskap i vissa delar av organisationen och några har till och med ”alltid” använt Excel och håller troget fast vid det. Och precis som Word har Excel helt klart sina fördelar, i synnerhet för mindre organisationer med hanterbara mängder data.

Inhyrd konsult
Att hyra in en konsult för att komma igång med ert kvalitetsarbete kan vara ett bra sätt att rivstarta processen. När din organisations kunskap är låg och förmågan inte riktigt räcker till kan en kvalitetskonsult både vara ett bra stöd och en bra räddare i nöden. Men precis som alla verktyg har också en kvalitetskonsult sina nackdelar.

Egenutvecklat system
Att utveckla ett eget IT-stöd för ert kvalitetsarbete är ett bra sätt för din organisation att få kontroll på hela processen. Med ett egenutvecklat system kan ni säkerställa att all dokumentation av de processer ni behöver finns och är anpassade efter just era behov. Men kom ihåg att det krävs resurser, mycket resurser!

Ett digitalt verktyg som ledningssystem
Om du ska implementera ett digitalt verktyg för att ta kontroll över ert kvalitetsarbete finns det par saker att hålla kolla på. I dagens hyperdigitaliserande samhälle finns det fler leverantörer än någonsin förut och därför är det extra viktigt att kolla upp leverantören, de tekniska kraven och utvecklingsmöjligheterna i förväg.

Många digitala verktyg kan idag integreras med dina befintliga lösningar men det finns inga garantier. Därför är det inte bara viktigt, utan en grundförutsättning att ta reda på verktygets möjligheter men framför allt begränsningar.

6. Strukturera ditt kvalitetsarbete  

Ett kvalitetsarbete omfattar många olika och ofta rörliga delar som alla strävar mot samma mål. För att få ordning på ditt kvalitetsarbete krävs struktur, klara regler och tydlig ansvarsfördelning. 

Den stora hemligheten 

Det som många missar är att ett bra strukturerat ledningssystem är den enskilt största framgångsfaktorn för att uppnå kvalitet i din verksamhet. Men inte nog med det, en bra struktur bidrar också till att alla delarna av dokumentationskravet blir lättare att hantera.   

4 steg för att strukturera på bästa sätt  

1.  Beskriv ledningssystemet för ditt kvalitetsarbete 
   
   
   • Syftet: Börja med att fundera på vad ett ledningssystem är för er och varför ni behöver ha ett.
   • Omfattning och grundstruktur: Ledningssystemet ska anpassas till verksamheten. Bestäm vilka verksamhetsområden som ska omfattas och inventera vilka system som redan finns.
   • Planera och kartlägg: När ni har beskrivit varför ni ska ha ett ledningssystem och vad det ska omfatta är det dags att planera, kartlägga och inventera: Vad finns idag, vad saknas, vad är det som ska göras och av vem? 
     
     
2. Bestäm innehållet i ditt ledningssystem 
   
   I Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, SOSFS 2011:9 finns det både specifikationer och en miniminivå på vad som måste ingå i ditt ledningssystem.
   
   Du bestämmer själv om ni vill bredda ledningssystemet men ett bra tips är att börja med lågt hängande frukter och prioritera arbetet utifrån vad som är viktigast och lättast att genomföra. Tydliggör alltihop med en bild eller karta!
   
   Förslag på innehåll i ledningssystemet
   
   
   • Verksamhet och styrning
   • Roller och ansvar
   • Processer och rutiner
   • Samverkan
   • Systematiskt förbättringsarbete
   • Personalens medverkan
   • Dokumentation
     
     
3. Implementera
   
   Att skapa engagemang i en stor organisation kan vara svårt. Tänk på att löpande förankra, informera om, utbilda, stötta och repetera. 
   
   Planera implementeringen
   En implementeringsplan är ett toppenverktyg för att hjälpa dig tydliggöra för alla inblandade. Tänk på att planen ska innehålla alla aktiviteter som ska genomföras och att de bör konkretiseras utifrån: 
   
   
   • Hur de skall göras
   • Vem som är ansvarig
   • När aktiviteterna ska ske
   • Hur uppföljning ska ske
   Tänk på att regelbundet stämma av och uppdatera planen!
   
   
4. Håll det levande!
   
   Ett ledningssystem kräver ständigt underhåll. Gör en plan för att hålla ledningssystemet levande och upprätthåll engagemanget.
   
   
   • Planera tid för att kontinuerligt följa upp, utvärdera och förbättra ledningssystemet
   • Lär upp ny personal och exempelvis ge information på introduktionsprogram
   • Utse personer som ansvarar för att underhålla ditt kvalitetsledningssystem