Koordinering av informasjon, prosesser og oppfølging i et globalt forretningskonsern kan være en stor utfordring. For Stena AB, et konsern bestående av åtte store divisjoner og hundrevis av datterselskaper, var dette ikke bare en utfordring, men en daglig realitet. Tiden var inne for å gjennomgå prosessene deres og øke effektiviteten og produksjonen av arbeidet med internkontroll.
En tidkrevende prosess
Med ulike divisjoner og operasjonslinjer (fergefrakt, eiendommer, bulktransport, boring osv.) i flere land på tvers av ulike kontinenter, har koordinering av internkontroll hos Stena AB alltid vært en tidkrevende affære.
En av de mest tidkrevende aspektene ved koordinering av internkontroller var å samle inn og organisere ulike deler av kontrolldokumentasjon og testresultater på tvers av de ulike selskapene. Dokumentasjonen ble hovedsakelig organisert ved hjelp av Excel-filer og e-poster.
Finne oversikten
Ofte ble forskjellige Excel-filer som ble redigert av flere forskjellige personer sendt rundt samtidig. Denne måten å jobbe på resulterte i at det ble brukt mye tid på å organisere dokumentasjonen på en måte som alle involverte parter kunne bli enige om. Videre var det en enda større utfordring å skape en samlet oversikt.
"For å effektivisere internkontrollprosessen vår, begynte vi å se på ulike typer verktøy for å digitalisere internkontrollen vår. En kollega hadde hørt om Stratsys, og etter å ha gått igjennom noen webinarer var vi interessert i å få en demonstrasjon av verktøyet", sier Caroline Jakobsson, sjef for eierstyrning og selskapsledelse.
Den største utfordringen
En sentral suksessfaktor som Stena AB hadde identifisert var at et digitalt verktøy måtte gi stor brukervennlighet for å kunne fungere på tvers av deres globale virksomhet. Et verktøy som ikke kunne tas i bruk intuitivt ville aldri fungere. Så at implementeringsprosessen først og fremst var fokusert på å gi brukervennlighet kom dermed bare naturlig.
Den største fordelen
Med Stratsys implementert viste det seg raskt at Stena hadde realisert store effektivitetsforbedringer. Med all data, planlegging og oppfølging lagret i en delt arbeidsflyt, kunne dyrebar tid nå bli brukt på oppfølging og forbedret analyse.
"Det har blitt enkelt å finne den sist oppdaterte informasjonen, du kan raskt kjøre søk for å finne den informasjonen du ønsker, i tillegg til å ha en sanntidsoversikt over hva som er ferdig og hva som er forsinket. Med en risikoanalyse knyttet til dokumentasjonen kan vi følge hvilke kontroller som dekker en gitt risiko. Og med alle forbedringshandlinger lagret på samme sted, blir oppfølgingen av lokale selskaper virkelig effektiv", sier Caroline Jakobsson, sjef for eierstyrning og selskapsledelse.
Et langsiktig digitalt verktøy
Utover å dokumentere alle Stenas selskaper og deres prosesser i Stratsys, er det langsiktige målet å utvikle internkontrollprosessen ytterligere og inkludere andre typer operasjonelle risikoer (som for eksempel Bærekraft). De tror at en solid metode kombinert med et fleksibelt verktøy og arbeidsflyt vil styrke hele konsernet og bidra til å øke nåværende og fremtidige resultater.
