Företag • 4 min lästid

Så ökade Stena AB effekten av sitt internkontrollarbete

kundcase

Skapa samordning och struktur i ett komplext planerings- och uppföljningsarbete i en global koncern.

Att samordna information, processer och uppföljning i en stor koncern kan vara en stor utmaning. För Stena AB, en koncern med åtta olika affärsområden och hundratals olika bolag, var det inte bara en utmaning utan det var realitet. Det hade blivit dags att se över sina processer och öka effektiviteten på arbetet med internkontroll.

Dags att digitalisera

Med olika affärsområden (färjelinjer, fastigheter, shipping m.fl.) i flera länder och på flera kontinenter har arbetet med internkontroll för Stena AB alltid varit en ganska tidskrävande historia.

En tidskrävande process

En av de mest tidskrävande delarna av internkontrollarbetet var att samla in och sammanställa olika typer av dokumentation av kontroller och tester för Stenas alla processer i de olika bolagen. Underlaget sammanställdes främst i olika Excel-filer som skickades via mail.

Den utmanande överblicken

Ofta var det flera Excel-filer i omlopp som flera personer jobbade i samtidigt. Detta arbetssätt gjorde det tidskrävande att få ihop helheten och en slutlig version som alla iblandade var överens om. Att dessutom få till en koncernövergripande överblick var utmanande.

”För att effektivisera vår internkontroll hade vi börjat titta efter olika typer av verktyg för att digitalisera arbetet med internkontroll. En kollega hade hört talas om Stratsys och efter några webinar var vi intresserade av att få en demonstration av verktyget.”

CAROLINE JAKOBSSON – HEAD OF CORPORATE GOVERNANCE

Den största utmaningen

En framgångsfaktor som Stena AB hade identifierat var att ett digitalt verktyg krävde ett stort mått av användarvänlighet för att kunna fungera i deras globala koncernstruktur. Ett verktyg som inte var självklart i sin funktionalitet skulle aldrig kunna fungera. Så att det vid själva implementeringen var stort fokus på användarvänligheten föll sig helt naturligt.

Den största nyttan

Med Stratsys på plats visade det sig ganska snabbt att Stena hade fått stora effektivitetsvinster. Med all data, planering och uppföljning samlat på en och samma plats gick det nu att lägga tid på andra minst lika viktiga arbetsuppgifter som uppföljning, och förbättrad analys.

”Det har blivit lätt att hålla koll på var den senaste informationen finns, det går snabbt att söka ut den information man vill ha samt att i realtid se vad som är klart och inte är klart. Och med riskanalys kopplad till Stratsys verktyg för internkontroll kan vi följa vilken kontroll som täcker en viss risk och med alla åtgärder i samma system blir uppföljningen för alla bolagen effektiv.”

CAROLINE JAKOBSSON – HEAD OF CORPORATE GOVERNANCE

Ett digitalt verktyg på lång sikt

Målsättningen inför framtiden, förutom att få in alla Stenas bolag och deras processer i Stratsys, är att lyfta internkontrollen ytterligare samt att inkludera fler typer av risker i den operativa verksamheten (t.ex. hållbarhet). Man ser att en genomarbetad metod kombinerat med ett flexibelt verktyg kommer att stärka hela koncernen och bidra till goda resultat både nu och i framtiden.

 

Vi hjälper dig gärna!

Senaste nytt från oss direkt till din inbox varje månad