Leverantörsuppföljning i offentlig sektor

Med Lisen Zethraeus (CMO, Stratsys)

Lisen Zethraeus | 00:01

Hallå, nu är vi live till vårt webinar som heter Leverantörsuppföljning i offentlig sektor, och vi är otroligt glada att vi har sett så mycket intresse kring det här webbinariet. Jag ser att vi fortfarande har fler och fler som ansluter. Idag ska vi prata om leverantörsuppföljning från två olika perspektiv: både från hållbarhetsperspektivet och hållbara värdekedjor, och det legala perspektivet.

Lisen Zethraeus | 00:28

Så vi är väldigt glada att vi har med oss både vår alldeles egna Anna Lindstedt, som är vår ESG Supply Chain Lead på Stratsys, och Jimmy Carnelind, gästtalare från advokatbyrån MAQS. Han är expert på LOU och offentliga upphandlingar. Så en perfekt mix om du frågar mig – två experter som kompletterar varandra väldigt väl. Den här tiden är till för er, där alla förhoppningsvis kommer känna sig mycket klokare vid slutet av de här 45 minuterna som vi har tillsammans.

Lisen Zethraeus | 01:07

Så som det kommer gå till är att jag kommer vara er moderator idag. Jag heter Lisen Zethraeus och är marknadschef här på Stratsys, och jag kommer se till att vi får ett flyt på vår session idag och att jag kan fånga era frågor. För här är det verkligen avsatt tid för att ni ska kunna ställa era frågor och att vi ska kunna förmedla dem till Anna och Jimmy.

Lisen Zethraeus | 01:42

Innan jag släpper in Anna, som är vår första talare, så vill jag ställa er två snabba frågor, lite för att få en känsla av var alla står i rummet. Vi har ju offentlig sektor som huvudtema, och det ser vi också på dem som är anmälda. Det är absolut en majoritet från offentlig sektor, både från kommun, från myndighet och från regioner och kommunala bolag – och en spridning över hela landet. Rollerna är inte heller förvånande, kopplat till inköp, upphandling och hållbarhet bland annat.

Pollfrågor – nuläge och utmaningar

Lisen Zethraeus | 02:04

På det stora hela så skulle jag vilja fråga er två frågor, och vi börjar med den första, som handlar om det finns en uppföljning på plats idag. Nu ser vi lite svar som kommer fram här. Bra att man får lite tid att värma upp.

Lisen Zethraeus | 02:20

Då ser vi lite vad vi har i rummet. "Delvis, för vissa avtal" är vanligaste svaret. 17 % upplever att man har den här strukturerade, återkommande uppföljningen för de flesta avtal – lite mer hockey, en tredjedel ungefär – och ett antal som inte vet. Stort tack för det.

Lisen Zethraeus | 02:47

Då ska jag vara duktigare på knapphanteringen här och starta fråga nummer två. Den handlar mer om om det finns några utmaningar, om ni känner några hinder i arbetet idag. Som ni borde se i era fönster nu: vad upplever ni är den största utmaningen med leverantörsuppföljningen just nu? Är det tidsbrist, otydliga krav vad som gäller internt, eller svårt att få med sin verksamhet?

Lisen Zethraeus | 03:31

Den här långa frågan handlar faktiskt om LOU. Jag ser att texten inte riktigt fick plats där – osäkerhet kring vad som är möjligt och tillåtet enligt LOU, det är den osäkerhetsfrågan. Tack ska ni ha för det. Då ser vi att tidsbrist och otydliga krav eller ansvar internt absolut är de mest vanliga anledningarna. Mycket av det här kommer vi ju prata om idag, och jag uppmanar er alla att också utnyttja den här tiden till att ställa frågor helt enkelt.

Del 1: Hållbar leverantörsuppföljning i praktiken

Med Anna Lindstedt (ESG Supply Chain Lead, Stratsys)

Lisen Zethraeus | 04:17

Så med det är vi redo att hoppa in i dagens innehåll och vår första talare idag – det är vår alldeles egna expert Anna Lindstedt. Vi flippar upp dig i bild här. Anna, hej och välkommen in i sändningen.

Anna Lindstedt | 04:48

Tack och god morgon. Det här är en bra tid – många är kanske på väg in till jobbet, och jag är glad att få fånga så många idag. Jag är glad att få prata för offentlig sektor idag. Jag pratar oftare för privat sektor, så jag tycker att det ska bli jätteroligt idag. För offentlig sektor har ju en del utmaningar som privat sektor inte har.

