Allt om systematiskt arbetsmiljöarbete

Vad är en hälsosam arbetsplatsmiljö?

Som du säkert vet så är en hälsosam arbetsmiljö mycket mer än bara av de fysiska förutsättningarna. Det kan röra sig om allt ifrån växter och ljusinsläpp till säkerhet på din arbetsplats, bra ergonomi och bra ventilation samt tillgång till vilorum med mera. Det viktiga att komma ihåg är att en hälsosam arbetsmiljö är ett starkt verktyg för att motivera personal och anställda i en stressig atmosfär, samtidigt som det faktiskt bidrar till förbättrad produktivitet och ökad effektivitet.

Intensivkurs i arbetsmiljö – 4 tips för att skapa en hälsosam arbetsplats

1. Företagskultur

Varje arbetsplats har sin egen företagskultur. Nästan alltid sätter den en standard som de anställda i allmänhet följer och som i sin tur definierar vad som är ”viktigt” – ligger all makt i företaget hos säljkåren eller är det produktutvecklarna som sätter agendan? Utgår alla arbetsuppgifter från eget ansvar eller är det micro management som gäller? Listan kan göras lång.

Men en positiv uppmuntrande företagskultur hjälper dina anställda att nå nya höjder och dig att behålla den bästa kompetensen på marknaden. Dessutom är nöjda medarbetare också mer benägna att göra ett bättre jobb och stannar oftast längre på bolaget.

2. Fysisk miljö och arbetshälsa och säkerhet

En hälsosam arbetsplatsmiljö inbegriper förutom den fysiska miljön också arbetstagarnas hälsa och säkerhet. Genom att titta på arbetsplatsens säkerhet och göra en kontinuerliga riskbedömningar går det att minska de anställdas oro, vilket i sin tur hjälper dem att behålla fokus på rätt saker.

Enkla insatser kan ofta förebygga onödiga risker som lätt kan förvandlas till framtida problem. Ett exempel kan vara att se till att elektriska kablar är fastsatta eller dragna på ett sätt så att man undviker risk för fall eller slitage som kan skapa kortslutning eller bli strömförande.

3. Hälsa och livsstil

Det finn en enkel men beprövad sanning; om ett företag tar hand om sina anställda så kommer de anställda att ta hand om företaget. Anställda är den bästa tillgången hos varje organisation, och att lägga tid och resurser på medarbetarnas välbefinnande kan uppmuntra till bättre lagarbete, ökad produktivitet och minska sjukfrånvaro och arbetsolyckor.

Du kan till exempel hjälpa dina anställda att utveckla och upprätthålla en hälsosam livsstil och släppa eventuella ohälsosamma och / eller riskabla vanor som de kan ha. Att uppmuntra till veckovisa yoga- eller träningspass på tillsammans med kollegorna är ett bra sätt för att främja en hälsosam livsstil.

4. Stödjande arbetsmiljö

Alla människor har sina problem. Det är med andra ord inte mer än mänskligt att vissa personliga utmaningar och känslor tar sig in på arbetsplatsen. Som arbetsgivare är det ingen bra strategi att försöka ignorera dina anställdas problem, försök istället hjälpa dem att hitta problemets kärna. Det bästa du kan göra för hela din personal är att visa att du bryr dig. När din personal vet att du som arbetsgivare ställer upp i vått och torrt och att de kan komma in till jobbet trots att de inte känner sig 100 %, så kommer de att ställa upp för dig när det väl gäller.

Allt kan digitaliseras, även arbetsmiljöarbetet För att lyckas skapa en bra och trivsam arbetsmiljö krävs planering, målsättning, utvärdering och löpande strategiskt arbete. Potentiella risker ska identifieras, beslut om utredningar ska klubbas igenom och ansvarsområden ska fördelas inom organisationen. Och det fina är att alla dessa processer inte skiljer sig nämnvärt från andra klassiska styr- och beslutsprocesser. Alltså går de att digitalisera!

Lästips: Så hittar du rätt verktyg för ditt arbetsmiljöarbete

4 tips på hur du kan digitalisera dina processer

Idag är vi vana vid digitala verktyg för både musik, film, hemkörning av diverse tjänster och sociala aktiviteter. Men hur skulle ett digitalt verktyg för arbetsmiljöarbete kunna se ut? Vi har tittat på de viktigaste framgångsfaktorerna listat vad som du skulle kunna göra med ditt arbetsmiljöarbete.

