Bedre åpenhet og tydelighet, forutsetninger for felles læring og redusert administrasjon var noen av målene da Region Västerbotten implementerte Stratsys sine produkter for virksomhetsplanlegging, internkontroll og systematisk arbeidsmiljøarbeid. Her forklarer Anton Lidström, strateg i Region Västerbotten, hvordan de jobber i Stratsys.
Bakgrunn
Region Västerbotten har gjort en omfattende reise med Stratsys de siste to årene. Bakgrunnen for at Stratsys ble kjøpt inn var at organisasjonen ville ha et verktøy som skulle bidra til økt åpenhet, tydelighet, felles læring og redusert administrasjon.
Det var viktig for regionen å skape en tydeligere rød tråd fra virksomhetens mål og ned i organisasjonen. Etter å ha gjennomført en vellykket forstudie med Stratsys i 2020, valgte regionen å kjøpe inn Stratsys sine verktøy for virksomhetsplanlegging, internkontroll og systematisk arbeidsmiljøarbeid (SAM) til å begynne med.
Vellykkede parallelle implementeringer av tre produkter
– Vi hadde en veldig klar deadline når vi startet implementeringen av Stratsys sine produkter, begynner Anton. Alt skulle være rigget og klart innenfor virksomhetsplanlegging før 2022, for at det skulle være mulig kjørte vi tre mer eller mindre parallelle implementeringsprosjekter med virksomhetsplanlegging, SAM og internkontroll.
Anton Lidström, Strateg på Region Västerbotten
Å involvere brukerne – en avgjørende faktor for suksess
En lærdom Anton tar med seg fra implementeringen er at det var mer enn bare et teknisk prosjekt og at de tekniske spørsmålene ikke alltid var de viktigste.
– Med Stratsys er teknologiperspektivet ofte det enkle og det vi må fokusere på for å takle endringen er virksomhetsperspektivet og prosessperspektivet, hvordan vi gjør det så enkelt som mulig for brukerne.
– Vi har også nå tatt inn ytterligere to produkter, ett for pasientsikkerhetsarbeidet og ett for oppfølging av den regionale utviklingsstrategien. Det er et tegn på at det finnes en interesse i organisasjonen, mange ønsker å få prosessen sin inn i Stratsys fordi de da ser at de blir en del av helheten.
"Det er et tegn på at det finnes en interesse i organisasjonen, mange ønsker å få prosessen sin inn i Stratsys fordi de da ser at de blir en del av helheten."
Viktigheten av å få med seg hele organisasjonen i endringen
Da Region Västerbotten lanserte Stratsys, gjorde de det over 1–2 digitale lanseringsarrangementer for hvert produkt foran rundt 400 av virksomhetens ledere. I forveien hadde de spilt inn filmer med regiondirektør, økonomidirektør og HR-direktør der de stilte seg bak det nye systemet og påpekte hvorfor det var en viktig endring.
– Målet vårt med lanseringen var at det skulle være klart for samtlige deltakere hva som skulle gjøres videre. Vi hadde stort fokus på vår interne støtte- og støtteorganisasjon, med e-læring, en interaktiv FAQ for løpende spørsmål, skriveboder for mer avanserte spørsmål og selvfølgelig vanlig support via e-post og telefon.
– Vi har underveis stilt mange spørsmål til våre kontaktpersoner i Stratsys og vært nysgjerrige på hvordan andre lignende organisasjoner jobber i verktøyet. Det har vært hjelpsomt å få eksempler på beste praksis og se hva andre organisasjoner har gjort for å hente inspirasjon.