Anna Lindstedt | 05:20

Innan vi hoppar vidare ska jag bara berätta lite mer om mig själv. För er som inte har träffat mig tidigare, väldigt kort: jag har jobbat med hållbarhetsfrågor i över 20 år. Jag brukar säga att jag har gjort det mesta inom hållbarhet. Jag var partner, VD och senior rådgivare på ett hållbarhetskonsultbolag i ungefär 15 år, och sen grundade jag och var VD för ett SaaS-bolag som också jobbar med hållbarhetsfrågor – specifikt due diligence av leverantörskedjor.

Anna Lindstedt | 05:55

Vi hade ju förmånen att bli köpta av Stratsys 2024, och så jobbar jag med de frågorna här. När det gäller just hållbara leverantörskedjor har jag gjort allt ifrån att gå in på stora inköpsavdelningar och hjälpa till att sätta upp processer för hur man ska jobba med det här, men jag har också gjort inspektioner runt om i världen. Jag är certifierad lead auditor enligt SA 8000, så jag har haft förmånen att klampa runt på alla möjliga olika sorters leverantörer runt om i världen. Så det är min bakgrund.

Motiv för att jobba med leverantörsuppföljning

Anna Lindstedt | 06:37

Då hoppar vi in i dagen. Så här mycket handlar offentlig sektor upp varje år – det vill säga, ni har ju en enorm möjlighet att påverka. Det är fantastiskt stora summor vi pratar om, så ta den chansen att påverka och jobba med hållbarhetsfrågor. Vad har vi för motiv för att göra det här? Det finns ju mängder med olika motiv till att jobba med tillbörlig aktsamhet – eller due diligence, det är samma sak – och leverantörsuppföljning.

Anna Lindstedt | 07:19

Dels handlar det om lagefterlevnad. Det finns ett antal lagar som täcker in det här området. Det handlar också om att det finns en uttalad nationell strategi att offentlig upphandling ska jobba med hållbarhetsfrågorna och följa upp leverantörer på det här. Det handlar om att undvika negativ publicitet, och det handlar också om att möta intressenters förväntningar. Det vet jag att min kollega här, Jimmy, kommer prata om idag – det handlar också om att undvika kostsamma processer. Men kanske det roligaste motivet av allt handlar om att driva hållbarhetsagendan och driva förändring.

Lagefterlevnad – vilka lagar träffas du av?

Anna Lindstedt | 08:06

Vi ska titta lite snabbt på det här med lagefterlevnad. Offentlig sektor är ju inte en homogen grupp, utan ni är väldigt många olika typer av organisationer – allt ifrån kommunala och statliga bolag till kommuner, regioner, myndigheter och så vidare. Och det ser lite olika ut vilka av de här lagstiftningarna ni potentiellt träffas av.

Anna Lindstedt | 08:33

Men det vi kan konstatera är att det dels finns lagstiftningar som handlar om tillbörlig aktsamhet, det vill säga att man ska följa upp på leverantörens processer – att de har schyssta arbetsvillkor, att de inte skadar miljön och så vidare. Exempel på den typen av lagstiftning är CSDDD, och det finns också den typen av krav i LOU.

Anna Lindstedt | 08:59

Sen har vi en rad lagstiftningar som handlar om själva produkterna som man köper. Här har vi en del på plats redan och en del saker som kommer. REACH har vi haft sedan länge, och det är ju relevant att vi inte har otillåtna kemikalier och farliga substanser, eller för höga halter av det. Vi har CBAM på plats nu som handlar om klimattullar på koldioxidintensiva varor.

Anna Lindstedt | 09:33

Det har varit mycket prat om EUDR som täcker in produkter inom vissa områden, där syftet är att vi ska förhindra illegal avverkning. Det är produkter som trä, kaffe och kakao och så vidare – det finns många sådana exempel. Sen har vi också lagstiftningar som handlar om att man behöver rapportera på det här arbetet, som CSRD och taxonomin. Så det ser lite olika ut beroende på vilken typ av organisation ni är, hur många av de här lagstiftningarna ni träffas av. Det är viktigt att ni gör en analys och helt enkelt kartlägger vilka som är relevanta för er.

Upphandlingsprocessen i fyra steg

Anna Lindstedt | 10:11

Låt oss då hoppa in och titta på hur man kan lägga upp ett sånt här arbete. Här har vi en förenklad upphandlingsprocess där vi från vänster har våra leverantörer och deras produkter, och så har vi fyra steg i den här processen. I verkligheten är det ju flera steg, till exempel i anbudsförfarandet, men jag har slagit ihop dem så att det inte ska bli en alltför lång pil.

