1. Vad gör ett möte till ett effektivt möte?
Enligt en undersökning som presenterats i Forbes sitter anställda i möten i genomsnitt 62 timmar varje månad. En studie som utförts av Microsoft, America Online och Salary.com i samarbete har visat att den genomsnittlige, amerikanske arbetstagaren bara fokuserar på sitt egentliga arbete tre dagar i veckan. Resten av arbetstiden slösas bort och improduktiva möten är den vanligaste orsaken.
Det är alltså inte så konstigt att många av oss har åsikter och känslor kring möten. Så hur hamnade vi här? Och hur gör vi så att alla möten blir ett produktivt och meningsfullt inslag i vår vardag?
Kvalitet framför kvantitet - Effektiva möten!
Att ha många möten är per automatik inte dåligt. Möten är viktiga för de flesta arbetsplatser och vi behöver dem för att diskutera, analysera och komma framåt. Konstruktiva, effektiva möten har väl aldrig irriterat någon? Det är inte själva mötet som upprör, utan snarare den dåliga kvaliteten på mötet. Det samma gäller digitala möten, gärna få effektiva digitala möten än flera ineffektiva digitala möten.
Vad är syftet med effektiva möten?
Undersökningen vi tidigare nämnde såg att hälften av alla möten saknar ett tydligt syfte och mål. Om vi inte vet vad vi ska prata om, hur kan vi då ta oss framåt som organisation?
Varje effektiva möte bör inledas med en tydlig förklaring till varför det existerar. Eller ännu bättre; med att alla mötesdeltagare har fått en agenda mailad till sin inbox inför mötet. Då vet de exakt vad de ska förvänta sig och förbereda.
Ska jag ens vara på mötet?
Undersökningen visade även att upp till 33% av mötesdeltagare känner att de egentligen inte hade behövt närvara, de tycker snarare att mötet stjäl deras tid. En tredjedel av deltagarna hade alltså kunnat spendera sin tid på annat. Det är inte effektiva möten. Lyckligtvis undviker du detta med hjälp av tipsen i tidigare stycket. Ett möte med tydligt syfte och mål gör det lättare för alla att se om de borde delta eller inte. Det samma gäller för att skapa effektiva digitala möten.
Vad var det vi sa och vem gör vad?
Om syftet och målet med mötet har angivits, så återstår bara problemet med att komma ihåg vad som har sagts. Om ingen följer upp det som diskuterades, hade vi ens ett möte då? Att dokumentera beslut och åtgärder är A och O när det kommer till uppföljning, och bättre resultat av effektiva möten. Var noga med att se till att alla vet vad de ska göra, och när. Ett slags effektiva möten checklista!