Allt om tillitsbaserad styrning

1. Vad är tillitsbaserad styrning?

En effekt av New Public Management

Innan vi kommer in på tillitsbaserad styrning behöver vi nämna bakgrunden till att styrfilosofin uppkom. Under de senaste decennierna har Sveriges offentliga sektor styrts utifrån det vi kallar New Public Management (NPM).

Styrmodeller som bygger på NPM:s principer innebär att man styr utifrån mål och resultat. Resultat av prestationer mäts för att säkerställa effekten av de mål som beslutats högre upp i organisationen.

Tydligare kontrollfunktioner uppifrån och ökad rapportering trodde sig vara svaret på svårstyrda och kostnadsdrivande verksamheter – men resultatet blev inte riktigt vad man förväntat sig.

Effekten av NPM har blivit en ökad detaljstyrning där riktningen sätts uppifrån och ned. Kraven på uppföljning och granskning har ökat, såväl inom den egna organisationen som externt. Vilket i sin tur ökat den administrativa bördan för chefer ute i våra offentliga verksamheter.
 
Detta har bland annat resulterat i allt mer tidskrävande dokumentation, vilket har begränsat medarbetarens möjlighet att leverera sitt kärnuppdrag till medborgaren. I forskning som gjorts bland anställda inom offentlig sektor konstateras att medarbetare får minskad tid att lägga på de tjänster som medborgare efterfrågar.

I många organisationer upplever man att handlingsutrymmet för varje medarbetare har minskat, administrationen ökat och helhetssynen glömts bort.

...och där kom tillitsbaserad styrning in i bilden

På grund av den ovan nämnda problematiken med New Public Management tillsatte regeringen Tillitsdelegationen, som under flera års tid har tittat på hur man kan motverka effekterna genom att tänka annorlunda.

Under 2018 landade forskningen i en rekommendation och tillitsdelegationen lämnade ifrån sig sitt huvudbetänkande Med tillit växer handlingsutrymmet – tillitsbaserad styrning och ledning av välfärdssektorn (SOU
2018:47). Med detta sagt...

Definitionen av tillitsbaserad styrning

• Större fokus på medborgare – innebär att styrningen ska fokusera på att säkerställa kvaliteten i leverans till medborgare i verksamhetens uppdrag.
  
  
• Öka medarbetarens frihet och eget ansvar – styrmodellen ska skapa möjlighet för medarbetare att tänka nytt och ta ansvar för att fatta egna beslut för förbättring.
  
  
• Förbättra systemsyn för samverkan – modellen ska öka den sammanhållna styrningen i organisationen genom att titta på helhetsperspektivet för de professioner som behöver samarbeta i tjänsteleverans till kund.

2. Vad är utmaningen med tillitsbaserad styrning?

Utmaningen med tillitsbaserad styrning ligger först och främst i att konkretisera denna styrfilosofi och göra styrningen greppbar för organisationen. Tänk på att verksamhetens styrning och ledning måste utgå ifrån var just er organisation står idag, vilka utmaningar ni har och vilka effekter ni önskar nå. I vissa fall är det inte hela styrmodellen som behöver justeras, utan förhållningssättet och dialogen mellan organisatoriska nivåer. 

Det är av högsta vikt att den styrmodell ni väljer har tagits fram tillsammans med organisationens medarbetare. Genom att visa sådan tilltro ökar ägandeskapet för förändringen i hela organisationen, och därmed skapas en acceptans.

Som du nu har förstått, så har tillitsbaserad styrning växt fram som en motreaktion mot New Public Management. Det är viktigt att styrfilosofin nu inte slår för långt åt motsatt sida av pendeln. Se därför tillit som en av tre styrprinciper som ska vara i balans - marknad, hierarki och tillit.

3 viktiga aspekter med tillitsbaserad styrning

• Tillitsbaserad styrning är en motreaktion mot en styrform som har lett till ökad detaljstyrning och ledning i silos. Där riktningen satts uppifrån och ned och lett till att medarbetarna har fått minskat handlingsutrymme för att leverera kvalitet i sitt grunduppdrag till medborgaren.
  
  
• För att motverka detta rekommenderas en styrning och ledning som utgår ifrån kvaliteten i leveransen till medborgaren. En styrning som ser till medarbetarens frihet och eget ansvar samt utgår ifrån en helhetssyn för att öka samverkan.
  
  
• Utmaningen ligger i att konkretisera tillitsbaserad styrning till en operativ och begriplig styrmodell som har tagits fram gemensamt i organisationen, där er organisationsstruktur, er värdegrund och era styrsystem finns representerade.

3. Vad är syftet med tillitsbaserad styrning?

I diskussioner om ledning och styrning av offentlig sektor har tillitsbaserad styrning snabbt blivit ett välkänt begrepp. Sveriges offentliga sektor står inför förändrade förutsättningar, så som urbanisering, digitalisering och minskad tillgång på kompetens i förhållande till sitt uppdrag. För att möta detta behöver våra offentliga verksamheter tänka nytt, möjliggöra innovation och hitta nya sätt att lösa utmaningar.

I takt med digitaliseringen utvecklas även nya digitala verktyg för styrning – och det skapas möjligheter för struktur, samsyn och lärande som inte funnits tidigare. Men vad är egentligen syftet med dokumentationen i digitala verktyg och stödjer de en tillitsbaserad styrning?

Här går vi igenom tre olika syften med den dokumentation som görs i digitala verktyg – förebyggande, lärande och kontrollerande – och hur ni går tillväga för att balansera dem i er verksamhet.

1. Kontrollerande syfte

Ett kontrollerande syfte finner sin plats i tillitsbaserad styrning via tillsyn och revision. Det är viktigt eftersom vi vill säkerställa rättssäkerhet och minimera att fel inträffar. Däremot är risken med överdriven kontroll att den öppna dialogen, lärandet och utvecklandet åsidosätts till förmån för rutiner och krav på detaljnivå.

2. Lärande syfte

 Det lärande syftet innebär att ständigt se sitt egna och andras arbete som möjlighet till att förbättra och utveckla befintliga arbetssätt och metoder. Genom att se era digitala verktyg som ett sätt att skapa transparens, underlag för diskussion och lärandearenor, kan ni ständigt bli bättre. Både som individer och som verksamhet.

3. Förebyggande syfte

Slutligen bör det yttersta syftet med era digitala verktyg vara förebyggande, eftersom det bidrar till utveckling. Kontroll bör vara en bieffekt av chefens förebyggande arbete genom proaktiv och reflekterande dokumentation. Om vi tror på våra medarbetare så kommer de att ta ansvar, växa och utvecklas. Därför är det viktigt att ha förtroende för medarbetare och deras förmåga att förebyggande utveckla sina verksamheter.