Anna Lindstedt | 10:46

Första steget handlar om en anbudsutvärdering. Nästa steg är avtalsskrivningen, där man lägger in sina krav. Därefter signerar man ett avtal, så allt som händer efter det är uppföljning av de kraven, och också utveckling – det vill säga om leverantören behöver förbättra sig på ett område. Jag tänker att vi ska prata igenom de här fyra områdena lite snabbt.

Anbudsutvärdering och avtalsskrivning

Anna Lindstedt | 11:25

Anbudsutvärdering. Här jobbar de flesta väldigt bra, skulle jag säga. Man tar in anbud, man bjuder in brett, och man gör en omfattande screening många gånger i det här skedet. En screening som handlar om till exempel ägarstrukturer – vem är det som leder de här bolagen, att man är finansiellt stabil, att man inte finns på sanktionslistor eller olika typer av varningslistor. Så här görs ofta ett ganska omfattande arbete i screeningen.

Anna Lindstedt | 12:07

Det är också vanligt att man har frågor under anbudsutvärderingen som rör hållbarhet, där man frågar om till exempel arbetsvillkor och miljö och så vidare. Så i det här steget görs det mycket idag. Ett exempel på någonting som kan vara en dealbreaker – det vill säga att den leverantören inte får fortsätta – kan vara att man är dömd för ekonomisk brottslighet.

Anna Lindstedt | 12:43

Nästa steg handlar om avtalet, och här lägger man in de villkor som ska gälla. De allra flesta har en uppförandekod för leverantörer, och uppförandekoden är en hygienfaktor – det minimum som alla leverantörer ska uppfylla. Sen kan man också lägga med, och det görs ganska ofta, övriga avtalsvillkor som är specifika vid en offentlig upphandling, antingen kopplat till hur en tjänst ska utföras eller en produkts egenskaper.

Anna Lindstedt | 13:26

Här skulle en dealbreaker kunna vara att man inte accepterar villkoren. Normalt sett ska man inte behöva hamna här, för det ska man veta innan, men det är teoretiskt en möjlighet. Här upplever vi också att man gör mycket – många har idag en uppförandekod för leverantörer på plats. Man skulle kunna jobba mer aktivt med övriga avtalsvillkor, men det ställer också rätt stora krav på organisationen: att man har den kompetensen och den tiden att göra det. Men man kan säga att uppförandekoden för leverantörer är ett absolut minimum.

Uppförandekod och internationella konventioner

Anna Lindstedt | 14:13

Så här brukar det se ut, det som ligger i uppförandekoden. Den grundar sig dels på nationell lagstiftning i det land som leverantören befinner sig i, men också på en rad FN-deklarationer och konventioner som är allmängiltiga globalt. Det här är viktigt, för många gånger är våra leverantörskedjor globala, även om man kanske har ett avtal i första led med en svensk leverantör. Går man ner i leden ser man ofta att kedjorna är globala.

Anna Lindstedt | 14:37

Den typen av deklarationer och konventioner som är vanliga, det är FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna, som täcker grundläggande mänskliga rättigheter. Vi har ILO:s kärnkonventioner, och det här är mycket kopplat till arbetsrätten. Vi har barnkonventionen och FN:s konvention mot korruption. Många har också en grund i OECD:s riktlinjer och Ruggie-principerna. De här två handlar mycket om just tillbörlig aktsamhet och processerna för att göra en riskbaserad uppföljning av sina leverantörer – det vill säga, där risken är störst, där ska man fokusera.

Anna Lindstedt | 15:35

När det gäller särskilda villkor har Upphandlingsmyndigheten en fantastisk kravbank som man kan botanisera i och hämta mycket färdigt material, helt enkelt för att få hjälp med att ställa krav. Sen är det viktigt – och här ser jag att det brister ibland – att man också i avtalen ska vara väldigt tydlig kring uppföljningen. Vad i kontraktet ska följas upp, vilka krav helt enkelt.

Anna Lindstedt | 16:06

Och hur ska det gå till? Det ska ni speca i avtalet, och ni ska också vara tydliga med hur avvikelser kommer hanteras – det vill säga eventuella brister, hur de ska rapporteras in och hur leverantören ska hantera dem. Det ska också vara tydligt vad som är grund för uppsägning om det skulle komma till det. De två sista punkterna här kan man jobba med förbättringar på.

Uppföljning – riskbaserad due diligence

Anna Lindstedt | 16:38

Då ska vi kika lite grann på nästa steg, nämligen uppföljning. Uppföljningen görs på de krav som ni har ställt i avtalsfasen, så den kommer vara på lagstiftningen, på de internationella konventionerna och deklarationerna som ni har med er i kravställningen, och på andra eventuella villkor. I verktygslådan för uppföljning finns det massor med bra verktyg att jobba med.

