I dette kundecaset forteller Anette Persson, kontroller, og Björn Österby, utviklingsstrateg, i Lindesberg hvordan Stratsys sine verktøy hjalp dem med å digitalisere styringsmodellen sin og gå over til en mer tillitsbasert ledelse.
Bakgrunn
Lindesberg er en kommune med 23 600 innbyggere og 1 800 ansatte. I dag bruker de Stratsys for å jobbe med utvikling, planlegging og oppfølging av sin nye, digitaliserte, styringsmodell.
En av deres største utfordringer har vært at det har vært stort fokus på økonomi og kvantitet i den gamle styringsmodellen og minimalt med fokus på kvalitet. Takket være den nye styringsmodellen er de blitt flinkere til å synliggjøre kvalitet, både for politikk, innbyggere og virksomhetene internt.
Behovet for en digitalisert styringsmodell vokste frem
– Det hele startet med at vi så at den gamle styringsmodellen ikke hadde hatt noen stor effekt på kommunens styring og ledelse, innleder Anette. Tidligere var målene fordelt ovenfra og ned til de ulike virksomhetene, hvilket gjorde at de ikke alltid var basert på respektive virksomhets grunnoppdrag.
Man gjorde oppfølgingene sine basert på hva man trodde noen andre ville ha for svar, og det var ofte kvantitative oppfølginger, som manglet fokus på selve kvaliteten. I lengden ble det ikke bærekraftig, hvilket førte til at behovet for en ny digitalisert styringsmodell dukket opp. Det var også her Stratsys kom inn i bildet.
– Stratsys var med fra begynnelsen og støttet oss i arbeidet med å digitalisere styringsmodellen, fortsetter Björn. De var en god sparringspartner og kom med forslag til hvordan vi kunne gjøre systemet mer brukervennlig. Ettersom Stratsys også har samarbeid med flere andre kommuner, kunne de bidra med idéer og erfaringer basert på det.
Lindesberg sine mål for den nye styringsmodellen:
- En felles struktur for styring og ledelse av kommunens virksomheter.
- Tydelig oversikt som gjør det lettere å bruke tid og energi på de rette oppgavene.
- En balanse mellom formell styring, kultur, tilnærming, lederskap og deltakelse.
- Skal kunne håndtere alle typer styring som berører kommunens virksomheter.
- Skal være en arbeidsmetodikk for planlegging og oppfølging.
- Tar utgangspunkt i virksomhetenes grunnoppdrag.
- Ansvaret for å planlegge, utvikle og følge opp virksomheten skal ligge så nært ansatte og innbyggere som mulig.
- Styringsmodellen skal være politisk nøytral og skal fungere uavhengig av politikkens innhold over tid.
- Styringen skal baseres på tillit og ikke føre til økte krav om for detaljert planlegging og oppfølging av virksomhetene.
- Stratsys skal være det verktøyet der all planlegging og oppfølging skjer.
Resultatet: bedre helhetssyn med ny styringsmodell
– For oss var det viktig å skape et felles helhetssyn rundt innbyggeren for hele kommunens organisasjon, forklarer Anette. Slik at vi kan sikre at det vi gjør i virksomhetsutviklingen vår også har en positiv effekt på innbyggerne. Å ha alt samlet i Stratsys har forenklet arbeidet med styringsmodellen og skapt en struktur som vi ikke hadde tidligere.
Ved hjelp av Stratsys har Lindesberg kunnet gå over til en horisontal, tillitsbasert ledelse. Noe som blant annet har lagt til rette for likestilling, ettersom hele organisasjonen nå har tilgang til samme informasjon.
Før klippet og limte man inn i Office-pakken når man skulle lage en sammenstilling, hvilket gjorde at alle rapportene så ulike ut. Nå har i stedet hele organisasjonen tilgang til en felles mal via Stratsys – og rapportene på de ulike virksomhetene følger samme mønster.
– Vi er fremfor alt fornøyde med hvor brukervennlig verktøyet er, det har gjort det enklere å skape en felles arbeidsmetodikk på tvers av hele organisasjonen, mener Björn. Stratsys konsulenter har også vært dyktige, lydhøre og støttet oss med idéer hele veien.
