Organisasjonen opplevde at virksomhetsstyringen var vanskelig å forstå, det ble stort sett et dokument som havnet på hyllen og ikke ble jobbet aktivt med. Oppfølgingsarbeidet ble vanskelig og ikke spesielt systematisert. I tillegg jobbet alle avdelinger i ulike systemer, stort sett i ulike Excel-ark, noe som ikke ga den klarheten og enhetligheten de følte at de trengte. Fokuset landet snarere på å samle inn informasjon fra alle avdelingene, mer enn å diskutere og implementere forbedringer.
ForumCiv begynte derfor i 2012 å innføre en ny modell for virksomhetsstyring og oppfølging. Prosessene var basert på Lots-modellen og COSO-rammeverket. I forbindelse med dette besluttet ForumCivs ledelse å anskaffe et IT-system for å støtte organisasjonens behov for planlegging og oppfølging.
Tre hovedbehov
Det var fremfor alt tre hovedbehov som ForumCiv ønsket å tilfredsstille med anskaffelsen av en ny IT-støtte:
- Tilrettelegge for en rask og effektiv oversikt over gjennomføringen av forretningsplanen på ulike enheter og nivåer.
- Samle ulike relaterte planer og policyer i ett system (f.eks. forretningsplan, miljøpolicy, arbeidsmiljøplan) og tydeliggjøre ansvarsfordelingen for disse.
- Eliminere behovet for parallelle rapporteringssystemer og kommunikasjonskanaler når det gjelder organisasjonens planlegging og oppfølging.
"Å ha ryddighet og orden, samt å raskt kunne hente informasjon og dokumenter og dermed rapportere hvordan man jobber har stor verdi. Det handler om å skape tillit og gi et troverdig og korrekt bilde av organisasjonens virksomhet og arbeid", sier Mikael Drackner, ansvarlig for forretningsutviklingen i ForumCiv.
Valget falt til slutt på Stratsys-plattformen, som tilsvarte de høye kravene som ForumCiv hadde stilt, samt at det var det mest brukervennlige og fleksible systemet. At implementeringen kunne skje raskt og enkelt i organisasjonen var også en medvirkende årsak til valget av Stratsys. Prosjektet startet høsten 2012 og ble fullført ca. tre måneder senere.
"Etter innføringen av Stratsys sin løsning i organisasjonen har behovet for tydelighet og kontroll økt. Vi er blitt mer bevisste og mangler i vår tidligere virksomhetsstyring er blitt oppdaget. Vi er nå både tydeligere og mer konkrete i arbeidet vårt med å drive og utvikle virksomheten vår videre", sier Mikael Drackner.
I nær fremtid planlegger ForumCiv å bruke Stratsys til å administrere den interne kontrollplanen og de anbefalingene og kravene som fremkommer i ulike typer revisjoner av virksomheten. På lengre sikt planlegger ForumCiv å integrere løsningen med økonomisystemet deres.
"Systemet er fleksibelt og tilpasningsdyktig, samt møter behovene våre for kontroll og styring. Vi ser stadig nye muligheter der løsningen kan implementeres for å effektivisere arbeidet vårt enda mer."
"Kravet om åpenhet fra interessentene våre øker og Stratsys hjelper oss med å tydeliggjøre målene våre, følge opp arbeidet vårt bedre og kan også visuelt vise hvor vi ligger i forretningsplanleggingen og målstyringsarbeidet vårt", avslutter Mikael Drackner.
