Effektiva möten

1. Vad gör ett möte till ett effektivt möte?

Enligt en undersökning som presenterats i Forbes sitter anställda i möten i genomsnitt 62 timmar varje månad. En studie som utförts av Microsoft, America Online och Salary.com i samarbete har visat att den genomsnittlige, amerikanske arbetstagaren bara fokuserar på sitt egentliga arbete tre dagar i veckan. Resten av arbetstiden slösas bort och improduktiva möten är den vanligaste orsaken.

Det är alltså inte så konstigt att många av oss har åsikter och känslor kring möten. Så hur hamnade vi här? Och hur gör vi  så att alla möten blir ett produktivt och meningsfullt inslag i vår vardag?

Kvalitet framför kvantitet - Effektiva möten!

Att ha många möten är per automatik inte dåligt. Möten är viktiga för de flesta arbetsplatser och vi behöver dem för att diskutera, analysera och komma framåt. Konstruktiva, effektiva möten har väl aldrig irriterat någon? Det är inte själva mötet som upprör, utan snarare den dåliga kvaliteten på mötet. Det samma gäller digitala möten, gärna få effektiva digitala möten än flera ineffektiva digitala möten.

Vad är syftet med effektiva möten?

Undersökningen vi tidigare nämnde såg att hälften av alla möten saknar ett tydligt syfte och mål. Om vi inte vet vad vi ska prata om, hur kan vi då ta oss framåt som organisation?

Varje effektiva möte bör inledas med en tydlig förklaring till varför det existerar. Eller ännu bättre; med att alla mötesdeltagare har fått en agenda mailad till sin inbox inför mötet. Då vet de exakt vad de ska förvänta sig och förbereda.

Ska jag ens vara på mötet?

Undersökningen visade även att upp till 33% av mötesdeltagare känner att de egentligen inte hade behövt närvara, de tycker snarare att mötet stjäl deras tid. En tredjedel av deltagarna hade alltså kunnat spendera sin tid på annat. Det är inte effektiva möten. Lyckligtvis undviker du detta med hjälp av tipsen i tidigare stycket. Ett möte med tydligt syfte och mål gör det lättare för alla att se om de borde delta eller inte. Det samma gäller för att skapa effektiva digitala möten.

Vad var det vi sa och vem gör vad?

Om syftet och målet med mötet har angivits, så återstår bara problemet med att komma ihåg vad som har sagts. Om ingen följer upp det som diskuterades, hade vi ens ett möte då? Att dokumentera beslut och åtgärder är A och O när det kommer till uppföljning, och bättre resultat av effektiva möten. Var noga med att se till att alla vet vad de ska göra, och när. Ett slags effektiva möten checklista!

2. Bli expert på effektiva möten

Man brukar säga att ett team aldrig är starkare än sin svagaste länk. Ett sätt att förbättra dina möten är därför att bli en bättre möteshållare. De goda nyheterna är att vem som helst kan bli en bättre möteshållare, du behöver bara lite övning. Följ de här fem stegen så kommer du snart att kunna skriva ”mötesexpert” på din LinkedIn-profil.

1. Underlätta för alla att komma förberedda
2. Lägg tid på agendan
3. Inkludera alla i skapandet av agendan
4. Se till att mötet går smidigt
5. Be om förbättringsförslag till nästa möte 

De här stegen är en bra start, men att ha en bra mötesledare i teamet kommer inte att automatiska skapa effektiva digitala möten. Om endast en deltagare sitter på all kunskap, bryter antagligen först hen och senare teamet ihop. För att lära dig mer om de fem stegen och hur du bäst introducerar dem på din arbetsplats för effektiva möten, fortsätt läsa!

3. Den livsviktiga mötesagendan - Effektiva möten checklista

Ostrukturerade, alla-bara-pratar-möten är allas mardröm. Inte roliga att hålla, inte roliga att sitta med i. Tim Ferris, entreprenör, talare och författare av boken ”4-hour Working Week”, är tydlig när det kommer till oproduktiva, tidslösande möten:

”Jag avskyr möten eller samtal utan tydlig agenda eller sluttid. Om det önskade resultatet är uttalat och uppnåeligt med hjälp av tydliga åtgärder och en agenda som listar ämnen eller frågor att gå igenom, borde inget möte hålla på i mer än 30 minuter.”

Lösningen är en agenda som är enkel att följa och smidig att följa upp. En slags checklista för effektiva möten. När du följer en agenda får ditt möte en början och ett slut. Det betyder att rastlösa kollegor vet när de kan leka fritt igen, och de superpedantiska kollegorna vet när de kan fortsätta att sortera pennor efter längd.

