Verksamhetsplanering / Kundcase • 8 min lästid

Stratsys samarbete med Right To Play

kundcase

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Organisationen Right To Play använder sig av Stratsys plattform för planering och måluppföljning, så att de kan koncentrera sig på förändringsarbetet för och tillsammans med unga. Här berättar vi mer om samarbetet mellan Stratsys och Right To Play!

Om Stratsys 1-1-1 – ett hållbart program

På Stratsys jobbar vi med ett hållbarhetsprogram som vi kallar för 1-1-1. Det innebär att vi årligen skänker 1% av vår vinst till våra samarbetspartners som arbetar för en bättre värld och ett mer inkluderande samhälle.

Varje år ger vi:

1% av vår vinst i bidrag
1% av vår vinst översatt till produktvärde
1% av vår vinst översatt till arbetstid

Namnlös-1

Som företag har vi som ambition att vara en plattform där vi erbjuder våra medarbetare möjligheten att engagera sig till förmån för en mer hållbar värld. På så sätt får vi fler människor involverade i det viktiga arbete som så många fantastiska organisationer utför. Att vi kan stödja dessa organisationer ekonomiskt eller med våra produkter är naturligtvis också en fördel, eftersom det hjälper dem att effektivisera sina interna processer och skapa hållbarhet.

Om Right To Play

Right To Play Sverige arbetar för och tillsammans med utrikesfödda och nyanlända ungdomar i åldrarna 16–24 år, med målsättningen att öka deras möjligheter att bli aktiva deltagare i samhället – genom att komma ut i hållbara anställningar. 

I samarbete med kommun, företag, idrottsföreningar och ungdomarna själva stöttar, utbildar och stärker Right To Play Sverige till ökade anställningsmöjligheter genom stärkt självkänsla, utökat nätverk, förbättrade språkkunskaper och ökad arbetslivserfarenhet. Programverksamheten har under 2020 genererat 116 jobb för totalt 73 ungdomar, varav 16 heltidsanställningar! 

Right To Plays sekundära målgrupp är arbetsgivare – integration är en tvåvägsprocess, där det måste finnas en aktiv mottagare. Därför arbetar Right To Play aktivt för att stötta arbetsgivare att öppna upp sina rekryteringsprocesser och att bli mer aktiva i att ta sitt samhällsansvar. Tillsammans med arbetsgivarna, företagspartners och finansiärer arbetar Right To Play för att på sikt bidra till att nå de Globala målen med främsta fokus på mål 10: Ökad jämlikhet, mål 8: Anständiga arbetsvillkor, och mål 5: Jämställdhet

Right To Play använder Stratsys för planering och måluppföljning

Right To Play har sedan 2020 använt Stratsys online-plattform för att planera, följa upp och rapportera vår verksamhet, program och projekt, berättar Frida Olsson, tf. verksamhetschef på Right To Play. Som en relativt liten aktör inom en idéburen sektor har det varit (och är!) helt ovärderligt för oss att ha en plattform där vi kan skapa en gemensam struktur för vårt arbete, sätta mål och kontinuerligt följa upp våra program- och projektmål. 

Vi använder Stratsys som vårt centrala arbetsverktyg för verksamhetsplanering – vilket inkluderar projektplanering, målsättning, uppföljning, ansökning, rapportering och partnerskapsbyggande. Vi använder även Meetings för våra mötesrutiner.

Inom verksamhets- och projektplanering kan vi genom Stratsys sätta upp översikt för samtliga av våra projekt, våra mål och se hur vi ligger till. Vi har Gantt-scheman för att planera och följa flöden och vi sätter upp alla program- och projektaktiviteter så att vi enkelt kan fördela ansvar, sätta deadlines och bryta ner till delaktiviteter för att säkra att vi når alla deadlines och mål.

Vi har alla upparbetade kontakter, från prospekt till avtalspartners, i en leadstracker som enkelt ger översikt på allt från potentiella samarbetspartners att ta kontakt med till actions från senaste partnermötet. Eftersom stor del av vår verksamhet är beroende av olika former av statsbidrag, stipendiemedel och projektanslag, så är det viktigt att kunna ha en översikt över aktuella utlysningar, vad vi kan söka, har sökt eller ska planera för att söka.

Där har vi haft en stor hjälp av Stratsys plattform med att kunna samla all information och villkor för olika ansökningar, sätta datum för utlysningar och såväl planera inför som följa upp efter inskickad och godkänd ansökan! Det gör att mer eller mindre halva arbetet redan är gjort i systemet, när vi väl sätter oss med en ansökan eller rapport. 

Effektivare möten med Stratsys Meetings

Vi introducerades för Stratsys verktyg genom Meetings, ett otroligt enkelt, snyggt och intuitivt hjälpmedel, som förutom stödet i att planera, hålla och följa upp möten, har sparat oss mängder av tid som vi annars lägger på mailväxling efter möten, att följa upp åtgärder med mera. Med Meetings läggs allas respektive åtgärder i en personlig att göra-lista, där alla snabbt och enkelt kan bocka av varje utförd uppgift och vi gemensamt kan följa upp att allt blir gjort.

Mötesagendan är också oerhört smidig i sin design, med möjlighet att skapa mötesserier med återkommande agenda där vi enkelt kan skapa nästa möte, flytta fram bordlagda punkter och följa samma mötesstruktur varje återkommande möte. Det är också väldigt positivt och stöttar oss att vara professionella gentemot kontakter och partners. Vi kan även använda Meetings i externa möten, skicka ut agenda, protokoll och åtgärder att följa upp. 

Bättre struktur med Stratsys Do board

Stratsys senaste feature, Do board, var ett välkommet tillskott på plattformen. Eftersom vårt mål med Stratsys har varit att kunna samla alla våra projekt- och processverktyg på samma ställe, blev Do boarden den sista viktiga pusselbiten.

Istället för x antal Exceldokument, delade filer med listor, olika onlineverktyg med post-its och ytterligare listor, så ger Do boarden en enkel plats att samla allas att göra-listor, egna och delade. Den innehåller även en massa smarta funktioner som adderar till värdet och användarvänligheten. 

För oss har Stratsys varit ett helt fantastiskt stöd för att strukturera upp vår planering, ansvarsfördelning och måluppföljning. Särskilt i en tid när vårt team växer och det blir viktigare och viktigare med gemensam struktur, rutiner och – för min roll som verksamhetschef – översyn över teamets arbetsuppgifter, ansvar, mål och hur vi ligger till. 

– Det är som sagt helt ovärderligt med denna smarta, snygga och användarvänliga plattform – så att vi kan spara värdefulla resurser och lägga vår tid på att förändra samhället tillsammans med ungdomarna och våra partners!