Anna Lindstedt | 17:09

När det gäller det här med att man ska ha en riskbaserad due diligence-process – eller en process för tillbörlig aktsamhet, vad man väljer att kalla den – så är det bra att göra en riskanalys först, så att man vet var någonstans man ska fokusera sina resurser. En riskanalys kan vara väldigt avancerad. Den kan också vara väldigt enkel. Men ett minimum, skulle jag säga, är att följa upp på land, därför att hållbarhetsriskerna är väldigt tätt kopplade just till var i världen vi befinner oss.

Anna Lindstedt | 17:44

Det andra handlar om vilken bransch det är, eller inköpskategori om man hellre vill det. Även här har vi vissa branscher där vi vet att hållbarhetsriskerna är större, och det gäller även på hemmaplan. Till exempel i tjänsteleveranser inom bygg, städ, tvätt, en del hotell och restaurang och så vidare har vi högre hållbarhetsrisker. Så riskanalys är ett bra ställe att börja för att helt enkelt hitta var risken är störst.

Anna Lindstedt | 18:24

Sen kan man jobba med screeningen. Många gånger gör man det här i början av anbudsutvärderingen, men det är sällan det följs upp. Vi vet ju tyvärr att om det finns kriminella element så kanske allting är jättesnyggt och städat under upphandlingen, och sen när man har fått kontraktet så byts kanske ägarstrukturer och ledande befattningshavare och så vidare. Så det kan vara bra att göra en sån uppföljande screening också, och se till att ingenting har förändrats och att man fortfarande är finansiellt sund exempelvis.

Anna Lindstedt | 19:01

Sen kan man jobba mycket med frågeformulär för att följa upp, och då brukar man ha lite längre formulär i uppföljningsskedet, kanske för att gå ner mer i detalj och följa upp på alla kraven man har. Det är ett väldigt kostnadseffektivt sätt att göra det på – det tar väldigt lite tid för organisationen. Det viktiga är att man har relevanta formulär och, som jag brukar säga, smart formulerade frågor och inte på förhand givna svar. Man behöver vara lite kylig när man ställer frågorna, så ställ inte frågan "har ni barnarbete, ja eller nej", för då vet leverantören vad de ska svara oavsett hur det ser ut.

Anna Lindstedt | 19:47

Skrivbordsrevisioner är också ett verktyg för att följa upp. Effektivt – tar lite mer tid, men kan också vara ett bra verktyg att jobba med. Sen har vi två stycken som handlar om när man är på plats: antingen ett platsbesök, och då brukar vi prata om att det kan vara någon som är där i ett annat ärende och helt enkelt dokumenterar det man ser.

Anna Lindstedt | 20:16

Eller så gör man en fullskalig inspektion, och då behöver man ha utbildning för det. Men det finns hur många inspektörer som helst man kan hyra in om man inte har det själv internt. Sen ska man också samla data, för till många av de här lagstiftningarna behöver man leverera data, och det ska man passa på att göra på samma gång. Så när ni skickar ut ett frågeformulär för att följa upp på era avtalsvillkor, se också till att ni plockar in den data ni behöver. En dealbreaker i det här skedet kan vara allvarliga avtalsbrott, och då är det viktigt att det är tydligt i avtalet att det är en grund för uppsägning.

Utveckling och avvikelsehantering

Anna Lindstedt | 21:01

Sista steget handlar om utveckling, och här är avvikelsehanteringen – det vill säga när man upptäcker att leverantören gör någonting som inte är fullgott enligt de avtalsvillkor man har. Då behöver leverantören åtgärda de här problemen, och det vill man ju också följa upp att det görs. Det här är egentligen det intressantaste steget, nämligen att man utvecklar leverantören. Ett exempel på en dealbreaker här är helt enkelt att man inte åtgärdar allvarliga avtalsbrott från leverantörens sida – det skulle kunna vara en grund för uppsägning.

Datainsamling för olika lagstiftningar

Anna Lindstedt | 21:40

Så alla de stegen ingår, och här behöver man plocka in data, dels på hela processen så man har gått igenom det för sin hållbarhetsrapportering om man behöver göra en sån. Men sen kommer man också behöva specifik data beroende på vilka lagstiftningar man träffas av. Det kan vara till exempel EUDR – då behöver man lämna data till TRACES. Är det REACH kan man behöva lämna data till SCIP-databasen.

