Skapa/ändra rapporter och rapportinställningar
  1. Manual
  2. Rapporter
  3. Skapa/ändra rapporter och rapportinställningar

Rapportinställningar

Här beskrivs de funktioner som finns samlat under "Inställningar" i en rapport

Klicka på rapportens namn, för att expandera den, och välj sen Inställningar.

Administrationsinställningarna för en rapport är indelade i fyra delar:

 

Allmänt

Här kan du se alla aktuella inställningar som rapporten har.

Vill du göra en ändring klickar du på Ändra och gör dina ändringar i två olika steg, Generellt och Mail-inställningar.

Du ändrar också rapporterade enheter genom den svarta "Visa/Ändra" längre ner på sidan.

Steg 1: Generellt

Namn
Här namnger du rapportmallen.

Version
Välj om rapporten ska visas när du står i aktuell version eller i planeringsversionen.

Denna inställning bestämmer även vilken version rapportdelar hämtar sitt material ifrån. Om du t.ex. har en rapportdel som ska hämta mått som skapats i planeringsversionen väljer du planeringsversion under inställningen för Version.

Rapportperiod
Här anger du vilken rapportperiod som rapporten ska ha. Denna inställning styr vilken period som t.ex. numeriska värden och kommentarer ska hämtas ifrån.

Du kan ange att rapporten ska vara tillgänglig i menyadministrationen vilket innebär att den kommer gå att lägga upp som en flik i menyn.

Du kan ange att rapporten ska kopieras automatiskt till nästa period vilket innebär att den kopieras automatiskt när den sista rapporterande enheten har skickat sin rapport till klar.

Se videon nedan som ingående förklarar allt man behöver veta om hur period fungerar i rapporter.

 Inställningar
  • Beredningsfas - Kryssrutan markeras om rapporten ska gå igenom en beredningsfas, (där den nämnds-/styrelsebehandlas) innan klarläget. Se även Beredning.
  • Visa historisk koppling mellan kopian och originalet möjliggör att när du kopierar originalrapporten följer den inrapporterade texten/datan med som historik
  • Tillåt rapporterande enheter att lägga till rubriker, texter och tabeller - Kryssrutan markeras om du vill att de enhetsanpassade rapportmallarna ska kunna justeras.
  • Användare får bara läsa rapporten (även när den är klar) på enheter där de själva har behörighet att rapportera - Kryssrutan markeras om rapporterande enheter inte skall få tillåtelse att läsa varandras rapporter.
  • Gemensamma mallen går direkt till inrapportering - Kryssrutan markeras ifall du vill hoppa över steget med enhetsanpassning av rapportmallen och istället låta rapportmallen gå direkt till inrapporteringsläge.
  • Visa innehållsförteckning som standard vid rapportering - Kryssrutan markeras om innehållsförteckningen ska visas i inrapporteringen som standard.
  • Visa anvisningar som standard vid rapportering - Kryssrutan markeras om anvisningar och underlag ska visas som standard vid rapportering.
  • Använd ingress på försättssida - Markera om det ska gå för respektive rapporterande enhet att skriva en ingress
  • Använd förord - Markera om det ska gå för respektive rapporterande enhet att skriva ett förord
  • Publicera klarmarkerade rapporter - Kontakta din kontaktperson på Stratsys så berättar vi mer om möjligheter till att publicera rapporter

Klarmarkering
Här ställer du in om avsnitt ska enbart ska klarmarkeras eller om det både ska klarmarkeras och godkännas. Om båda stegen används är tanken att den som skriver markerar avsnittet att det är klart att godkännas, och sedan går den som är ansvarig för avsnittet in och klarmarkerar.

Läsbarhet
Här bestämmer du när och för vilka rapporten ska vara läsbar.

Tillgänglig export
Det går att exportera rapporter till Word eller PDF-format. Den enda innehållsmässiga skillnaden mellan de olika exporterna är att du vid Wordexport har möjlighet att välja om du vill inkludera en innehållsförteckning eller ej. Vid PDF-export kommer innehållsförteckningen alltid med.

Wordmall för export
I rullgardinslistan väljer du en Wordmall som ska kopplas till rapportmallen. En Wordmall bestämmer layouten för hur rapporten skall se ut vid export till Word, ex typsnitt, radavstånd, marginaler mm. Se Word- och exportinställningar.

