Bostads AB Mimer ønsket å bli bedre på målstyring og skape en mer systematisk arbeidsmetode for oppfølging. Her forteller Jörgen Brokås på Mimer om hva selskapet har gjort for å forbedre virksomhetsstyringen sin – og hvordan Stratsys har vært en del av dette.
Bakgrunn
Mimer er Västerås største utleier med et bredt utvalg av utleieleiligheter hvor alle innbyggere i Västerås kan føle seg hjemme. Vi tilbyr trygge, trivelige boliger og boligområder, bekymringsfritt boligliv med høy kvalitet uten økonomisk risiko.
Hvorfor valgte Mimer Stratsys?
– Vi innså at vi hadde behov for å optimalisere virksomhetsstyringen vår og fant Stratsys, som stemte godt overens med arbeidsmåten vi allerede hadde påbegynt, forteller Jörgen. Dessuten hadde Stratsys en avtale med Kommentus som forenklet innkjøpet.
Etter at Stratsys kom inn i bildet, skapte Mimer en mer systematisk prosess for oppfølging. Det har også blitt lettere å bryte ned bedriftens mål, slik at de når alle avdelinger og nivåer i organisasjonen.
Utfordringen: systematisk oppfølging av målene
– En utfordring var at vi trengte å bli bedre på oppfølging og korrigerende tiltak, forklarer Jörgen. Vi har vært flinke til å planlegge og gjennomføre prosjekter, men mindre flinke til å følge opp. I dag jobber vi med avvikshåndtering av målene i Stratsys, hvor vi enkelt kan se hvilke mål vi har oppnådd og hvilke vi har behov for jobbe mer med.
Resultatet: "vi har blitt en mer målrettet organisasjon"
Jörgen forteller videre at avvikshåndteringen har gjort arbeidsprosessene mer disiplinerte. Stratsys verktøy har vært et middel for å skape en organisasjon der man jobber mer målfokusert. Tidligere har måloppfyllelsen vært mer tilfeldig og selskapet har jobbet i flere år med å ta kontroll over den aktive målstyringen.
– Den langsiktige effekten av Stratsys og vår måte å jobbe på er at vi har blitt en mer målrettet organisasjon, mener Jörgen. I dag snakker vi om å nå mål på en helt annen måte enn tidligere. Stratsys har også gitt oss et felles sted å samle all informasjonen, systemet har erstattet Excel- og Word-dokumentene vi jobbet med tidligere.
Verktøyet har fremfor alt tilrettelagt for oppfølgingen i ledergruppen. I Stratsys har vi en visning som vi skaper for ledergruppen, hvor man følger opp på et overordnet nivå. Det skaper et høyere trykk i organisasjonen og viser at vi tar målstyringen på alvor. Oppfølgingen skaper en annen kultur, det er ikke lenger mulig å ha diffuse måletall, derimot tvinges vi til å gjøre dem tydelige og målbare slik at de kan følges opp og kontrolleres.
- Jörgen Brokås, Mimer
Økt kvalitet og reduserte kvalitetsmangelkostnader
Mimer jobber med «Swedish Quality Award», hvor de hvert år lager virksomhetsbeskrivelser av kvalitet. Fra 2015 til 2020 har de sett at kvalitetspoengene har økt og kvalitetsmangelkostnadene har minsket med 10 % av omsetningen – som er 85 millioner SEK i året. Jörgen forklarer at Stratsys ikke har ansvaret for alt dette, men at kvalitetsarbeidet med mål- og virksomhetsstyring spilte en viktig rolle i den positive utviklingen.
– Vi kan ikke si at vi ikke har råd til å jobbe med kvalitet; vi har ikke råd til å la være, mener Jörgen.
Hvordan ser fremtiden ut?
– Vi har nå mottatt Swedish Quality Award for 2020, Sveriges mest prestisjefylte kvalitetspris. Nå fortsetter vi å lære.
– Vi har korrigert vår måte å jobbe på i Stratsys hvert år, lagt til og tatt bort risikoer i ulike faser. Hvert år gjør vi en evaluering av hvordan det har gått, hvilke effekter vi kan se og hvilke mål vi har nådd. I starten hadde vi et litt for høyt ambisjonsnivå, for å komme videre måtte vi senke det og begynne mer grunnleggende. Vårt råd til andre organisasjoner er å begynne på et enkelt nivå, skape høy aksept og deretter legge til flere funksjoner etter hvert.
– Fremover vil vi fortsette å fokusere på avvik og korrigerende tiltak, forklarer Jörgen videre. Vi ser det som en viktig del å fortsette å lære om Stratsys, vi har APT-møter hver måned hvor vi reflekterer over hvordan arbeidet skrider frem. Det er viktig for oss å være åpne om hva som skjer og ikke skjule noe for organisasjonen. Hvis vi ikke har nådd et mål, er det viktig å finne ut hvorfor og hva vi kan lære av det til neste gang.