Anna Lindstedt | 22:10

Och är det CBAM kan man behöva lämna data till CBAM Transitional Registry, så ni behöver ha koll på vart den här datan ska in. Som lite grädde på moset är det också viktigt att komma ihåg att den här datan ibland ska samlas längre ner i leverantörsledet, så det är inte alltid den är kopplad till första ledets leverantörer. Det här behöver man titta på i respektive lagstiftning – var datan ska samlas in någonstans. Så det finns saker att ta tag i, men jag säger tack för att ni har lyssnat på mig, och sen ska jag släppa in Lisen och Jimmy.

Del 2: Det legala perspektivet

Med Jimmy Carnelind (advokat/partner, MAQS Advokatbyrå)

Lisen Zethraeus | 23:01

Tack snälla alla, och med det kommer jag bjuda in Jimmy här i bild. Anna, du kommer tillbaka för frågorna på slutet. Då skulle jag vilja hälsa varmt välkommen till advokaten och partnern Jimmy Carnelind från MAQS. Välkommen till webbinariet. Du har ju suttit backstage här och hört allting som har sagts hittills. Jimmy, jag tänkte be dig att lite kort presentera dig innan vi hoppar in i din presentation.

Jimmy Carnelind | 23:39

Gärna, trevligt att vara på plats även om det är digitalt. Jimmy Carnelind, som sagt, heter jag. Jag jobbar med offentlig upphandling på MAQS Advokatbyrå, men det är både renodlad offentlig upphandling och en hel del tvister kopplade till offentligt upphandlade avtal. Ett intressant ämne, det är min profession, där jag huvudsakligen företräder leverantörer, men även en del upphandlande myndigheter.

Jimmy Carnelind | 24:18

Vi har den sista tiden varit med i både granskningar från upphandlande myndigheter, men vi har också sett väldigt mycket ökad aktivitet från myndigheterna i sin uppföljning, i sin kontroll – vilket, om man får säga det så här i det här sammanhanget, drabbar våra klienter. Naturligtvis drabbar det på det viset att det är kostnadsdrivande både för myndigheterna och för leverantörerna. Det är väl lite grann den vinkeln jag kommer ha på det idag. Jag kommer inte alls gå in på lagstiftningen, och det finns ju fler, så möjligtvis kan vi plocka upp det i en fråga. Men jag tänkte ta lite övergripande vad som kan gälla ur ett legalt perspektiv här.

Legala effekter av bristande uppföljning

Jimmy Carnelind | 25:19

Om vi börjar med en legal effekt av bristande uppföljning från myndigheternas sida, kan det vara att man inte fångar upp brister som leverantören gör sig skyldig till. Men vi skulle också kunna ha det så här att man har ställt upp väldigt långtgående krav på uppföljning, men man gör inte det heller.

Väsentliga ändringar och otillåten direktupphandling

Jimmy Carnelind | 25:45

Och då har vi en systematik i LOU: i 17:e kapitlet handlar det bland annat om vilka ändringar man får göra i ett kontrakt. Det finns möjlighet att göra ändringar inom vissa gränser, men ändringarna får inte bli väsentliga, därför att en väsentlig ändring ses som en otillåten direktupphandling. Det vill säga, i det ögonblicket då ett avtal ändras på ett sätt som inte är tillåtet enligt LOU, då uppstår igen ett nytt otillåtet direktupphandlat avtal.

Jimmy Carnelind | 26:24

Och en väsentlig ändring – om vi bara kopplar lite grann till vad man kanske kan missa vid bristande uppföljning – så kan man ta ganska betungande vitesbestämmelser, exempelvis, eller skadeståndsbestämmelser. Men man skulle också kunna tänka sig att man har satt upp väldigt långtgående, tuffa och betungande krav på uppföljning – gör man inte det, ja, då kan man börja fundera på om det då faktiskt har skett en väsentlig ändring av det här avtalet. För om inte vitesbestämmelserna upprätthålls, då har man ju absolut ändrat den ekonomiska balansen till fördel för den här leverantören.

Jimmy Carnelind | 27:13

Och det här är någonting som har påverkat till exempel kalkylen av anbuden och riskbedömningen från leverantörerna – i vilken utsträckning man är beredd att ta de här riskerna och faktiskt lämna ett anbud, och till vilket pris.

Sanktioner mot upphandlande myndigheter

Jimmy Carnelind | 27:32

De sanktioner som kan uppstå för en myndighet är helt enkelt att en annan potentiell leverantör under avtalets gång kan ansöka hos förvaltningsrätten om att avtalet ska ogiltigförklaras. Nästa steg är att en annan leverantör skulle kunna rikta ett skadeståndskrav mot myndigheten. Även Konkurrensverket skulle kunna påföra en upphandlingsskadeavgift. Så det finns legala risker med att inte genomföra den uppföljning som man har förklarat för leverantören i upphandlingsdokumentet att den kommer att ske.

