Det bästa med ett personalmöte är att hela teamet får chansen att prata ut om vad de har i tankarna. Ett personalmöte är ett av de sämsta mötena att missköta eftersom det kan hjälpa dig som chef att förbättra din relation till ditt team och stärka dem.
Strukturen bakom ett lyckat personalmöte
I början av mötet kan du ta några minuter för att nämna de senaste förändringarna och nyheter som påverkar personalen. Speciellt om det är något som påverkar personalens fokus, som KPI:er eller dagliga aktiviteter.
Det är viktigt att gå igenom föregående mötesprotokoll för att utvärdera bearbetningen av tilldelade åtgärder. Här är det viktigt att låta den som inte har utfört sin åtgärd att tala om varför under 1–2 minuter. Behöver personen hjälp eller mer tid på sig? Kanske har man bara inte rapporterat in att åtgärden är avklarad. I och med att du som chef inte alltid förstår den typ av stress din personal genomgår, är det viktigt att vara förlåtande och motivera personalen till att vilja prestera.
Det är absolut mest effektivt om du låter din personal själva ge dig en kort beskrivning av projektstatus. Olika hinder eller risker de upplever, vilka typer av lösningar de föreslår och hur du kan hjälpa dem att uppnå sina mål – deras framsteg är dina framsteg trots allt.
Hitta nya åtgärder eller bygg på existerande åtgärder att jobba på under denna eller nästa vecka. Detta hjälper din personal att prioritera rätt inför deadlines samt hålla sig strukturerade i sitt arbete.
Ibland kan vi utföra vårt arbete på ett bättre sätt genom att samarbeta med andra avdelningar. Detta är den perfekta tiden att låta din personal berätta om de upplever dåligt samarbete mellan sin avdelning och en annan, som leder till att deras arbete förhalas. Ett sätt att bearbeta en sådan utmaning är att först tydliggöra friktionen som uppstår mellan avdelningarna för ansvarande chef och be om ett uttalande på nästkommande personalmöte om hur man kan kringgå problematiken. Detta leder mig till min sista punkt.
Vid ett passande tillfälle är det en bra idé att bjuda in en gästdeltagare till personalmötet. Börja med att välkomna din gäst, introducera personen för ditt team och låt dem sedan adressera din personals framförda problem. Se till att meddela gästdeltagaren om huvudproblemet som ni behöver diskutera inför din personal minst 1–2 veckor i förtid. Då får gästen god tid att förbereda och strukturera sitt tal så att det inte tar mer än 15–20 minuter av ditt möte.
Kostnadsfri agendamall för ditt personalmöte
För att hjälpa dig att komma igång med detta har vi skapat en mall som överensstämmer med allt som har nämnts i det här blogginlägget. Mallen för personalmöten kan anpassas så att den passar just ditt möte. Ladda ner den på länken nedan!