Deadlines för rapporter

Som framgår av bilden finns möjlighet till tre olika deadlinesinställningar. Dessa väljs i Rapportinställningarna, som du når via "Inställningar" i bilden och därefter den svarta Ändra-knappen.
För valet "Samma deadline för alla rapporterande enheter" sätts deadlinen direkt i rapportinställningarna.
Valet "Olika deadlines för olika rapporterande enheter" möjliggör för olika rapporterande enheter i en rapport att ha olika deadlines. För organisationer med flera organisationsnivåer blir det enklare att få till en process där enheterna på lägre nivåer blir klara tidigt, så att deras rapportering kan användas som analysunderlag för ovanliggande enheter.

När det valet väljs i rapportinställningar går du sedan tillbaka till startsidan för rapporter och det är därmöjligt att justera datumet för deadlinen på den aktuella enheten och för underliggande enheter till rapporten. Detta gör du genom att klicka på rapportens namn och under namnet dyker alternativ för Deadline upp. Klicka på datumet för deadlinen.

När du ändrar deadlinen för de underliggande enheterna så kommer även nya enheter som läggs till att få den nya deadlinen.

De användare som är rapportörer på en rapport eller får enhetsanpassa rapporten får ändra deadline på rapporten. För att återställa deadlinen till den som är satt för perioden får ni gå till rapportinställningar.

OBS! Tänk på att underliggande enheters deadline skrivs över när du justerar underliggande enheter. Detta gäller även om enheterna själva satt ett specifikt datum.

Kategorier


Här väljer du vilken kategori som rapportmallen ska tillhöra. Kategorin syftar till att det ska bli lättare att sortera och hålla ordning på olika rapportmallar i systemet. Vilka kategorier som finns att tillgå beror på de val som din lokala administratör har gjort. (Har din lokala administratör inte skapat några rapportmallskategorier behöver du inte välja något här.)

Kontaktperson


Personens namn och epostadress blir synliga för användare på Rapportsidan.

 

Steg 2: Mail-inställningar

I steg 2 av 2 kommer du att göra Mail-inställningarna för Rapportmallen. 

Observera att det endast är rapportörer för rapporten som får påminnelsen.

Du kan göra följande inställningar i detta steg.

Skicka påminnelse ... dagar före deadline:
Här kan du ställa in antal dagar innan deadline som mail påminnelsen kommer gå ut till rapportören.

Skicka även dagliga påminnelser före deadline:
Väljer du alternativet innan så får du även möjlighet att ange om de också skall utgå dagliga påminnelser tills deadline.

Skicka påminnelser efter passerad deadline:
Detta ger dig möjlighet att låta påminnelser för rapporten gå ut till rapportörer för enheter som ej  godkänt rapporten innan deadline.

Avktiverapåminnelse för specifika enheter.
Här har du möjlighet att avaktivera enheter från att få utskick av påminnelse.

Utseendemall för tabeller

Här väljer du utseendemall för alla tabeller på alla rapporterande enheter. Valet ändrar utseendet för alla tabeller så det är viktigt att vara medveten om att eventuella justeringar som användare gjort i sina tabeller försvinner och ersätts av den valda mallens utseende.

Se Utseendemall för tabeller för mer information om hur dessa mallar skapas och administreras.

Rapporterande enheter

Här markerar du de enheter som skall rapportera i mallen. Alla enheter som du bockar i kommer att kunna rapportera in i rapporten på sin enhet.

Om du vill snabba upp arbetet med att välja enheter kan du klicka på en enhet och sen välja att markera alla enheter 1-3 nivåer under den enheten eller Alla underliggande.

 Visa alla enheter på samma nivå
Visar enheterna som ligger på samma nivå som rapportens huvudenhet. I exemplet nedan skulle alla enheter som ligger på samma nivå som Kommun visas och bli valbara.

Ångra borttagning av enhet
Om du ångrar att du tog bort en enhet har du möjlighet att välja in den igen och då återfå den inrapporterade datan. Du kan dock behöva göra om klarmarkeringar av rapportens rubriker och själva rapporten.

Om du däremot gjort en kopiering av rapporten och sen lagt till den borttagna enheten igen går det inte att se den borttagna enhetens historik. Du kan dock fortfarande se delar av historiken genom att gå in i den senaste arkiverade rapporten där enheten fortfarande var rapporterande. 

Rapportörer

Härifrån har du möjlighet att:

  • Återställ standardrapportörer på alla enheter
    Uppdaterar efter standardrapportörerna som är angivna för respektive enhet. Manuellt tillagna rapportörer påverkas ej.
  • Ta bort alla rapportörer
    Rensar både manuellt tillagda rapportörer och standardrapportörer.

​Se även Administrera rapportörer för en rapport.