Hur bygger offentlig sektor styrning som håller för snabb förändring?

Kommuner och regioner verkar i en verklighet där kraven blir fler, perspektiven bredare och behovet av samordning större. Det ställer högre krav på styrningen. Mål, ekonomi, verksamhet, informationssäkerhet och utvecklingsinitiativ behöver kunna ses i relation till varandra för att ge rätt stöd i prioritering och beslut.

Det var också en central fråga i webinariet Flexibel och datadriven styrning, där perspektiv från Lunds kommun, Stratsys och AI-experten och författaren Paulina Modlitba möttes i ett samtal om styrning, data, AI och ledarskap.

En tydlig slutsats från samtalet var att framtidens styrning inte bara behöver vara tydlig. Den behöver också vara sammanhållen, så att organisationen kan agera med både riktning och flexibilitet.

Missade du webinaret? Se hela inspelningen här

När styrningen blir för fragmenterad blir det svårt att agera

I många organisationer följs ekonomi, verksamhet, risker och informationssäkerhet upp i olika spår. Det är ofta logiskt organiserat utifrån ansvar och expertområden. Men från verksamhetens perspektiv skapar det också ett problem: det blir svårt att se vad som faktiskt hänger ihop, vad som är viktigast och vad som kräver handling.

När styrsignalerna kommer från flera håll samtidigt ökar risken att allt framstår som lika viktigt. Och om allt är lika viktigt blir det också svårt att prioritera.

Som Mattias Hedenrud uttryckte det under webinariet:

“Allting är inte lika viktigt alltid. Och innan vi börjar aktivera en hel organisation så måste vi göra jobbet att ta reda på vad är det som är viktigt på riktigt. Då måste det först vara samlat.”

Mattias Hedenrud, Utvecklingschef, Lunds kommun

Det är en viktig poäng. Bättre styrning handlar inte främst om att lägga till ännu ett perspektiv, utan om att skapa en gemensam bild av de perspektiv som redan finns. Först när mål, ekonomi, verksamhet och risk går att se tillsammans blir det möjligt att fatta tydligare beslut.

Datadriven styrning är något mer än rapportering

Det talas ofta om vikten av att vara datadriven. Men i praktiken blandas det begreppet ofta ihop med att samla in mer information, bygga fler dashboards eller visualisera fler nyckeltal.

Det räcker inte.

Offentlig sektor är redan van vid att samla in, rapportera och följa upp stora mängder data. Men det innebär inte automatiskt att data påverkar beteenden, prioriteringar eller beslut. För att data ska bli styrande krävs en tydligare styrlogik: vem äger ett mått, vad betyder en avvikelse, och vilka beslut ska faktiskt tas utifrån det?

Som Admir Jusufovic, Director of Customer Growth & Services på Stratsys beskrev det:

“Datadriven handlar ju inte om fler dashboards, utan snarare att bygga den här samlade strukturen. Mål, ekonomi, verksamhet. Vilka beslut vågar jag ta? Vilka beslut ska jag ta utifrån dom här siffrorna?”

Admir Jusufovic, Director of Customer Growth & Services, Stratsys

Här finns en avgörande skillnad mellan att vara datainformerad och att vara datadriven. Den första handlar om att ha tillgång till information. Den andra handlar om att omsätta informationen i handling.

Informationssäkerhet kan inte leva vid sidan av verksamheten

Ett annat tydligt tema i webinariet var informationssäkerhet. Inte som ett specialistområde vid sidan av verksamheten, utan som en ledningsfråga.

När informationssäkerhet hanteras separat från mål, prioriteringar och verksamhetsuppföljning blir det svårare för ledningen att förstå konsekvenserna och väga risker mot andra behov. När frågan i stället kopplas till mål, verksamhet och organisationens förmåga att utföra sitt uppdrag blir den också lättare att agera på.

Mattias Hedenrud sammanfattade det tydligt:

“Informationssäkerhet är inte en IT-fråga. Det är en verksamhetsfråga.”

Det perspektivet är centralt, inte minst nu när AI snabbt blir en del av diskussionen om utveckling, effektivisering och innovation i offentlig sektor.

AI skapar inte värde om styrningen inte redan hänger ihop

Det finns en tendens att behandla AI som ett eget spår. Ett nytt initiativ. En separat satsning. Men webinariet pekade i en annan riktning.

Det verkliga värdet uppstår inte när organisationer bara inför AI-verktyg, utan när AI kopplas till processer, mål och prioriteringar. Tekniken behöver fungera i de faktiska arbetsflöden där planering, uppföljning och analys sker. Annars riskerar AI att bli ännu ett parallellt lager i en redan komplex styrning.

Paulina Modlitba satte ord på det i framtidsspaningen:

“En bra AI resa den börjar i process. Den börjar i strategi och mål snarare än i tekniken.”

Paulina Modlitba, AI Strategist & Keynote speaker

Det är en viktig påminnelse. AI förändrar inte styrningen av sig själv. Har organisationen inte redan en tydlig logik för vad som är viktigt, vad som ska följas upp och hur beslut ska fattas, kommer AI snarare att förstärka befintliga brister än lösa dem.

Den stora risken är inte att göra för lite – utan att göra mer av fel saker

I diskussionen om AI finns ofta en oro för att organisationer ska hamna efter. Och visst finns det risker med att stå still. Men det finns också en annan risk: att springa för fort i fel riktning.

Om AI används för att snabbare producera stora mängder text, underlag och uppföljning utan att skärpa prioriteringarna, blir resultatet inte bättre styrning. Bara mer innehåll.

Mattias Hedenrud uttryckte det mycket träffande:

“Vi ska inte fortsätta producera 1000 sidor årsuppföljning fast med hjälp av AI.”

Det citatet fångar något väsentligt. Den verkliga frågan är inte hur AI kan hjälpa organisationer att göra mer av samma sak. Den verkliga frågan är hur teknik kan hjälpa organisationer att fokusera bättre på det som faktiskt spelar roll.

Tänk stort, men börja där det går att skapa verklig nytta

Det gör också att vägen framåt blir mer konkret än många tror. Framgångsrika organisationer behöver inte börja med stora omställningar eller omfattande teknikprojekt. De kan börja i mindre skala, i en process där behovet är tydligt, datan är relevant och nyttan går att följa upp.

Paulina Modlitbas råd var därför också enkelt och användbart:

“Jag brukar säga att man ska tänka stort, men börja smått.”

Det gäller inte minst offentlig sektor, där förändring behöver ske med både omdöme och riktning. Organisationer måste kunna testa nytt, men göra det kontrollerat, med rätt data och tydliga ramar.

Bättre styrning börjar i helheten

Det finns många diskussioner just nu om AI, data och framtidens offentlig sektor. Men kanske börjar den viktigaste förändringen någon annanstans - i förmågan att hålla ihop helheten.

För när mål, ekonomi, verksamhet, informationssäkerhet och utvecklingsinitiativ drar åt olika håll blir det svårt att styra tydligt. Och när styrningen inte hänger ihop blir det också svårt att få verkligt värde ur data och AI.

De organisationer som lyckas bäst framåt blir därför sannolikt inte de som inför mest teknik snabbast. De blir de som klarar att samla sina styrsignaler, prioritera tydligare och bygga en styrning som både håller ihop och klarar förändring.

Vill du fördjupa dig i hur kommuner och regioner kan arbeta mer samlat med styrning, uppföljning och analys? Läs mer om hur Stratsys stödjer offentlig sektor i det arbetet.