I dette kundecaset forteller Caroline Fruberg, utviklingssjef i organisasjonen NU-sjukvården i Västra Götalandsregionens helsetjenesteadministrasjon, hvordan Stratsys To-Do-board har effektivisert arbeidet for virksomhetens ansatte.
Kort om Stratsys To-Do-board
Stratsys To-Do-board tilbyr et felles arbeidsområde for kolleger som jobber sammen om et spesifikt oppdrag eller prosjekt. Et digitalt verktøy hvor du organiserer og prioriterer aktiviteter i kolonner for raskt å få oversikt. Les mer om To-Do-board her!
Ingen spørsmål faller gjennom sprekkene
Før Stratsys To-Do-board brukte Caroline et system der hun flagget e-poster i Outlook og skrev oppgavelisten sin på papirlapper. I møteforumet hadde man ikke noe fellesareal, og alle tok med sine egne huskelister til møtet. Man visste ikke på forhånd hvilke saker de andre ville ta opp, og det fantes heller ikke noen tydelig oppfølging av hva som ble besluttet på møtet.
Caroline forteller at hun først begynte å bruke Stratsys To-Do-board for sin egen To-Do-liste. Hun trengte et verktøy for å strukturere arbeidsdagen sin digitalt, i stedet for å skrive den ned på et papir som lett kunne gå tapt. Etter å ha testet To-Do-board i løpet av en periode, innså hun at det også kunne brukes som et verktøy for å kommunisere innad i arbeidsteamet.
– I vår områdestab har vi flere ulike støttefunksjoner som trenger å samarbeide, for eksempel forretningsutviklere, HR-support, økonomer og kontrollere, forklarer Caroline. Vi har et halvdagsmøte annenhver uke hvor vi trengte å skape en bedre møtestruktur og tydeliggjøre hva slags saker som hadde behov for å diskuteres.
Ved hjelp av To-Do-board kan teamet skape en dynamisk agenda i et felles verktøy, i stedet for å måtte sende alt til hverandre via e-post og be noen om å sammenstille all informasjonen. Hver og en kan nå selv enkelt legge ut sakene sine i To-Do-tavlen i løpet av ukene, slik at ingen spørsmål faller gjennom sprekkene.
– Det beste med to-do-tavlen er at det var så enkelt å komme i gang, oppsettet er tiltalende og vi kan tilpasse den etter hvordan vi ønsker å jobbe. Alle synes at det fungerer bra, og læringskurven var ekstremt kort. Etter det første møtet var det bare å kjøre på, ingen introduksjon var nødvendig, mener Caroline.
Effektive møter med høy deltakelse – før, i løpet av og etter
– Det er også mulig å tildele hverandre ansvarsområder for hver enkelt sak og legge til vedlegg, fortsetter Caroline. Noen ganger har det hendt at vi hadde en forhåndsdiskusjon angående en sak i kommentarfunksjonen allerede før møtet fant sted. Om man kommer på noe man vil ta opp i løpet av selve møtet, kan man også selv legge det til i møteagendaen direkte, uten å måtte avbryte den pågående samtalen.
Carolines team sitter i ulike bygg på arbeidsplassen, hvilket har økt behovet for en felles arbeidsmetodikk. På hvert møte deles det ut en rekke oppgaver basert på punktene i møteagendaen - hver medarbeider kan se hvem som skal gjøre hva til neste gang, hvilket gjør det lettere å følge opp saker innen kommende møte.
– Møtene har fungert utmerket og strukturen er blitt mye bedre nå som vi har all informasjon samlet i ett verktøy. Man kan se når noen legger til en ny sak eller tildeler et ansvarsområde, hvilket økte deltakelsen i løpet av møtet og gjør det mer demokratisk å fordele ordet. To-Do-board oppfyller flere formål både før, i løpet av og etter møtet. Det er veldig enkelt og alle ti i teamet har tatt det til seg raskt.
