Hvordan kommer du i gang med internkontrollarbeidet når det ikke er noen strukturer på plass? Hvordan gjenoppliver du en langsom eller stanset prosess? For å hjelpe deg og organisasjonen din har vi samlet noen av våre beste tips for å hjelpe deg med å sikre ros fra revisorene hver gang de er på besøk.
Steg 1: Utvikle en enkel og tydelig prosess
Dessverre er internkontrollarbeidet i mange organisasjoner sett på som vanskelig og noe "ekstra" som må gjøres på toppen av annet arbeid. Men som vanlig handler det om prosess og prosedyrer – hvordan vi gjør ting.
-
Utarbeide klare styrende dokumenter
Sørg for at de er konkrete og at innholdet er tilgjengelig. Unngå vaghet og bryt ned kompliserte prosesser til detaljnivå.
-
Sett klare forventninger
Bruk et planleggingshjul! Det er en utmerket måte å bryte ned alle de årlige aktivitetene på og gjøre dem synlige for virksomheten. Klarhet og enkelhet skaper trygghet og tillit.
-
Vær eksakt i definisjonene
Utvikle en ordliste! Det vil gjøre det lettere for hele organisasjonen å «snakke det samme» og sikre at alle vet forskjellen mellom risiko, kontroll, vurdering og handling.
-
Skap oversikt og gjennomsiktighet med et digitalt verktøy
Å samle all informasjonen på ett sted letter tverrfunksjonell læring og forhindrer at tid og energi går med til å finne opp de samme hjulene om og om igjen.
-
Integrer internkontroll med forretningsplanleggingen
Sørg for at alle jobber sammen! Å integrere internkontroller er en god måte å sikre at det ikke blir sett på som en parallell prosess som er på siden av "ekte" arbeid.
Steg 2: Endringsledelse krever mye energi
Med en klar plan og struktur som viser hvor du vil hen og hvordan du kommer dit, er halvparten av kampen allerede vunnet.
-
Utvikle en klar og realistisk visjon
Hvor vil vi være med internkontrollarbeidet vårt om 1, 3 og 5 år? Hvis virksomheten har samme forståelse av målene, er det lettere å få med folk på reisen.
-
Klargjør behovet for endring
Hvis du ikke kan forklare hvorfor og hvordan internkontroll tilfører verdi, så kan ikke virksomheten det heller. Finn deres spesifikke grunn!
-
Kommuniser, kommuniser og kommuniser med dine ansatte
Ingen liker endringer, spesielt hvis de kommer overraskende. En god tommelfingerregel er å kommunisere minst dobbelt så mye som det du mener er tilstrekkelig. Dette er spesielt viktig i forhold til nye måter å jobbe på.
-
Distribuer og deleger ansvar!
Sørge for at minst én person sentralt og én person på hvert organisasjonsnivå er en kunnskapsleder med ansvar for å drive arbeidet fremover og oppover. Ingenting bare skjer, minst av alt internkontroll.
Steg 3: Se internkontroll som systematisk forbedringsarbeid
Mye av det du allerede gjør, er faktisk en del av internkontrollarbeidet. Som du vet, er formålet med internkontroll å håndtere de mest relevante risikoene knyttet til for eksempel overholdelse og krav, før de materialiseres. Internkontrollprosessen handler om å skape oversikt og etabler sikkerhet for at det er orden på ting i virksomheten, for deretter å kunne bygge videre på dette fundamentet.
Mange virksomheter gjør den feilen at de fokuserer på evalueringen. Ikke glem at det meste av arbeidet ligger i kontinuerlig forbedring av virksomheten. Først når dette er gjort, finnes det noe som er av verdi å evaluere.
Steg 4: Og endelig – ha et passende ambisjonsnivå
Når folk ikke er vant til en strukturert internkontrollprosess, er det viktig å huske at det er et maraton, ikke en sprint. Våg å erkjenne at forandring tar tid, og at etablerte måter å jobbe på ikke endres over natten.
Start arbeidet ved å sette rimelige forventninger, for eksempel å be hver del av virksomheten om å vurdere risikoen og identifisere bare de fem mest avgjørende. Disse fem krever en risikostyringsplan, inkludert reduksjonskontroller, forbedringstiltak og oppfølging. Øk forventningene neste år.
Og husk: Ett skritt fremover er bedre enn ingen skritt i det hele tatt!
Vil du lese mer om risikostyring? Les mer om produktet vårt her.
