Er du nysgjerrig på hvordan digitaliseringsprosessen av bærekraftsarbeidet kan se ut i en myndighet? I denne kundecasen forklarer det svenske Domstolsverkets Ann Härelind og Peter Gustafsson hvordan myndigheten jobber med digitalisering av Miljøstyringssystemet.
Bakgrunn
Domstolsverket har allerede jobbet med Stratsys sitt verktøy for bærekraftsarbeid i ett års tid når dette intervjuet gjennomføres. For å få et innblikk i hvordan myndigheten satte opp bærekraftsarbeidet, har vi snakket med Ann og Peter. Både Ann og Peter er engasjert i organisasjonens miljø- og bærekraftsspørsmål, Ann i rollen som virksomhetsstrateg og arbeidet med Domstolsverkets styringsprosess, og Peter i egenskap av miljøkoordinator og enhetsleder.
Hvordan jobber Domstolsverket med bærekraft?
– Ettersom Domstolsverket i Sverige har jobbet med forvaltningsprosessen sin i Stratsys i flere år, var det naturlig å supplere med Stratsys sin bærekraftsløsning for arbeidet med Agenda 2030 og Domstolsverkets miljøstyringssystem, sier Peter. Der jobber vi først og fremst mot målene om bærekraftig energi og bærekraftig forbruk og produksjon, men vi har også lagt inn vårt arbeid med likestillingsintegrering i plattformen.
Myndigheten valgte å utvikle bærekraftsløsningen basert på sin egen styringsprosess for å gjøre det enklere for brukerne. Ann og Peter forteller at gjenkjennelsesfaktoren gjorde det enkelt å komme i gang med arbeidet. Brukerne er fornøyde og systemet har fått god respons i virksomheten.
– Akkurat nå er vi i samtale med ledergruppene for de ulike avdelingene for å hjelpe dem med å utvikle aktiviteter basert på de felles målene vi utviklet i Miljøstyringssystemet, fortsetter Peter.
Hva er deres største utfordringer i arbeidet med bærekraft?
– Det er en utfordring å engasjere hele organisasjonen, selv om interessen for miljø- og bærekraftspørsmålene er stor, mener Peter. Vi er ferdige med det grunnleggende arbeidet, nå gjelder det å også starte opp maskinen og få alle med på toget. Dette gjør vi fremfor alt ved å etablere arbeidet i ledergruppene i de ulike avdelingene og la dem ta mer ansvar rundt miljømålene og engasjere medarbeiderne. Det har gått veldig bra så langt og det er et stort engasjement innad i hele organisasjonen, nå gjelder det bare å opprettholde det hele veien ut.
Hvordan jobbet dere med bærekraft før dere anskaffet Stratsys?
– Vi har jobbet med miljøledelse i løpet av flere år, men koordineringen fungerte ikke helt optimalt tidligere, fortsetter Peter. Nå har vi bedre struktur på organisasjonens grunnleggende arbeid og nye forutsetninger for å komme videre med miljø- og bærekraftspørsmålene. Vi er vant til å ha miljø-tankegangen med oss i det vi gjør, men med Stratsys får vi også hjelp til å strukturere og synliggjøre arbeidet. Vi har valgt å ha fullstendig åpenhet i Stratsys, hele organisasjonen kan følge arbeidet mot våre felles miljømål.
Hvorfor valgte dere Stratsys?
Domstolsverket har lenge brukt Stratsys i arbeidet med virksomhetsstyring, og de fleste i organisasjonen var allerede vant til å bruke systemet. Ann forteller at det derfor var en enkel reise da myndigheten i tillegg bestemte seg for å kjøpe bærekraftsløsningen for Agenda 2030.
For oss var det en stor suksessfaktor å kunne tilpasse bærekraftsproduktet til hvordan vårt styringssystem ser ut. Våre medarbeidere og ledere bruker allerede Stratsys i ledelsesprosessen, hvilket gjorde at implementeringen av bærekraftsløsningen gikk raskt. Vi har valgt å ha fullstendig åpenhet i Stratsys, hele organisasjonen kan følge det strategiske arbeidet mot våre felles mål.
– Ann Härelind, Domstolsverket
– Fremover tror jeg rapportfunksjonen kan bli verdifull, fortsetter Peter. Tidligere måtte jeg klippe og lime i PowerPoint, nå kan jeg enkelt ta frem en rapport direkte i systemet. Det ser jeg frem til når det er på tide å rapportere fremover.
Har dere noen tips til andre myndigheter om temaet bærekraft?
– Flere myndigheter har kontaktet oss fordi de er interessert i miljøstyringssystemet vårt og hvordan vi har digitalisert arbeidet. Vi er veldig fornøyde med Stratsys og det vi har fått til i bærekraftsløsningen, forteller Ann. Vi har virkelig sett effektene av å digitalisere arbeidet med miljøstyringen.
– Vi har jobbet etter prinsippet om at det skal være enklest mulig for brukerne. Ettersom bærekraftsløsningen ligner vår egen styringsprosess, har det fungert bra fra starten av. Vi har hatt et godt engasjement fra medarbeiderne og fokusert på å komme i gang med arbeidet stegvis. En viktig suksessfaktor har nok vært å ikke gjøre alt på en gang, men å starte med enklere oppgaver og gå videre ett skritt av gangen, avslutter Peter.
