5 min lästid

VGR styr upp mötesstrukturen med Stratsys Do-board

kundcase

I det här kundcaset berättar Caroline Fruberg, utvecklingsledare inom organisationen NU-sjukvården i Västra Götalandsregionens hälso- och sjukvårdsförvaltning, hur Stratsys Do-board har effektiviserat arbetet för verksamhetens anställda.

Kort om Stratsys Do-board

Stratsys Do-board erbjuder en gemensam arbetsyta för kollegor som arbetar tillsammans i ett specifikt uppdrag eller projekt. Ett digitalt verktyg där du i kolumner organiserar och prioriterar aktiviteter för att snabbt kunna få överblick. Läs mer om Do-board här!

Inga frågor faller mellan stolarna

 Innan Stratsys Do-board använde sig Caroline av ett system där hon flaggmarkera mejl i Outlook och skrev sin att göra-lista på papperslappar. I mötesforumet hade man inte någon gemensam yta, utan alla hade med sig sina egna ärendelistor till mötet. Man visste inte i förväg vad de andra skulle ta upp för frågor och det fanns inte heller någon tydlig uppföljning på vad som beslutades på mötet.

Caroline berättar att hon först började använda Stratsys Do-board för sin egen Att göra-lista. Hon behövde ett verktyg för att strukturera upp sin arbetsdag digitalt, istället för att skriva ner det på ett papper som lätt kunde tappas bort. Efter att ha testat Do-board under en period insåg hon att det också skulle kunna användas som ett verktyg för att kommunicera inom arbetsteamet.

– I vår områdesstab har vi flera olika stödfunktioner som behöver samverka, till exempel verksamhetsutvecklare, HR-stöd, ekonom och controller, förklarar Caroline. Vi har ett halvdagsmöte varannan vecka där vi behövde skapa en bättre mötesstruktur och tydliggöra vilken typ av frågor som behövde diskuteras.

Med hjälp av Do-board kan teamet skapa en dynamisk agenda i ett gemensamt verktyg, istället för att behöva mejla allt till varandra och be någon att sammanställa. Var och en kan enkelt själv lägga upp sina ärenden i Do-board under veckornas gång, så att inga frågor faller mellan stolarna.

– Det bästa med do-boarden är att det var så enkelt att komma igång, layouten är tilltalande och vi kan anpassa den efter hur vi vill jobba. Alla har tyckt att det fungerat bra och inlärningskurvan var extremt kort. Efter första mötet var det bara köra på, det behövdes ingen introduktion, menar Caroline.

Effektiva möten med hög delaktighet - innan, under och efter

– Det är även möjligt att tilldela varandra ansvarsområden för varje specifikt ärende och lägga till bilagor, berättar Caroline vidare. Ibland har det hänt att vi haft en fördiskussion angående ett ärende i kommentarsfunktionen redan innan mötet ägt rum. Om man kommer på något man vill ta upp under själva mötet, kan man också själv lägga till det i mötesagendan direkt, utan att behöva avbryta det pågående samtalet.

Carolines team sitter i olika byggnader på arbetsplatsen, vilket har ökat behovet av ett gemensamt arbetssätt. Vid varje möte delas en rad uppgifter ut utifrån punkterna i mötesagendan – varje medarbetare kan se vem som ska göra vad till nästa gång, vilket underlättar för att ärendena följs upp vid kommande möte.

– Mötena har fungerat superbra och strukturen har blivit mycket bättre nu när vi har all information samlad i ett verktyg. Man kan se när någon lägger till ett nytt ärende eller tilldelar ett ansvarsområde, vilket ökad delaktigheten under mötet och gör det mer demokratiskt att fördela ordet. Do-board fyller flera syften både före, under och efter mötet. Det är väldigt enkelt och alla tio i teamet har tagit till sig det snabbt.

 

Senaste nytt från oss direkt till din inbox varje månad