Vikten av tydliga avtal

Jimmy Carnelind | 28:26

Nästa fråga – vi var inne på det lite grann här, vi tittade på bilden kring avtal – det här är oerhört viktigt för myndigheterna. Man kan inte peka på LOU under ett pågående avtal och säga att "nu ska vi kontrollera er". "Jaha", säger leverantören, "på vilket villkor då?" "Nej, men vi är en öppen myndighet, vi måste kontrollera." Ja, det måste ni göra, men ni har inte sagt på vilket sätt ni ska göra det, och ni har inte sagt vad som ska bära kostnaderna för det. Så det här kräver att man är väldigt noga i förarbetena till upphandlingen, så att man verkligen lägger tid och kraft också på själva avtalet.

Jimmy Carnelind | 29:11

Jag har sett allt från högt till lågt, från väldigt gedigna, skrivna material till i stort sett inget material alls. Ha med er att när leverantörer tittar på anbuden så gör man alltid en riskbedömning: var kommer det här att kosta? Kommer det dyka upp några kostnader här för oss som gör att vi eventuellt måste ta höjd för det i vårt anbud när vi lämnar pris? Så försök att vara ändå rimligt balanserade – det kan finnas risk att man inte får in anbud om man ställer alltför långtgående och kostnadstyngda krav på leverantören i det här avseendet.

Civilrättsliga begränsningar vid felaktiga fakturor

Jimmy Carnelind | 30:10

Sen är det också intressant här, om man kopplar det – det här blir egentligen en mix mellan offentligrätten med offentlig upphandling och den civilrättsliga delen av att man faktiskt kanske hittar en avvikelse. Nu har vi pratat hållbarhet, men jag har varit involverad väldigt mycket det sista året i när upphandlande myndigheter, efter en väldigt lång tid in på avtalet, säger till leverantören att "ja, det är fel i den här sista fakturan, så vi vill att ni går igenom alla fakturor som ni har ställt ut till oss under hela avtalet".

Jimmy Carnelind | 30:51

Det är möjligtvis så att man offentligrättsligt skulle kunna använda ett resonemang, åtminstone när man kommer till nästkommande upphandlingar, om brister i kvaliteten och så vidare. Men civilrättsligt kommer den här myndigheten ha oerhört svårt att exempelvis kunna kräva återbetalning av redan betalda fakturor. Ur det perspektivet kan vi som myndigheten inte sitta still i båten. Man har en civilrättslig skyldighet att granska fakturor, attestera dem och faktiskt betala dem.

Jimmy Carnelind | 31:33

Leverantörer kommer ju anse att myndigheten faktiskt har gått igenom och kontrollerat att den här fakturan är korrekt. Och även om du skulle kunna bedöma det som ett upphandlingsrättsligt felaktigt beteende, så har man en helt annan reglering civilrättsligt när myndigheten vill ha tillbaka pengar som man redan har betalat. Det är en helt annan process med helt andra beviskrav och så vidare. Så jag berörde det bara väldigt övergripande, och så hoppas jag att det kommer in mer frågor som vi kan ta mer i detalj.

Paneldiskussion och frågor

Med Anna Lindstedt (ESG Supply Chain Lead, Stratsys), Jimmy Carnelind (advokat/partner, MAQS Advokatbyrå) och Lisen Zethraeus (CMO, Stratsys)

Hållbarhetskrav vs LOU – hur långt kan man gå?

Lisen Zethraeus | 32:15

Tack snälla Jimmy, och superintressant att få höra ditt perspektiv. För det är verkligen, som man kan förstå av det här, ganska snårigt vad som förväntas av en i alla led. Jag tänker att jag bjuder in Anna Lindstedt här också i bild, så vi har samlat alla tre. Det är lite det du beskriver med uppföljning, Jimmy – finns det motsättningar i det här med att följa hållbarhetskrav och vad man ska lägga in i en LOU-upphandling med sina krav? Hur långt kan man gå? Finns det en balansgång där?

Jimmy Carnelind | 32:59

Jag är ju inte expert på hur långt man måste gå beroende på vilken lagstiftning som finns kring hållbarhet. Den måste man ju följa, och det måste naturligtvis avspeglas i avtalet, så jag tror att jag lämnar över svaret, eller frågan, här till experten.

Anna Lindstedt | 33:26

Ja, men tack. Det finns ju inget snabbt och enkelt svar, utan det beror helt enkelt på vilken lagstiftning man träffas av. Och det är kopplat dels till den egna organisationen – storleken på den till exempel, och om man är ett statligt bolag eller en kommun och så vidare, eller om man är ett bolag eller en annan organisation. Så det är en faktor som spelar roll kring vad man måste ta hänsyn till. Men sen är det också kopplat till produkter, och där behöver man titta på vilken lagstiftning som följer olika produkter som handlas upp. Så man måste tyvärr göra det jobbet, helt enkelt.