1. Spara tid

Samla alla dokument, policys och rutiner som rör arbetsmiljöarbetet på ett och samma ställe (i molnet) och gör det lättillgängligt för alla på företaget. Det sparar både tid och gör det enkelt att involvera och informera hela organisationen!

2. Få bättre överblick

Genom att samla, organisera och systematisera arbetsmiljöarbetet i molnet eller på en annan gemensam yta blir det enkelt att få en tydlig överblick. Det blir också enkelt att följa de rutiner och processer som ni satt upp, kanske till och med i realtid!

3. Automatisera rutiner

Med en digitaliserad arbetsmiljöpolicy och arbetsmiljöplan blir det sedan lätt att koppla och att automatisera både schemaläggning av aktiviteter och påminnelser för när de olika aktiviteterna ska genomföras. Det underlättar både planering och genomförande av alla aktiviteter kopplade till arbetsmiljöarbetet.

4. Få bättre uppföljning

Slutligen så blir det också lättare med att få till en ordentlig uppföljning. Eftersom både policy, rutiner och underlag finns samlat på ett och samma ställe blir det lätt att följa upp insatserna och se om ni har tagit era ambitioner i hamn!

Sammanfattning

Precis om alla andra processer kan och kommer även arbetsmiljöarbetet digitaliseras. Med alla policys och planer digitalt tillgängliga för hela organisationen blir det lätt att sprida både kunskap och framsteg i organisationen. Samtidigt som det kan effektiviseras planering, genomförande och uppföljning för alla inblandade. Och så slipper du ju hanteringen av papper och pärmar som ju har en tendens att hopa sig (eller till och med försvinna).

Precis som att brevet ersattes med e-post, dokumentsrummet med en server, CDn av Spotify och DVDn av Netflix så kommer det analoga arbetsmiljöarbetet ersättas, frågan är bara av vad?

Därför är det värt att investera i ett digitalt system för systematiskt arbetsmiljöarbete

Även om ett digitalt verktyg på många sätt kan anses som mer effektivt finns det flera faktorer som hindrar oss från att överge det analoga. Vi är bekväma och byter ogärna ut någonting som trots allt fortfarande fungerar.

Men förr eller senare kommer även du att hamna i ett läge där du tvingas gå över till det digitala – inte bara för att nå upp till kraven om systematiskt arbetsmiljöarbete, utan för att hålla din verksamhet vid liv. För att inte riskera att bli irrelevant eller bakåtsträvande gäller det att följa med i den digitala utvecklingen.

På vilka sätt kan då ett digitalt verktyg underlätta din vardag och transformera verksamhetens arbetsmiljöarbete? Låt oss ge dig några praktiska exempel.

Så sparar du tid och skapar långsiktiga resultat

När ni har satt målen för arbetsmiljöarbetet är det dags att bestämma vem som gör vad, hur och varför. Vilka aktiviteter krävs till exempel för att uppnå önskat resultat? Med ett digitalt verktyg kan hela verksamheten på ett smidigt sätt få överblick på hur ni ligger till. Du kan dessutom enkelt följa upp mål och processer i realtid, utan att behöva lägga extra tid på att först leta fram rätt version i Excel eller Word.

Ett gemensamt system gör det lättare för ledningen att få kontroll på arbetsmiljöarbetet. När samtliga avdelningar har samma förutsättningar att delta är chansen dessutom större att arbetsmiljöproblem, som annars kanske inte hade rapporterats, upptäcks.

Med en digitaliserad arbetsmiljöplan och arbetsmiljöpolicy blir det också lättare att automatisera schemaläggning av aktiviteter och påminnelser. Vilket effektiviserar arbetet ännu en nivå och underlättar för genomförandet av aktiviteter kopplade till arbetsmiljöarbetet.

Sammanfattningsvis så kommer du att spara massa tid. Men det är faktiskt inte allt…

Ytterligare 6 anledningar att digitalisera arbetsmiljöarbete

• Uppnå lagefterlevnad inom den fysiska, organisatoriska och sociala arbetsmiljön
• Samla alla dokument, policys och rutiner som rör arbetsmiljöarbetet på samma ställe
• Sammanställ det årliga arbetsmiljöarbetet i en rapport som enkelt kan delas internt och externt
• Enkelt att dela ut uppgifter till dina medarbetare (eller till dig själv)
• Snabbt ta fram analyser med aktuella data i realtid, från alla avdelningar

Lästips: Steg för steg: Så bygger du upp ett systematiskt arbetsmiljöarbete i din organisation