En väl strukturerad agenda låter alla veta vad som kommer att diskuteras, och när. Det betyder att ingen blir tagen på sängen. Lena har sin power point redo och Stefan vet när det är dags för hans presentation! Din mästerligt komponerade agenda bör innehålla:

• Ett tydligt syfte
• Utförligt beskrivna mötespunkter
• Ungefärlig tid för varje punkt

Se till att alla mötesdeltagare får agendan i förväg. Om du dessutom uppmanar dem att lägga till information, ökar engagemanget! Vi är alla naturligt benägna att bry oss mer om saker vi varit en del av att skapa. Och vem vill inte vara med och skapa effektivare möten!

4. Vad kan vi göra för effektivare möten?

Den gyllene cirkeln av effektivt arbete slutar alltid med uppföljning. Ställ frågan ”vad hade vi kunnat göra annorlunda för att nå ännu bättre resultat?” Att avsluta varje möte med den frågan kan kännas överambitiöst, men tro oss när vi säger att det kommer göra skillnad för alla framtida effektiva digitala möten!

Vem gör vad?

Om du någon gång hört namnet Steve Jobs, kanske du även hört förkortningen DRI. DRI står för Directly Responsible Individual och var en viktig del av Apples kultur av eget ansvar. Det betonar vikten av att dela ut ansvar för varje åtgärd som beslutats under mötet. Skapa åtgärder och tilldela en ansvarig person för att se till att saker blir gjorda. Mer effektiva möten direkt!

Följa upp beslut och åtgärder

Tidigare nämnde vi att åtgärder med en DRI och en deadline är viktigt för effektiva möten. Det är självklart sant. Men lika viktigt för effektiva möten är såklart uppföljningen av dessa åtgärder. Säg att ni har beslutat om ett antal åtgärder och att de alla är noga dokumenterade med tydligt ansvar och deadlines. Du lämnar mötet med ett leende på läpparna eftersom du lyckats planera och genomföra ett möte som blivit både lyckat och produktivt. Men en vecka senare när ni alla ses igen, inser du att hälften av alla åtgärderna inte utförts. Hur kunde det hända? Allt stod ju där i mötesanteckningarna?

Vi gissar att problemet antingen är att mötesanteckningarna ligger 200 mail ner i en inkorg eller, i bästa fall, i en bortglömd delad mapp någonstans. De är förmodligen inte så lätta att hitta när andra uppgifter kommer emellan. Ibland behövs något som påminner om vad som beslöts under mötet. Som ett extra mail eller en notis i mobilen.

En annan sak som brukar öka antalet genomförda åtgärder tack vare effektiva möten är transparens. Om alla inblandade enkelt kan följa projektet löpande, blir saker gjorda! Transparens skapar en gemensam känsla av ansvar som hjälper er att prestera som grupp. Lite övergripande kontroll kan vara avgörande ibland.

5. Välj rätt mötesverktyg för effektivare möten

Vi behöver alla lite hjälp med struktur ibland, speciellt när det gäller digitala möten. Vore det inte toppen om det fanns en app eller ett smart verktyg som kunde underlätta möten? Det gör det såklart, och det är vad den här punkten handlar om.

Att hitta rätt mötesverktyg för att hjälpa dig att hålla effektivare möten är lika viktigt som alla tidigare nämnda punkter. Ärligt talat; du kommer ju inte anteckna allt i din kalender precis. Lyckligtvis så finns det flera val när det kommer till digitala verktyg för möten!  

Tänk på det här

Att hitta rätt verktyg för dina möten kommer att hjälpa er spara massa tid och energi. Men innan ni väljer ett mötesverktyg som passar ditt team, ställ er själva några snabba frågor:

• Vad saknas i era möten idag?
• Vilken del av era möten kan förbättras?
• Vilka funktioner behöver ni?
• Går det nya verktyget att integrera med era nuvarande?

När det gäller möten kan det vara bra att hålla det så enkelt och användarvänligt som möjligt. Istället för en lång lista av funktioner, fokusera på dina behov och om funktionerna passar ditt team. Enkla smidiga appar hjälper dig mer än komplicerade verktyg. 

Alla team, oavsett storlek, behöver ett verktyg som passar deras behov.

Mötesverktyget du letar efter ska vara enkelt att använda och lätt att integrera med dina nuvarande verktyg. När du tagit hänsyn till de här aspekterna, borde du ha en aning om vad ditt team du behöver.