Cybersäkerhet och nya lagstiftningar i upphandlingar

Anna Lindstedt | 34:13

Och sen inser jag, i leverantörsuppföljning – vi har också fått frågor här om DORA och NIS2, så det är ett brett spektra. Jag tipsade om det nu, för det finns ju så många olika spår att gå in i. Men vi kommer ju prata om cybersäkerhetslagen senare idag.

Lisen Zethraeus | 34:36

Kanske börja med dig, Jimmy: ser du att det här perspektivet ofta breddas, både från ett cybersäkerhetsperspektiv, och hur hamnar det in i offentliga upphandlingar?

Jimmy Carnelind | 34:52

Jo, men det ser vi ju. Ett exempel på det är en upphandling som min klient skickade över, där det var första gången som de träffade på IPI-förordningen – beslutet från EU om begränsning av kinesiska leverantörer, men även varor från Kina, som får förekomma i olika typer av medicinteknikupphandlingar. Det kom ju in naturligtvis. Det är ju ett paket med kringliggande lagstiftning, som det som redan är fattat men också det som ser ut att vara på gång att fattas ytterligare. Det här måste upphandlande myndigheter verkligen vara pålästa på, för det måste naturligtvis avspeglas i upphandlingsdokumenten.

Jimmy Carnelind | 35:50

Men det är inte riktigt kopplat till uppföljning i sig. Mitt perspektiv på det hela är att det inte bara kommer gå att hänvisa till att "vi har ny lagstiftning, så nu ska vi kontrollera er". Nej, säger leverantören, ni har ställt krav på att vi ska göra detta, och det har vi bekräftat genom att lämna in anbud. That's it. Vi ger inte er tillträde till någonting överhuvudtaget med mindre än att vi får betalt för det extra arbetet. Ni har inte skrivit någonting i avtalsvillkoren om att det här ska ingå, och framförallt inte kostnadsfritt – och då har man en kollision.

Jimmy Carnelind | 36:28

Så ur det perspektivet är det så viktigt att man inte glömmer att jobba med avtalet: vad är det för typ av material, och vad är det för typ av insyn man ska få hos leverantörer och underleverantörer? Avtalet är ofta det som kommer lite sist i en process när det kommer nyheter, så det hänger kanske inte riktigt med. Men jag vill inte heller måla ut det som att det alltid är bristfälligt – ibland är det jättebra. Problemet, som jag kan tycka, och jag vill verkligen slå ett slag för det här, är att när det kommer ny lagstiftning ser jag ofta att upphandlande myndigheter, när villkoren i och för sig är väldigt omfattande och juridiskt välskrivna, är så oerhört omfattande för leverantörerna.

Jimmy Carnelind | 37:26

Vi har ju klienter som på något sätt säger: "Jag kommer aldrig lämna anbud, det finns inte en chans att jag ställer upp på det här, det här är för långtgående. Vi vet inte som leverantörer vad det här kommer ta vägen, vad det kommer sluta i, och hur mycket tid, kraft och pengar det här kommer att kosta oss." Så rimlighet och balans, verkligen.

Kan man korrigera en betald faktura i efterhand?

Lisen Zethraeus | 37:44

Jag ser att vi har fått in en fråga här också från Oskar. Jag lägger upp den i bild – den handlar om man kan korrigera en betald faktura i efterhand, om man har ett löpande avtal och upptäcker ett fel i efterhand. Vad säger du om det, Jimmy?

Jimmy Carnelind | 38:06

Det finns också tidsaspekter att ta hänsyn till. Om det är någonting tillfälligt så har du skyldighet att agera, du har skyldighet att reklamera fel. Du kan inte sitta still i båten och låta leverantören tro att de har gjort rätt. Sen är det naturligtvis en skillnad om man upptäcker att det här har varit ett medvetet fuskande bland leverantörerna – det är en helt annan sak. Men om det har blivit små felaktigheter, eller någon överdebitering här och där, där leverantören har trott att "det här är min uppfattning av vad jag har rätt att ta betalt för", och sen så blir det attesterat och sen betalt – då är det svårare.

