Åpenhetsloven – fra krav til konkurransefortrinn

Hva er Åpenhetsloven? Og hva er suksessfaktorene? ESG-ekspertene Henrik Fonahn fra Stratsys og Benedicte Bjerknes fra Finans Norge deler sine perspektiver på loven. De viser at suksess handler om å jobbe både strategisk og operasjonelt.

Åpenhetsloven, som trådte i kraft 1. juli 2022, har som mål å øke bedrifters ansvar for menneskerettigheter og arbeidsforhold i hele verdikjeden. Loven gjelder ikke bare for leverandørkjeden, men også for andre forretningspartnere, inkludert kunder og samarbeidspartnere

Ansvar og informasjonsplikt

Formålet med Åpenhetsloven er todelt. Den første delen er å fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter og arbeidsforhold.

Det finnes imidlertid også en annen del som omhandler informasjonsplikten. Denne delen skal sikre at allmennheten har tilgang til informasjon om hvordan selskaper håndterer de negative konsekvensene knyttet til dette. Åpenhetsloven gir alle rett til å be om skriftlig informasjon fra en virksomhet om hvordan selskapet håndterer faktiske og potensielle negative konsekvenser.

- Det er viktig å understreke at retten til informasjon er unik for den norske loven, i motsetning til tilsvarende lover i andre europeiske land. Dette kommer tydelig frem i forarbeidene til loven, sier Benedicte.

Benedicte Bjerknes, seniorrådgiver, Finans Norge

Henrik Fonahn, ESG Lead, Stratsys Norge

Hva krever Åpenhetsloven?

Åpenhetsloven handler i bunn og grunn om å skape åpenhet rundt hvordan selskaper håndterer risiko knyttet til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Selskaper som omfattes av loven, må rapportere om sitt arbeid med aktsomhetsvurderinger innen 30 juni hvert år. Den skal baseres på vurdering risiko kjeden, og vise hvordan disse håndteres. 

Informasjon virksomheter er forpliktet til å ha

Åpenhetsloven krever at virksomheter har informasjon om:

• Virksomhetens organisering, retningslinjer og rutiner for å håndtere grunnleggende menneskerettigheter og arbeidsforhold 
• Faktiske negative konsekvenser og vesentlig risiko som er avdekket gjennom aktsomhetsvurderinger 
• Tiltak som er iverksatt eller planlagt, samt resultatet eller forventede resultater av disse tiltakene. 

Håndtering av informasjonskrav

En viktig del av Åpenhetsloven handler om hvordan selskaper skal motta og svare på informasjonsforespørsler. Alle som ber om informasjon, har rett til å få et skriftlig, klart og forståelig svar innen rimelig tid. I henhold til Åpenhetsloven skal selskaper svare på skriftlige forespørsler om informasjon innen tre uker. I særlig komplekse saker kan svarfristen forlenges til to måneder.

Målet er å sikre åpenhet, selv når informasjonskravene er komplekse og dekker flere deler av virksomheten eller leverandørkjeden.

- Et godt råd er å ha god systemstøtte for å håndtere informasjonskravene. Dette krever ofte at man samler inn store mengder data, gjør vurderinger og noen ganger snakker med flere personer internt. Med riktig struktur går det raskere å svare riktig og vise at man har kontroll, sier Benedicte.

Kan bedriften din nekte å utlevere informasjon? Ja, det finnes faktisk noen unntak i loven. En forespørsel kan avslås hvis den er urimelig, uklar eller gjelder forretningshemmeligheter. Informasjonsplikten gjelder imidlertid alltid når det foreligger en faktisk negativ innvirkning på grunnleggende menneskerettigheter.

Tilsyn og sanksjoner

Offentlighetsloven overvåkes av Forbrukertilsynet, som både gir veiledning til næringsdrivende og håndhever loven. Tilsynet kan gripe inn hvis aktsomhetsvurderinger eller informasjonsforespørsler ikke håndteres i henhold til reglene. Eksempler på sanksjoner er

• Pålegg eller forbud. Dette er for å sikre at selskapene gjennomfører vurderingene sine korrekt.
• Straffegebyr. Dette kan bli aktuelt dersom mangler ikke rettes opp.
• Overtredelsesgebyr. For eksempel ved manglende rapportering eller manglende overholdelse av informasjonskrav.

