Noen selskaper bidrar til å forme bymiljøet vårt på en svært håndgripelig måte. Skandia Fastigheter er et slikt selskap. Eiendomsselskapet som eies av Skandia Liv, forvalter totalt 132 eiendommer til en verdi av 67 milliarder svenske kroner, med særlig fokus på de store byene Stockholm, Göteborg og Malmö. Skandia Fastigheter investerer hvert år store summer i byutviklingsprosjekter.
Tusenvis av leverandører
Som eiendomsforvalter er Skandia Fastigheter avhengig av gode og langsiktige relasjoner med leverandørene. Dette gjelder, ikke minst, innen bygg og anlegg, men kan også omfatte selskaper som for eksempel står for drift og vedlikehold. De 180 medarbeiderne håndterer til sammen 2 200 leverandører, inkludert 180 strategiske rammeavtaler. Det er også stor utskiftning av leverandører, og mange av dem blir evaluert hvert år.
Dette reiser spørsmålet om bærekraftige leverandørkjeder i en virksomhet som er preget av høye bærekraftsmål. Hvordan kan et selskap med så mange leverandører sikre at de oppfyller kravene til verdikjedene sine?
Utfordringen i en desentralisert organisasjon
John Erup er innkjøpssjef i Skandia Fastigheter. Med ti års erfaring fra innkjøp, byggeprosjekter, ledelse og miljøledelse i selskapet, har han en uvanlig god forståelse for utfordringene som leverandørproblematikken fører med seg. John og kollegene hans i Skandia Fastigheter har strukturert leverandørstyringen for å fremme innovasjon og sikre en bærekraftig verdikjede.
Ifølge ham er utfordringene ikke bare knyttet til antall leverandører. Det handler også om kompleksiteten i en desentralisert organisasjon.
- Innkjøpsfilosofien vår er litt annerledes enn i en klassisk innkjøpsavdeling. Forretningsmodellen vår er basert på desentralisert ansvar i organisasjonen. Som innkjøpsavdeling foretar vi ikke fysiske innkjøp. I stedet gjøres det på forretningsområdenivå, noe som kan være utfordrende i seg selv. De ansatte er vant til å ha et stort handlingsrom, og risikoviljen og betingelsene kan variere avhengig av segment. Avdelingene kan ha ulikt fokus i innkjøpsarbeidet. Det er derfor viktig å ha et godt samarbeid med støttefunksjonene, også på leverandørsiden, for å sikre langsiktighet.
I Skandia Fastigheter er det en sentral oppgave for innkjøpsavdelingen å støtte resten av organisasjonen, sier John.
- Vår rolle i innkjøpsavdelingen er å sørge for at de rette forutsetningene er på plass. I innkjøpsavdelingen gir vi støtte i form av effektiv administrasjon, og bistår med analyser som gagner virksomheten deres, slik at de kan gjøre gode forretninger. Støtten vår spenner fra hjelp med strategisk leverandørstyring; til rammeavtaler, maler, policyer og verktøy, som hjelper forretningsområdene med å lykkes.
John Erup, innkjøpssjef i Skandia Fastigheter
Kravhåndtering sammen med Stratsys
Et spesielt viktig spørsmål for innkjøpsavdelingen handler om å stille de rette kravene. Det handler om å minimere negativ eksponering og risikostyring, både overfor markedet og på tvers av verdikjeden. Dette er noe Skandia Fastigheter har stort fokus på.
- Vi setter høye standarder, men det som ser bra ut på papiret, kan være vanskelig å følge i praksis. Dette er noe vi hjelper kundene våre med, både i det operative og det strategiske innkjøpsarbeidet. Det viktigste for oss er effektiv styring og overvåking av leverandørkjeden. Men det er også viktig at vi utvikler kompetansen til innkjøperne våre.
John understreker at det er viktig å stille fornuftige krav, noe som kan være vanskelig med tanke på at prosessene er forskjellige fra prosjekt til prosjekt. I virkeligheten er det for eksempel ikke mulig å knytte alt til rammeavtaler. Som innkjøper må du identifisere hvor risikoen ligger, slik at du kan fokusere innsatsen der den gjør mest nytte. I dette arbeidet er prosedyrer nøkkelen.
Skandia Fastigheter har lenge jobbet med risikostyring knyttet til leverandørstyringen - et utviklingsarbeid som har foregått i tett samarbeid med Stratsys. Tidligere måtte leverandørstyringen i større grad gjøres manuelt og med betydelig lavere nøyaktighet enn det som nå er mulig med systemstøtte og innkjøpsrutiner. Det er også et bedre sentralisert innkjøpsperspektiv for leverandørstyringen.
