Effektiva metoder för att hantera den ökande mängden regulatoriska krav

De regulatoriska kraven ökar. Förutom att få överblick över vilka lagar som måste levas upp till måste även arbetet med compliance effektiviseras. Men verkligheten är att många organisationer inte har inlett arbetet med att stärka sina efterlevnadsprocesser. Men med genomtänkta strategier och rätt digitala verktyg på plats går det att hantera den ökande mängden regulatoriska krav på ett effektivt sätt menar David Wahlbeck, CPO på Stratsys.

Implementera en proaktiv efterlevnadsstrategi

"Då complianceområdet genomgår konstanta förändringar krävs ett proaktivt arbetssätt. Det uppnås genom att vara uppdaterad kring regulatoriska förändringar och kontinuerligt se över och anpassa sig efter nya standarder och regelverk."

Verksamma inom områden som risk och kontroll och informationssäkerhet har i skrivande stund fullt upp med initiativ som DORA och NIS2. Inom hållbarhetsområdet kommer nya rapporteringskrav, speciellt när det gäller hållbarhetsrapportering i form av exempelvis CSRD och ESRS som är de regelverk företag inom EU kommer rapportera enligt. SASB är branschspecifika standarder som utgår från den finansiella väsentligheten och därmed är fokuserade på finansiella risker. Globala standarder som ISSB, som till stor del bygger på SASB, är på gång vilket förväntas bli stort för bolag även utanför EU.

För att kunna arbeta proaktivt och förutse lagändringar och regulatoriska krav kan en dedikerad funktion skapas som kontinuerligt övervakar regulatoriska förändringar, trender och interna strukturer och processer. Funktionen kan även bygga relationer med branschorganisationer och tillsynsmyndigheter för att få insikt om kommande förändringar. Ett annat sätt att få värdefull information på är genom att delta i relevanta webbinarier och konferenser.

Digitalisera efterlevnadsprocesserna

Fler regulatoriska krav innebär en mer omfattande datahantering. Att manuellt hantera en växande mängd data och rapporter kan bli mycket tidskrävande och resultera i mänskliga misstag. Det kräver även betydande resurser och kan leda till att viktiga detaljer missas.

“Börja med att identifiera de processer som är mest tidskrävande och mest felbenägna. Implementera sedan målinriktade digitala lösningar som automatiserar dessa processer. Välj plattformar som enkelt kan integreras med befintliga system för en smidig övergång.”

David Wahlbeck, CPO Stratsys

Skapa tvärfunktionella team

Inom många organisationer finns det exempelvis bara en hållbarhetsansvarig eller informationssäkerhetsansvarig, vilket även innebär att det samlade ansvaret och kunskapen är mer eller mindre begränsat till en person. Det är först när kunskapen sprids ute i verksamheten som det får allra störst effekt och bäst efterlevnad säkerställs.

Bäst resultat uppnås genom att engagera rätt personer inom organisationen och fördela ansvar och ansvarsskyldighet.

Bäst resultat uppnås genom att engagera rätt personer inom organisationen och fördela ansvar och ansvarsskyldighet. Att säkerställa efterlevnad i alla delar av verksamheten kan vara utmanande, framförallt i organisationer där stora delar av arbetet sker i silos. Bemöt detta genom att etablera tvärfunktionella team där representanter från alla relevanta avdelningar inkluderas. Genom att införa regelbundna möten där efterlevnadsfrågor diskuteras och bästa praxis delas främjas en kultur där efterlevnad ses som ett gemensamt ansvar.

“Ett starkt samarbete mellan organisationens säkerhetsteam och den juridiska avdelningen är också avgörande. Tillsammans kan de granska incidenter, offentliga uttalanden, policyer och risker för att säkerställa compliance.”

Sammanfattning: vägen framåt inkluderar samarbete, proaktivitet och digitala innovationer

Organisationer som vill ta ett krafttag kring att hantera de ökade regulatoriska kraven bör anamma proaktivitet, teknologi och samarbete som ledord för att effektivisera sina compliance-processer. För att kunna fatta strategiska beslut som väger in riskrelaterade faktorer underlättas arbetet med ett systemstöd. Med en sömlös plattform som samlar era verksamhetskritiska processer kan ni säkerställa effektiv efterlevnad och främja hållbar tillväxt.

I Stratsys plattform undviker ni att arbeta i silos och kan på ett sammanhållet och strukturerat sätt sprida kunskaper från specialisterna ut till resten av organisationen. Här får ni en helhetsbild över organisationens affärskritiska processer. Vår plattform för compliance samlar verksamhetsstyrning, GRC, hållbarhet, och systematiskt kvalitets -och arbetsmiljöarbete på samma plats. Det blir enklare att få överblick och fördela ansvar. Med en högre grad av automation och systematik blir arbetet effektivt genom hela organisationen.