Praksis i henhold til Åpenhetsloven

Det finnes allerede noe praksis for anvendelse av Åpenhetsloven. For eksempel ble klesfirmaet Lager 157 anmeldt av både organisasjonen Framtiden i våre hender og en studentgruppe for mangelfull håndtering av informasjonsforespørsler knyttet til fagforeningsrettigheter.

- Selskapet ble ilagt en bot på 450 000 kroner etter klager fra frivillige organisasjoner og studenter. Dette viser at loven blir fulgt, selv om saken i dette tilfellet ble anket til Markedsrådet, som mildnet sanksjonen.

Saken illustrerer hvor viktig det er å ha klare rutiner og datastøtte for å dokumentere, følge opp og svare raskt på forespørsler om informasjon.

Fra strategi til praksis

Hvordan bør du som bedrift organisere arbeidet med Åpenhetsloven? Å oppfylle kravene krever et helhetlig perspektiv der alle deler henger sammen.

- Min erfaring er at mange selskaper har kommet langt i sitt strategiske arbeid. Samtidig mangler de støtte på det operative nivået, der innkjøpene faktisk skjer, og der risikoen for brudd på menneskerettighetene er til stede, sier Henrik.

Henrik foreslår å dele arbeidet inn i to nivåer: ett strategisk og ett operativt:

1. Det strategiske nivået. Policyer, mål og prosesser - og grunnlaget for årsrapporten. Her fastsettes regler, risikoprinsipper og overvåkingsprosedyrer.
2. Det operative nivået. Det praktiske arbeidet. Det er her innkjøp, overvåking, revisjon og risikostyring finner sted.

Utfordringer i arbeidet

Arbeidet med Åpenhetsloven er komplekst og krever en tydelig struktur. Ifølge Henrik er det flere utfordringer som det er viktig å holde et ekstra øye med i arbeidet:

1. Kartlegging av verdikjeden
2. Innhenting av informasjon
3. Forstå risikoen
4. Fokusere på det som er viktig
5. Håndtere og følge opp avvik
6. Håndtere endringer i verdikjeden
7. Håndtere endringer i risiko

For å lykkes kreves både automatisering og systemstøtte. De første stegene i en aktsomhetsvurdering, som omfatter kartlegging, informasjonsinnhenting og risikoanalyse, kan automatiseres. Men de siste, som omhandler å følge opp avvik og gjennomføre revisjoner og plassbesøk, må naturligvis gjøres manuelt.

Suksessfaktorer i arbeidet

For å oppfylle kravene i Åpenhetsloven kreves det både struktur og systematikk. Suksess handler om å jobbe på både strategisk og operativt nivå:

Strategisk nivå

1. Gjør et grundig forarbeid knyttet til prosesser og regelverk.
2. Sørg for en risikobasert og systematisk tilnærming.
3. Still ulike krav avhengig av kategori, omfang og kritikalitet.
4. Definer tydelige regler for ulike utfall.
5. Etabler rutiner for eskalering og unntak.
6. Sikre eierskap og forankring i ledelsen.

Operasjonelt nivå

1. Bruk et system som støtter hele prosessen.
2. Unngå lange prosedyrer. Bygg logikken direkte inn i systemstøtten.
3. Automatiser så det som er mulig.
4. Bruk målrettede spørreskjemaer (SAQ) - ikke like for alle.
5. Kartlegg hele verdikjeden - der risikoen er størst.
6. Prioriter oppfølging der det gir mest verdi.
7. Bruk samme prosess for å samle inn andre data, slik som klimadata.

Bedre forberedt på morgendagen

Henrik oppfordrer bedrifter til ikke bare å fokusere på hva loven sier, men å løfte blikket.

- Suksessen ligger ikke bare i å oppfylle lovkravet. Det er mye å hente på å jobbe mer strategisk med bærekraft. Når prosessene blir datadrevne, bidrar det til økt tillit, åpenhet og bedre beslutninger for hele organisasjonen.

Åpenhetsloven er fortsatt en ung lov, men den setter tonen for hvordan fremtidens virksomhetsansvar kommer til å se ut, også innen andre områder. Bedrifter som etablerer god struktur nå vil ikke bare få det enklere med å overholde regelverket. De vil også stå sterkere fremover i en tid der forretning, miljø og sosialt ansvar  går hånd i hånd. 

Finn ut mer om hvordan Stratsys kan hjelpe deg med Åpenhetsloven.