Kundecase / Virksomhetsplanlegging / Kommune • 4 min read

Bedre planlegging og rapportering med Stratsys: Vestvågøy kommune

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Vestvågøy kommune tok i bruk plattformen til Stratsys allerede i 2015. Det har forbedret planleggingen og rapporteringen i kommunen betydelig.

Vestvågøy er en kommune i Lofoten i Nordland, og omfatter Vestvågøya og flere mindre øyer og holmer i havområdene rundt. Kommunen er Lofotens mest folkerike, med ca. 11 500 innbyggere.

– Vestvågøy er en god kommune å bo i. Kommunen har et godt forhold til innbyggerne, og vi får ofte mye skryt for de tjenestene vi leverer, sier Villy Angelsen.

Han er rådgiver innenfor økonomi og forskningsmedarbeider i kommunen. Tidligere har han vært økonomisjef, prosjektleder for omstilling, og administrativ kontroller.

– Som de fleste andre kommuner sliter vi med å få «skjorta ned i buksa», som vi sier på godt nordnorsk: midlene strekker ikke alltid til, forteller han.

Brede og fragmenterte

En vanlig utfordring som kommunene ofte har, er at de er brede og fragmenterte. Som regel er det er mange ulike ansvarsområder og brukergrupper som skal ivaretas. Dette inkluderer blant annet skoler, barnehager, helse- og omsorgstjenesten, tekniske tjenester og NAV.

– Kommunene er store organisasjoner med mange resultatenheter. Det innebærer at vi er avhengige av å ha gode verktøy som kan hjelpe oss i planleggingen, styringen og rapporteringen av aktivitetene, forteller Villy.

Mellom 2014 og 2016 ledet han et større omstillingsprosjekt i Vestvågøy kommune, der ett av målene var å finne et datasystem som kunne hjelpe til med å lette styringen mellom de ulike resultatenhetene. Valget falt på Stratsys.

– Det begynte med at vi sendte ut tilbudsforespørsel til en rekke leverandører av slike datasystemer. Vi valgte Stratsys fordi de på det tidspunktet var de eneste som kunne tilby en sektoroverbyggende styringsmodell for hele kommunen, sier han.

Implementeringen av datasystemet begynte allerede i 2015, og i 2016 var plattformen på plass for fullt. Siden den gang har kommunen stadig bygget på tjenesten – både i bredden og i dybden, ifølge Villy.

– De faste rapporteringene våre går nå gjennom Stratsys. Vi opplever det som et svært fleksibelt system, og selv om dette riktignok stiller en del krav til oss, er fleksible systemer stort sett utelukkende positivt, forteller han.

Strømlinjeformet rapportering og bedre oversikt

Rapportering i kommunen skjer vanligvis ved at en avdelingsleder rapporterer til sin enhetsleder, som deretter rapporterer til kommunalsjefen, som igjen rapporterer til rådmannen. Etter at Vestvågøy kommune implementerte Stratsys har nettopp denne rapporteringsprosessen blitt mer strømlinjeformet.

– Fordelen med å ta i bruk et system som Stratsys er at du får med deg hva som tidligere har blitt rapportert fra underliggende enheter. Det gjør at du kan bla deg tilbake i historikken og innebærer at du får god kontroll på rapporteringen.

Tidligere fløt det mye excel-ark og word-dokumenter rundt omkring i Vestvågøy kommune, men Villy forteller nå at de nå ser en betydelig gevinst i at alt av dokumentasjon er samlet på ett sted.

– Det gjør det også lettere å planlegge ut fra overordnede mål og strategier, og sette operative tiltak ut i livet, avslutter han.