Otydliga krav och ansvar internt

Anna Lindstedt | 38:57

Jag tänkte bara följa upp på frågan innan, Lisen, och säga att det finns många andra områden som man också behöver följa upp på, och som man många gånger gör. Informationssäkerhet är ett, och där behöver man också kartlägga vilka lagstiftningar man träffas av – men cybersäkerhetslagen är väl den som ligger närmast till hands, och det handlar också om att följa upp på leverantörer. Precis som kvalitetsfrågor, och det kan vara livsmedelssäkerhetsfrågor i vissa fall.

Anna Lindstedt | 39:26

Min rekommendation här är att det här arbetet ska man samordna, så att man inte gör varje område för sig, för det kommer att ta onödigt mycket tid för organisationen och för leverantören. Så det vill jag passa på att skicka med också, även om vi har pratat om hållbarhet idag.

Lisen Zethraeus | 39:47

Vi tittade på pollen här i början också, och då såg vi bland annat att otydliga krav och ansvar internt är en stor blocker. Är det här någonting – har ni några tips på hur man tacklar den problematiken?

Anna Lindstedt | 40:08

Jag kan börja lite snabbt där. Jag tror att det är så i många offentliga organisationer att man gör upphandlingar som inte nödvändigtvis ligger under inköp. Ett exempel på det är externa utövare, som många gånger är en form av underentreprenör egentligen, men det är inte en upphandling som ligger på inköpsavdelningen. Så det här komplicerar saker lite grann – det kan vara många som är inne och sluter avtal med företag som ska leverera olika typer av tjänster och produkter. Så man behöver nog se över lite grann hur man kanske kan samordna den här typen av uppföljning över avdelningarna. Det är mitt tips.

Lisen Zethraeus | 41:00

Ja, från ditt håll, Jimmy, ser du där vart ägarskapet sitter?

Jimmy Carnelind | 41:04

Nej, jag ser nog att det är generellt det här också. Jag har utbildat tusentals personer på upphandlande myndigheter genom åren i grundutbildningar i LOU, och det som återkommer är ju att "vi har inte resurser", och det här läggs ovanpå. Och inga snabba hacks till att komma runt den frågan, nej.

Avslutning

Lisen Zethraeus | 41:37

Ständig utmaning. Jag ser nu att vi börjar närma oss – vi har två minuter kvar av webbinariet. Vi ser om vi får in några fler frågor här på slutet, så har vi tid till någon sista fråga. Vi har fått ett här om att man kan se det i efterhand, och det kan man absolut – alla våra webbinarier ligger alltid uppe efteråt, senast dagen efter själva sändningen, och är fria att dela till alla man vill internt. Vi kommer även dela presentationen efteråt. Vi skulle också verkligen uppskatta om ni kan ta en enkät och ge feedback på hur ni upplevde det här webbinariet, så vi kan fortsätta att ge er så relevant innehåll som möjligt.

Lisen Zethraeus | 42:27

Innan jag delar en länk till den här enkäten – några avslutande ord, Jimmy, som du vill att folk ska ta med sig?

Jimmy Carnelind | 42:43

Nej, men jag tycker att på alla sätt som normalt gäller när man upprättar en upphandling – när en upphandlande myndighet upprättar upphandlingsdokument – så gäller det att alla krav ska vara proportionerliga. Och det gäller även hur man väljer att göra uppföljningen, åtminstone om man anser att leverantören ska ställa upp gratis, oavsett i vilken utsträckning man väljer att författa sina avtalsvillkor.

Lisen Zethraeus | 43:15

Anna, några avslutande ord? Och vi ska också säga att du är nåbar, att du kan kontaktas efter det här om man har flera frågor – då är det bara att skjuta in till oss.

Anna Lindstedt | 43:26

Ja, några avslutande ord: systematik och samordning. Det är precis så för många inköpsavdelningar, och inte bara offentliga ska jag säga, utan det här gäller även det privata – mer att göra, mer lagstiftningar att ta hänsyn till, men ofta oförändrade resurser. Så det här är en utmaning för inköp generellt, skulle jag säga, och jag tror att man behöver jobba mer datadrivet, mer systematiskt och, som sagt, samordna över olika områden för att man ska vara effektiv med sina resurser.

Anna Lindstedt | 44:07

Och se till att ni har med det här i avtalen, så att ni inte hamnar i den här situationen som Jimmy beskriver. Sen kan jag faktiskt viska lite grann också: att i det privata så är det leverantörerna som tar kostnaderna, bara så att ni vet.

Lisen Zethraeus | 44:21

Fina, bra avslutande ord, och stort tack Jimmy för att du var med oss, och Anna, tack. Tack för alla som varit med. Vi uppskattar verkligen om ni kan ge oss en utvärdering i slutet – i den här utvärderingen hittar man också länken till presentationen från idag. Så med det säger jag stort tack och ha en bra dag. Hej.