Et sentralt spørsmål da de nåværende rutinene ble etablert for rundt to år siden, handlet om å vurdere risiko på en fornuftig måte:
Hva er risikoen knyttet til ulike områder og bransjer? Dette er spørsmål vi har jobbet med, sammen med Stratsys, i flere år.
- Hva er risikoen knyttet til ulike områder og bransjer? Hvor bør vi begynne? Dette er spørsmål vi har jobbet med, sammen med Stratsys, i flere år. I dette arbeidet er et sentralt aspekt hvordan vi prioriterer det som står i lovgivningen, for eksempel når det gjelder å vurdere krav til påvirkning. Her ser vi på ulike kategorier av leverandører; aktive og passive leverandører, samt indirekte leverandører, forteller John.
Kunsten å leve mens man lærer
Hvordan ser da Skandia Fastigheters due diligence-arbeid knyttet til risikostyring ut i praksis?
- Som andre selskaper har vi etiske retningslinjer. Men det er minst like viktig å sørge for at leverandørene lever opp til dem. Allerede for en del år siden utarbeidet vi en prosedyre for bærekraft i innkjøpsprosessen sammen med Stratsys. Den gir oss en struktur for hvordan vi jobber.
I likhet med Stratsys kan denne risikomodellen sammenlignes med en trakt.
Vi bruker Stratsys sin due diligence-modell for risikostyring for alle leverandørene våre. Den gir oss en veldig god oppfølging.
- Vi bruker Stratsys sin due diligence-modell for risikostyring for alle leverandørene våre. I den er verifisering det første trinnet. Vi ser på selskapets finansielle status, eierstrukturer og om de har en legitim virksomhet. I screeningen jobber vi med advarselslister og sanksjonslister. Dette er noe vi gjør hele tiden, og det gir oss en veldig god oppfølging.
- Vi gjennomfører også risikoanalyser av leverandørene ved hjelp av egenvurderingsskjemaer, såkalte SAQ-er, og stikkprøver. Via Stratsys kan vi vurdere risiko og notere oss hva leverandørene har fylt ut. Noen leverandører kan komme til å fylle ut SAQ-er, for eksempel de som er høyrisikoleverandører, da kan det også bli besøk og inspeksjoner på stedet.
Systemstøtte - avgjørende
En avgjørende brikke i puslespillet med krav er spørsmålet om systemstøtte. For John er det ingen tvil om at systemstøtten spiller en nøkkelrolle. Som han uttrykker det, gjør effektiv systemstøtte det enkelt å gjøre det rette.
- Den store fordelen med en systemstøtte som Stratsys er at du kan få mange ting på plass. Det er til stor hjelp, ikke minst fordi vi ikke alltid hadde juridisk støtte da vi begynte med leverandørstyring. Takket være Stratsys får vi et veldig klart bilde av hvordan vi ønsker å jobbe. Samtidig er det alltid en gjensidig utvikling.
Hos Stratsys er de eksperter, med en fantastisk organisasjon som kan fange opp spørsmål og ta de videre, noe som er flott.
- Stratsys er ikke bare en systemleverandør, men en tjenesteleverandør med bredde og fleksibilitet. I stedet for bare å levere systemet, får vi hjelp til å identifisere risiko, oppdatere datasystemet, håndtere spørsmål og ta fornuftige beslutninger. Alt dette er helt fantastisk. Stratsys er eksperter, og de har en flott organisasjon som kan fange opp problemer og ta de videre, noe som er flott.
Stratsys er også verktøyet for bærekraftsrapportering, noe som er et stort tema i forhold til morselskapet Skandia Liv. Men fremfor alt sikrer systemstøtten et adekvat arbeid knyttet til aktsomhetsvurderinger i verdikjeden - på daglig basis.
Leverandørrevisjonen i Stratsys er noe vi ikke kan klare oss uten.
- Jeg logger meg daglig inn på leverandørrevisjonen vår i Stratsys, hvor jeg kan se alle våre aktive leverandører. Det er noe vi har stor nytte av, og som vi deler med organisasjonen - ikke minst for å lage rapporter eller som en del av anskaffelser. Du kan jobbe på mange forskjellige måter med leverandørrevisjonen i Stratsys. Det er noe vi ikke kan klare oss uten, avslutter John.
Vil du vite mer om hvordan Stratsys kan hjelpe deg i arbeidet med due diligence? Kontakt oss, så forteller vi deg gjerne mer. Du kan også lese mer om Stratsys sin Due Diligence-løsning her.
