Den globala leverantörskedjan blir allt mer komplex, samtidigt som det kommer nya lagkrav. Kan inköpschefer och hållbarhetsansvariga möta kraven – utan att arbetsbördan skenar? Det hävdar Anna Lindstedt, ESG-expert på Stratsys, som pekar på tre konkreta steg för att skala upp arbetet.
Som ESG-expert på Stratsys ser Anna Lindstedt ofta hur organisationer kämpar med att systematisera sitt hållbarhetsarbete. När det brister är mönstret ofta detsamma. Granskningen sker ad hoc, organisationen blir personberoende och det långsiktiga perspektivet saknas.
- Det saknas inte god vilja. Många företag vill göra rätt, men fastnar ändå i lösningar som inte riktigt håller, särskilt när det blir dags att skala upp arbetet. I det läget räcker inte manuella lösningar till. Excel och mejltrådar är inte byggda för att hantera hundratals leverantörer och komplexa lagkrav.
Utmaningen är att skapa en struktur som är både effektiv och skalbar. Det är något som ställts på sin spets under senaste år, i takt med att lagkraven blir fler.
Anna Lindstedt, ESG-expert på Stratsys
Leverantörskedjan i centrum
En gång i tiden var det vanligt att se leverantörskedjorna som en ren effektiviseringsfråga. Idag är det en central del av företagens arbete inom hållbarhet och regelefterlevnad. Med regelverk som CSDDD (Corporate Sustainability Due Diligence Directive), CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive), EUDR (EU Deforestation Regulation) och den norska Åpenhetsloven ställs förväntningarna på sin spets. Bolag ansvarar nu inte bara för sin egen verksamhet, utan även för hur leverantörerna agerar.
Ansvaret för leverantörer resulterar i sin tur i nya krav på inköpsorganisationerna. Kraven blir både fler, bredare och väger tyngre:
- Växande leverantörslistor. Idag är det inte ovanligt med hundratals eller tusentals aktörer. I det läget är manuell hantering inte längre praktiskt möjlig.
- Bredare regelverk. Klimatpåverkan, mänskliga rättigheter, kemikalier och arbetsvillkor – listan kan göras lång. Granskningen ska täcka många dimensioner.
- Förtroendefråga. En leverantörsskandal kan snabbt skada varumärket och minska både kundernas och investerarnas tilltro. Ett skadat varumärke kan vara mycket svårt att reparera.
Sammantaget ska dagens inköpsorganisationer hantera helt nya krav, med samma resurser som tidigare.
- Fler krav, fler leverantörer och större förväntningar på transparens. Det är denna kombination som gör frågan så komplex, med tanke på att kraven sällan matchas av motsvarande ökning av resurser. Ekvationen kan tyckas ohållbar – såvida man inte är beredd att tänka om, säger Anna.
Identifiera fallgroparna
Vilka är då vanliga fallgropar hos organisationer som idag gör leverantörsgranskningar? Ett vanligt problem är att arbetet ofta blir splittrat i avsaknad av en enhetlig strategi. Anna pekar på fyra återkommande problem kopplat till detta:
- Inkonsekvens. När SAQ:er hanteras manuellt skiljer sig bedömningarna ofta åt. Gemensamma Excelmallar med öppna svar tolkas olika, vilket ger ojämna och svårjämförliga resultat.
- Tidskrävande. Manuell hantering av till exempel certifikat, uppföljningar och påminnelser leder snabbt till att administrationen blir en flaskhals.
- Personberoende. Om en nyckelperson slutar förlorar organisationen både struktur och historik, vilket leder till bristande kontinuitet.
Nycklar till skalbarhet – i tre steg
Så hur kan din organisation bygga ett arbetssätt som håller för både dagens och morgondagens krav? Anna lyfter fram tre nycklar till hållbar leverantörsgranskning:
- Standardiserade processer. När alla gör på sitt eget sätt blir granskningen svår att följa upp. Därför är det avgörande att etablera enhetliga rutiner för att göra riskbedömningar, följa upp av avvikelser och dokumentera leverantörsdata.
- Digitaliserade arbetsflöden. Ta in digitalt systemstöd som samlar all leverantörsdata på ett ställe, automatiserar påminnelser och ger översikt över risknivåer i realtid. Det ökar kvaliteten på arbetet och gör det enklare att prioritera resurserna.
- Planera för skalbarhet. Många lösningar fungerar för en liten leverantörsbas, men håller inte när listan växer till hundratals eller tusentals leverantörer. Se till att lösningen kan hantera globala leverantörskedjor och går att integrera med andra system.
Resultatet av att planera för skalbarhet blir mindre administration, snabbare processer och färre misstag. Som inköpsavdelning blir det mer tid för strategiskt arbete, samtidigt som arbetet kan skalas upp.
- Standardisering minskar inte bara dubbelarbetet. Det gör också att ni kan visa upp ett konsekvent underlag för ledning, investerare och tillsynsmyndigheter. Det är en hygienfaktor för att bygga förtroende, säger Anna.
Lästips: Samarbete mellan inköp och hållbarhet – en strategisk framgångsfaktor
Från efterlevnad till värdeskapande
Det är lätt att se leverantörsgranskning som enbart ytterligare ett efterlevnadskrav. Anna menar dock att det är ett perspektiv som är nyttigt att vända på.
- Att bygga en skalbar process bidrar inte bara till att skapa ordning och reda i arbetet, vilket i och för sig är bra. Ni får också en tydligare bild av vilka leverantörerna är, inte minst deras styrkor och svagheter. Det gör att ni som organisation kan arbeta mer proaktivt och strategiskt.
Genom att samla leverantörsdata på ett ställe blir det enklare att identifiera var riskerna finns och vilka som är riskleverantörer. På så sätt går det också att se vilka leverantörer som ligger långt fram i hållbarhetsarbetet och vilka som kan bli viktiga partners.
Starkare utan ökad personalstyrka
Som vi har gått igenom kan en skalbar leverantörsgranskning sägas bygga på tre grundpelare – tre nycklar till skalbarhet. Standardisering, digitalisering och skalbarhet gör tillsammans att inköpsorganisationen kan möta dagens krav och göra sig redo för morgondagen, utan att nödvändigtvis behöva öka personalstyrkan.
Som organisation är det tydligt att en skalbar struktur innebär att organisationen står starkare inför kommande regelverk. Det innebär samtidigt att ett större fokus kan ligga på värdeskapande verksamhet.
Förtroende, effektivitet och konkurrenskraft
I grunden handlar det om att omfamna ett nytt och förändrat synsätt. Om att inte se leverantörsgranskning som en fråga om att bocka av krav, utan som en fråga om att bygga förtroende och motståndskraft. Genom att standardisera, digitalisera och skala upp arbetet kan organisationer både spara tid och stå bättre rustade för framtidens krav.
Den kanske enskilt viktigaste pusselbiten i det arbetet är ett gediget systemstöd. Rätt utnyttjat hjälper det dig nämligen med alla dessa tre nycklar. Det gör att du kan samla processerna, automatisera flödena och skapa den transparens som kunder, ägare, myndigheter och partners efterfrågar.
- Företag som ser leverantörsgranskning som en strategisk fråga snarare än en administrativ börda kommer inte bara klara regelkraven. De kommer att vinna i förtroende, effektivitet och konkurrenskraft, avslutar Anna.
Se hur Stratsys kan hjälpa er att ta nästa steg i hållbarhetsarbetet: Läs mer om ESG Due Diligence.
