Förmågan att leda ställs på prov när trycket ökar. Lösningen är inte reaktivitet utan ett kontrollerat omtag där ledningen är redo, samlad och systematisk, enligt Stratsys expert Lisa Sohlberg. Här är fem sätt att skapa stabilitet när valvindarna blåser.
Sällan prövas ledarskap inom offentlig sektor så mycket som under valåret. När de politiska vindarna blåser ökar trycket på verksamheten och styrkedjan. Konsekvensen är bland annat att riskerna ökar för både ryktesspridning och parallella tolkningar.
Det menar Lisa Sohlberg, som är ansvarig för Stratsys produkter inom kvalitet, arbetsmiljö och verksamhetsplanering:
- Ett valår innebär inte bara nya prioriteringar, utan kortare beslutsfönster och högre tempo. Styrsystemet behöver ge en samlad bild av mål, ansvar och pågående initiativ för att inte organisationen ska riskera att agera parallellt i olika spår. Det är något som kan leda till fragmentering och ett försvagat genomförande, säger Lisa.
Lisa Sohlberg, Quality & Business Management Lead, Stratsys
Att kunna leda är extra avgörande under perioder av turbulens. Inom offentlig sektor handlar det dock inte om att stå emot förändring eller om att motarbeta den. Ledningens viktigaste bidrag, särskilt i valtider, är struktur, professionalism och helhetsperspektiv. När ledningen lyckas med det får även verksamheterna förutsättningar att klara sitt arbete.
Förmågan ställs på sin spets
I kommuner och regioner kan styrkedjan vara komplex, när politiska beslut ska omsättas till handling. Beslut ska ta sig igenom flera nivåer av nämnder, förvaltningar, verksamhetsområden och professioner.
- Under ett valår kan nya prioriteringar tillkomma samtidigt som pågående uppdrag ligger kvar. Det påverkar ansvarsfördelning, resursutnyttjande och tempo i hela organisationen. När styrkedjan håller ihop går det att väga initiativ mot varandra och säkerställa att besluten får genomslag i praktiken, säger Lisa.
När politiska vägval ska synliggöras eller omformuleras under valår blir det ännu tydligare. För verksamheterna kan det innebära nya uppdrag, mål eller prioriteringar. Det ställer höga krav på ledningens förmåga att skapa helhet, prioritera och hålla samman styrningen.
I politiskt styrda organisationer är förändring inte ett undantag från systemet, utan en del av det. I valår verkar flera legitima logiker samtidigt, vilket ställer särskilda krav på ledningens förmåga att hålla ihop helheten.
Kontrollerat omtag
Under valåret kan det komma många direktiv samtidigt. Pågående åtaganden trycks ihop för att ge plats åt nya. Förutom en risk för stress inom organisationen kan det leda till att ledningsgruppen blir reaktiv.
Lösningen är inte reaktivitet, utan ett kontrollerat omtag där ledningsgruppen samlas för att ta fram gemensamma beslutsunderlag. På så sätt går det att synliggöra konsekvenser innan inriktningen justeras. Ett professionellt agerande i tjänstemannarollen säkerställer att politiska beslut går att genomföra, trots ett högt tryck på organisationen.
- Tjänstemannarollen har möjlighet att fungera som en stabiliserande kraft under valåret. Den är avgörande för att hålla ihop styrningen och synliggöra konsekvenser, kapacitet och beroenden innan beslut omsätts. På så sätt kan organisationen agera samlat och med kraft, säger Lisa.
Vad menar vi då med ett professionellt agerande som tjänsteman? Här handlar det om att:
- Tydliggöra resurser och kapacitet
- Identifiera risker och målkonflikter
- Säkerställa regelefterlevnad, kvalitet och arbetsmiljö
- Skapa ett gemensamt underlag för politiska beslut
Genom att stanna upp, behålla lugnet och samla ihop sig som ledning går det att göra ett kontrollerat omtag.
Fem sätt att skapa stabilitet när det blåser
Även i en krävande situation går det att säkerställa stabilitet inom organisationen. Erfarenheten visar att vissa arbetssätt är att föredra när förutsättningarna snabbt förändras. Enligt Lisa finns det ett antal saker som ledningsgrupper behöver hålla fast vid under ett valår för att skapa stabilitet:
- Portföljperspektiv. Att se insatserna utifrån ett samlat perspektiv hjälper ledningsgruppen att väga olika verksamheter mot varandra och att prioritera. Det gör det enklare att skilja sådant som behöver fungera över tid – såsom lagstadgade uppdrag, kvalitet, arbetsmiljö och rättssäkerhet – från det som kan omprövas, prioriteras om eller tidsättas.
- Synliggör uppdragen. Gemensamma och visuella översikter av mål, uppdrag och pågående initiativ kan vara viktiga stöd. Det är ett effektivt sätt att skapa samsyn kring vad som pågår och vad olika beslut innebär i praktiken.
- Konsekvensanalys. När nya direktiv kommer behöver de snabbt översättas till konsekvenser. Inte i form av långa utredningar, utan som ett naturligt första steg i ledningens arbete. På så sätt blir besluten bättre och förväntningarna tydligare.
- Skydda stabiliteten. Vissa delar av verksamheten kan aldrig pausas eller kompromissas bort. Här gör systematik och tydlig uppföljning störst skillnad. Ledningsgruppen behöver vara tydlig med var gränserna går och vilka risker som är acceptabla.
- Tydlig kommunikation. Det skapar förutsägbarhet och minskar risken för ryktesspridning. Ledningsgruppen behöver kommunicera vad som ligger fast, vad som analyseras, hur prioriteringar görs och när besluten kan förväntas.
Lisa understryker att inte minst portföljperspektivet är avgörande för att undvika reaktivitet:
- Under valåret håller det ihop styrningen när tempot ökar. Det gör att det går att se sambanden mellan initiativ, resurser och beroenden, hur en förändring i en del av systemet påverkar helheten. På så sätt kan prioriteringar göras med fokus på genomförbarhet, säger Lisa.
Redo, samlad och systematisk
Att leda utan att tappa fotfästet är fullt möjligt, även när trycket är som störst i valtider. Men det bygger på ordentlig förberedelse. För att leda i förändringstider behöver ledningen vara redo, samlad och systematisk. Bara så går det att säkerställa struktur och helhetsperspektiv. Valåret ställer den förmågan på prov.
- Ett valår synliggör skillnaden mellan att ha en strategi och att genomföra den. Organisationen får handlingskraft när mål kopplas till konkreta aktiviteter, ansvaret är tydligt och uppföljningen sker systematiskt. Det gör att styrningen håller, även när förutsättningarna förändras, avslutar Lisa.
Stöd i ledningsarbetet
Stratsys hjälper ledningsgrupper i offentlig sektor att samla mål, uppdrag och uppföljning i en gemensam struktur, även när trycket är högt. Vi gör det lättare att styra, prioritera och fatta genomtänkta beslut. Prata med en av våra experter för att utforska möjligheterna med Stratsys.
