Bedre oversikt over ukvalifisert undervisning og redusert administrativ arbeidsbyrde var noen av ønskemålene da Stratsys ble innført i Haparanda kommune. Her forteller Peter Mariin og Sanna Keränen, fra Haparanda kommune, hvordan de nå planlegger skolevirksomheten sin i en og samme plattform.
Siden 2010 har Haparanda kommune effektivisert prosessene sine ved hjelp av Stratsys-plattformen, og i 2018 ble det også besluttet å legge inn prosessene rundt skoleledelse ved hjelp av produktene skolens kvalitetsarbeid og ressursplanlegging for grunnskole og videregående.
Før Stratsys kom inn i bildet ble Excel brukt til tjenestefordeling og budsjettarbeid, noe som er veldig forskjellig fra hvordan organisasjonen jobber i dag.
"Det tilrettelegger for å planlegge skolevirksomheten i en plattform som er bygget for det. I dag hjelper verktøyet oss med å få oversikt over hvor mange lærerstillinger vi faktisk har og å planlegge disse ut fra kvalifikasjons- og legitimasjonskrav slik at andelen kvalifisert undervisning maksimeres."
– Sanna Keränen og Peter Mariin, Haparanda kommune
Muligheten til å skalere opp med flere produkter
I dag jobber Peter i hovedsak med oppfølging av kvalitetsarbeidet i Stratsys. Sanna jobber med tjenestefordeling i Stratsys ressursplanlegging for videregående skole og kombinerer det med systemet for planlegging av tidsskjema.
Kommunen opplever store fordeler ved å kombinere Stratsys produkter for å planlegge de ulike delene av skolens virksomhet. Spesielt når det gjelder budsjett, tjenesteplanlegging og rapporter.
Ved å samle skolens kvalitetsarbeid og ressursplanlegging i samme plattform, trengs kun én innlogging for å få tilgang til mengder av funksjoner. Det blir enkelt å skape oversikt og holde styr på detaljer.
"Det føles godt at alt er tilgjengelig i ett og samme system. Vi bruker også Stratsys til å planlegge møter og fordele arbeidsoppgaver, noe jeg synes fungerer utmerket. Hos oss bruker alle systemet, både rektorgruppen, forvaltningssjefen og skolene."
– Sanna Keränen, Haparanda kommune
Med Stratsys har alle skoler i kommunen fått et felles system å jobbe i, som blant annet gjør det enklere for forvaltningssjefen og økonomen, som raskt kan få oversikt over hele kommunen.
Fullstendig oversikt over den ukvalifiserte undervisningen
En forskjell Stratsys har gjort for kommunen er at de har fått fullstendig oversikt over den ukvalifiserte undervisningen. Både Peter og Sanna mener det er blitt veldig tydelig hvor stor andel av undervisningen som er kvalifisert, noe som ikke var like merkbart når man jobbet med tjenestefordelingen i Excel.
Fremover tror jeg også at systemet vil hjelpe oss med å avgjøre hvordan ressursene fordeles innenfor diverse videregående programmer. Eventuelle ubalanser vil bli tydelige, noe som kan forenkle for eksempel budsjettarbeid. Stratsys gir oss et helhetsbilde av ressursene, noe Excel ikke kan.
– Sanna Keränen, Haparanda kommune
– For meg som timeplanlegger synes jeg det har vært enkelt å komme i gang med Stratsys, ikke komplisert i det hele tatt, sier Sanna. En fordel er at alle videregående programmer finnes i verktøyet, så man trenger ikke å bekymre seg for å glemme å tjenesteplanlegge noe. Det går raskt og er enkelt å planlegge tjenester ett program om gangen.
"Arbeidet går lettere og jeg får bedre oversikt"
Sanna forteller videre at Stratsys også har bidratt til å spare arbeidstid ettersom alt ikke lenger trenger å gjøres manuelt.
– Mye skjer automatisk i verktøyet, for eksempel overføringen av tjenestefordelingen til timeplanlegging. Forarbeidet blir lettere ettersom alle lærere, kvalifikasjoner og legitimasjoner allerede finnes i systemet. Jeg føler at arbeidet går smidigere og jeg får bedre oversikt. Det er en stor fordel at informasjonen i verktøyet er hentet direkte fra Skolverkets database, sier Sanna.
"Mye enklere enn tidligere og risiko for feil er mindre"
– Det beste med ressursplanlegging for videregående skole er at det legger til rette for timeplanlegging. Jeg har ikke Excel-filer lenger, men forvaltningssjef og rektor har tilgang til den informasjonen de trenger direkte i Stratsys. De kan hele tiden følge med på hva som skjer og vi kan jobbe sammen i samme system.
En annen fordel kommunen opplever er at all informasjon finnes i ett system og at den lagres i skyen. Man trenger ikke bekymre seg for å gå glipp av planleggingen om noe for eksempel skulle skje noe med datamaskinen.
All informasjonen vi trenger finnes i Stratsys og kan overføres til neste års planlegging, det er mye enklere enn tidligere og risiko for feil er mindre. Vi trenger ikke å selv huske alt ettersom det finnes i programmet.
– Sanna Keränen, Haparanda kommune
– Jeg må også si at jeg er veldig fornøyd med kundestøtten! Dere har en veldig hyggelig og hjelpsom kundestøtte, avslutter Sanna.
