För att skydda verksamheten mot oförutsägbara händelser är det fördelaktigt att ha en kontinuitetsplan på plats. I det här blogginlägget går vi igenom vad en kontinuitetsplan är och vad vi rekommenderar att den ska innehålla.
Vad är kontinuitetsplan?
En kontinuitetsplan handlar om att ha en plan för hur resurser och processer ska hanteras i krissituationer eller olika avbrott i organisationen. Några exempel på sådana situationer är cyberattacker, pandemier, naturkatastrofer och mänskliga misstag. Syftet med en kontinuitetsplan är att vid en händelse kunna fortsätta verksamheten, om än i mindre skala, och så snabbt som möjligt komma tillbaka till normal nivå.
Vad ska en kontinuitetsplan innehålla?
Innan ni börjar ta fram kontinuitetsplanen behöver ni identifiera varför den behövs och vad era kontinuitetsmål ska vara. Här kan man exempelvis tänka på risker kopplade till huvuduppdraget för verksamheten och vilka risker som är rimliga för verksamheten att klara av.
Innehållet i en kontinuitetsplan kan variera och se olika ut eftersom alla organisationer har olika behov. Men oavsett organisationsspecifika behov, så rekommenderar vi att kontinuitetsplanen omfattar dessa fem delar.
Reservrutin
Att det finns dokumenterat hur organisationen ska arbeta under en pågående krissituation eller avbrott. I reservrutinen ska det finnas information om vem som äger ansvar av en viss arbetsuppgift och hur arbetsuppgiften ska genomföras.Återställningsrutin
Det ska finnas en plan för hur man återställer verksamheten efter en kris. Vad behövs för att återställa aktiviteter eller resurser?Återgångsrutin
I en återgångsrutin ska det finnas dokumenterat hur verksamheten ska fungera igen när ni är tillbaka i ett normalläge. Hur ska arbetssättet återgå till hur det var innan krisen och vad behöver finnas på plats för att ni ska lyckas med det.Kontaktuppgifter internt och externt
Dokumentera vilka som ska kontaktas i en nödsituation och som behöver få kommunikationen. Glöm inte bort att även kartlägga vilka externa intressenter som behöver få information.Övning och utbildning
Att ha en kontinuitetsplan utan ha säkerställt att den fungerar i praktiken är riskfyllt. Håll utbildningar och genomför övningar så att alla i verksamheten vet vilka som ska involveras och vad som förväntas i respektive roll. Vid behov kan det även vara nödvändigt att involvera era externa partners och leverantörer i utbildningar och övningar.
Avslutningsvis, kontinuitetsplanen finns till för att skydda organisationens prioriterade aktiviteter och minska sannolikheten för avbrott. Tänk på att anpassa kontinuitetsplanen utifrån er verksamhet och era förutsättningar genom att koppla aktiviteter och fördela ansvar inom organisationen. Det som dokumenteras i kontinutitetsplanen ska vara möjlig att genomföra i form av aktiviteter och resurser. Tänk också på att kontinuitetsplanen ska vara lätt att ta till sig och förstå, använd därför ett enkelt språk och något som går i linje med hur er organisation kommunicerar idag.
Vill du veta mer om hur ett digitalt verktyg kan hjälpa din verksamhet att möta krissituationer på ett strukturerat sätt? Med hjälp av Stratsys kan du skapa, upprätthålla och samordna kontinuitetsplaneringen för hela verksamheten. Läs mer här!