Våra 4 favoritverktyg

1. Word

En riktig klassiker! De allra flesta är bekanta med Word. Det är ett universellt verktyg som inte kostar multum. Chansen är stor att din arbetsplats redan jobbar i  Officepaketet. Word är ett bra verktyg för att skapa enkla mötesagendor med minimal design som enkelt uppdateras. Om du vill skriva längre rapporter och mötesanteckningar med klassiskt utsnitt, är en mall från Word ett bra val!

2. Outlook

Visste du att ditt vanliga mailprogram kan hjälpa dig med mer än att skicka långa emails? Den inbyggda kalenderfunktionen är ett smidigt sätt att bjuda in ditt team till möten och till att dela ut åtgärder. Outlook har till och med en inbyggd väderapp! Det kanske är dags för ett utomhusmöte om vädret tillåter?

3. Meetings

Den smarta appen Meetings är, som namnet föreslår, ett verktyg skapat för effektiva möten! Meetings täpper till eventuella informationsluckor i organisationen tack vare sin transparenta struktur och smidiga uppföljning. Gör arbetslivet enklare genom att samla alla mötesanteckningar och agendor på samma plats, i kronologisk ordning för att enkelt kunna se vad som bestämdes på det senaste mötet.

Du skapar helt enkelt ett möte, skickar ut agendan i förväg, och tar anteckningar i verktyget  under mötet. Efter mötet får alla deltagare protokollet och en personlig att göra-lista skickad till sin inkorg. En lista över beslutade åtgärder sparas dessutom i verktyget. Planera, utföra och följa upp. Allt i samma smarta verktyg!

4. Google Docs

Innovativa Google är ju ledande inom det mesta. Att de har ett effektivt mötesverktyg i sin arsenal är närmast en självklarhet. Ett av dessa är Google Docs, en molnbaserad version av Word, med dokument som alla inbjudna användare kan redigera i realtid.

Google Docs är ett utmärkt val om du vill involvera hela ditt team under mötet. Alla kan hänga med från sin skärm och på så sätt vara 100 % närvarande under hela mötet. Allt sparas sen i molnet och ligger redo för att öppnas från datorn eller mobilen när du vill.

6. Olika slags möten

Låt oss ta en titt på några olika typer av möten och hur du på bästa sätt förvandlar dem till mer effektiva möten!

Kundmötet

Alla kunder vill känna att du bryr dig om dom och att du är strukturerad och pålitlig . Alla dessa saker är enkla att visa på ett praktiskt sätt. Genom att visa rätt egenskaper ger du ett bra intryck vilket kan leda till bättre affärer. Så här går det till: 

1. Förbered mötet
   Lägg lika mycket arbete på förberedelserna inför mötet som på uppföljningen och tackmailet. 

2. Håll det du lovat
   Att vara pålitlig innebär kort och gott att göra det man sagt man ska göra. Men vad var det nu igen? Din uppgift är att skriva ned vad som bestäms under mötet, vem som är ansvarig för vad och när det ska genomföras.

3. Lär känna din kund
   Kundmöten kan ibland bli lite obekväma. Det är aldrig 100% avslappnat när vi möter en för oss okänd person för första gången. Så måste inte vara fallet. Med de rätta förberedelserna får du en uppfattning om hur den andra parten tänker, agerar och uppför sig under möten. 

Utomhusmötet

De positiva effekterna av att vara utomhus i friska luften och skinande solen har uppskattats länge! Därför är det dags att vi uppdaterar våra möten med den uppfriskande energin som hittas i naturen. Att hålla några av dina möten utomhus är ett härligt sätt att byta miljö och ge upphov till ny energi och färska idéer! Så här lyckas du:

1. Välj rätt slags möte – ett utomhusmöte passar inte alltid
2. Skapa struktur – låt agendan följa med ut i det fria
3. Välj plats i förväg – på så sätt slipper ni slösa tid på att hitta den där perfekta bänken
4. Njut av naturen – börja inte mötet på en gång
5. Var extra noga med uppföljning – saker faller lätt mellan utemöblerna

Skärmfritt möte

Vare sig vi vill eller inte så är skärmar närvarande under en stor del av vår vardag, och på de flesta av våra möten! Våra digitala verktyg är ovärderliga när det kommer till att dokumentera och dela med oss av kunskap. Problemen uppstår när mötesdeltagare försvinner in i sina skärmar. De kanske tycker att de multitaskar, men oftast innebär det bara mindre fokus och mer irritation för resten av mötesdeltagarna.

Skärmbeteendet slukar energi och tid och kan uppfattas som respektlöst av de som faktiskt deltar och bidrar under mötet. Läs allt om hur du kan lösa det här.