Strategisk planering • 5 min lästid

Strategisk planering som sparar tid – Stim digitaliserar med Stratsys

kundcase
  • Utmaningen
    Att digitalisera organisationen i takt med branschens hastiga utveckling och skapa målorienterade prioriteringar i förhållande till verksamhetsplanen.
  • Lösningen
    Att skapa överblick och öka tillgängligheten med ett digitalt verktyg för strategisk planering.
  • Resultatet
    Ökad transparens internt inom organisationen, bättre överblick, planering och uppföljning av diverse aktiviteter.

I det här kundcaset berättar Nils Danielsson, Head of Strategy and Partnerships på Stim, om hur Stratsys har stöttat verksamheten på vägen genom digitaliseringsresan.

Bakgrund


Svenska tonsättares internationella musikbyrå (Stim) är en ekonomisk förening som jobbar med att tillvarata låtskrivares och musikförlags ekonomiska intressen. De omsätter drygt 2 miljarder och har 130 anställda. I arbetet med att kontinuerligt utveckla och förbättra organisationen använder de sig bland annat av Stratsys verktyg för strategisk planering.

Utmaningen: att hänga med i branschens digitalisering

I takt med att musikbranschen digitaliseras behöver Stim också anpassa sin verksamhet. Digitaliseringen förändrar hur musik skapas, distribueras och konsumeras, vilket påverkar organisationen i högsta drag. För att hänga med i branschens utveckling behöver Stim driva ett löpande förändringsarbete, där de ser över och digitaliserar sina processer.

Stim licenserar musikanvändningen till alla som använder musik i sin verksamhet, det kan handla om alltifrån restaurangen på hörnet till större aktörer som Youtube och Spotify. Organisationen jobbar mot en mycket bred marknad, vilket innebär att de har många projekt i luften samtidigt. På senare tid har de sett ett stort behov av en strukturerad planering och uppföljning av alla aktiviteter.

”Digitaliseringen har varit en stor utmaning för oss, att anpassa oss i samma takt som branschen. Vi hade också behov av ett verktyg för strukturerad planering, där vi kunde göra tydliga prioriteringar utifrån verksamhetsplanen.”

I rollen som Strategichef arbetar Nils med att utveckla verksamheten utifrån de frågor som är viktigast. Ett hinder i hans arbete är när många frågor kräver uppmärksamhet samtidigt. Utan en tydlig prioritering blir det svårt att hålla fokus och målorienterat prioritera rätt utifrån verksamhetsplanen.

Hur såg det ut innan Stratsys kom in i bilden?

Innan Stratsys använde sig Stim av hemmasnickrade lösningar i Excel och Powerpoint. Utmaningen då var att det tog mycket tid att planera, följa upp och administrera planeringen. Det var också svårt för organisationen att förstå vad de skulle göra och vad som förväntades av dem när det kom till uppföljning och rapportering.

Lösningen: öka tillgängligheten med gemensam plattform

”En viktig fördel med Stratsys är att arbetet med uppföljning och sammanställning av rapporter tar mindre tid än tidigare. Verktyget har gett oss en naturlig plats för att lagra information om vår verksamhet i form av KPI:er och andra mått.”

Nils menar att verktyget har ökat transparensen internt och gett en överblick de inte hade tidigare. Det bästa med systemet har varit flexibiliteten, att kunna anpassa plattformen efter vad som passar verksamheten bäst.

Vad har implementeringen av Stratsys gett för resultat?

För Stim har responsen på verktyget varit överlag positiv i organisationen, medarbetarna tycker att det är bra med ett stöd som ökar transparensen och tydligheten.

”Verktyget har ett användarvänligt gränssnitt, vilket sparar tid. Det gör också informationen mer lättillgänglig och ökar därigenom engagemanget bland medarbetarna.”

Vad är dina tips till andra som är på väg in i en digitaliseringsresa?

Den stora farhågan för Stim var att någon i organisationen skulle känna ”åh nej, inte ett system till”. Organisationen kände därför att det var viktigt att tydliggöra vad systemet ska användas till och att det finns ett behov.

”För att lyckas med ett förändringsarbete är det viktigt att först förankra behovet i organisationen. Vi var tydliga med att förklara vitsen av att implementera ett nytt verktyg, eftersom många människor idag är systemtrötta.”

Stim har idag en förvaltningsstruktur bestående av intern support, administratörer och systemägare. Tillsammans hjälper de olika funktionerna medarbetarna att använda verktyget och se nyttorna.

”En gång i månaden har vi till exempel en så kallad planeringsstuga, där alla kan ställa frågor och få stöttning. Det är en viktig framgångsfaktor i vårt arbete med Stratsys.”

Nils menar avslutningsvis att en framgångsfaktor i Stims arbete med Stratsys är deras interna arbete, där de hjälper medarbetarna använda verktyget och se nyttorna med det internt.

 

Stratsys har hjälpt oss att öka transparensen internt och gett oss en överblick vi inte hade tidigare.
Det bästa med systemet har varit flexibiliteten, att kunna anpassa plattformen efter vad som passar verksamheten bäst.

– Nils Danielsson Stim

Vi hjälper dig gärna!

Senaste nytt från oss direkt till din inbox varje månad