Rapportinställningar i administrationen
  1. Manual
  2. Rapporter
  3. Rapportinställningar i administrationen

Word-och exportinställningar

I Word- och exportinställningar kan du styra det som påverkar exporter från Stratsys. Du kan bland annat definiera hur era rapporter ska formateras när de exporteras till Word och vilka logotyper som ska användas

Inställningarna är uppdelade på fyra olika flikar:

Allmänt

Wordmall

Typsnitt

Enhetsloggor

 

 

Allmänt 

Här hittar du generella inställningar som påverkar exporter från systemet. Letar du efter någon annan inställning kan de hittas under Wordmallar, för respektive rapport (under rapportens inställningar) och för en specifik vys exportinställningar.

 Använd agenten vid export (rekommenderat)
Om ni har egen drift innebär detta alternativ att ni inte behöver installera Word på servern. Ni begränsar samtidigt exportmöjligheterna till att inte längre innefatta exporter med innehållsförteckningar eller till PDF-format. Ta kontakt med er konsult för utförligare information.

 Använd docx-format istället för doc-format för Wordexporten
Detta alternativ kan ni avaktivera om ni har många användare som använder Word i version 2003, eller tidigare, och som inte har installerat tillägget för att kunna öppna docx-dokument. Viss Wordfunktionalitet kommer begränsas vid exporten.

 Aktivera export av förstasidor
Om alternativet är aktiverat visas en exportikon på rapportfliken. Det går bara att exportera förstasidor för rapporter som är skapade med den enheten som sin huvudenhet. Förstasidesexporten visar även arkiverade rapporter och rapporter från alla versioner.

 Inkludera första rubriken vid förhandsgranskning och export av förstasidor
Försättssidan och första rubriken slås ihop vid export av förstasidor.

 

 

Wordmall

Här definierar du hur alla Word- och PDF-exporter av rapporter ska se ut. Du kan ändra/kopiera en befintlig wordmall eller lägga till helt nya. Du kan se vilken enhet mallen tillhör och i vilka rapporter den används. Du kan även se vilken mall som är satt som standard. Standardmallen är den som automatiskt sammankopplas med nya rapportmallar ifall du inte gör ett aktivt val.

Om ni använder er av många wordmallar kan du välja att bara visa mallar som är tillgängliga på en speciell enhet för att lättare hitta rätt.
word
 

Skapa en ny wordmall

Klicka på  Lägg till längst ner på sidan. Du kan också kopiera en befintlig wordmall.

Inställningarna för wordmallar är uppdelade i 5 olika steg:

1. Generellt

2. Innehållsförteckning

3. Rubriker

4. Löpande text

5. Tabeller

 Steg 1: generellt

Namn
Här anger du wordmallens namn, vilken enhet den ska tillhöra samt om den ska vara tillgänglig för underliggande enheter.

Försättssida
Automatgenererad förstasida

Du kan välja att programmet ska skapa en försättssida åt dig automatiskt. Rapportens namn visas alltid på försättsbladet men du kan välja om du även vill visa enhetens namn eller periodens namn.

Kundanpassad egen förstasida
Om du har mer detaljerade önskemål har du även möjlighet att ladda upp ett eget försättsblad med egna inställningar.

När du ska skapa din försättssida rekommenderar vi att du börjar med ett nytt tomt dokument som du ger samma marginalinställningar som du specificerat längst ner på denna sida. Om du ej ställer in worddokumentets marginaler till samma marginaler som du definierar i Stratsys finns det risk för att innehållsdelarna får en annan position när marginalerna ändras vid rapportexporten.

Du får själv välja vilka delar som automatiskt ska läggas till på försättsbladet och vilken placering de ska ha. Alternativen du har är titel, enhet, period, ingress och datum när rapporten klarmarkerades.

Skriv #{titel}#, #{enhet}#, #{period}#, #{ingress}# eller #{klarmarkeringsdatum}# 

på önskad plats på försättsbladet. Se Beredningsfas för ytterligare fältreferenser som används för innehåll i beredningsfält.

Begränsningar/att tänka på

  • Om du vill använda dig av en bakgrundsbild är det viktigt att bakgrundsbilden ej är större än dokumentet och att den ej är placerad med utfall (att någon del av bilden ligger utanför dokumentytan).
  • Var noga med att inget innehåll ska placeras i sidhuvudet eller sidfoten i detta dokument! Ligger det kvar information där kommer sidhuvudet och sidfoten hämtas både härifrån och från dina sidfotsinställningar. Detta gäller även om du använder wordfunktionen Annorlunda förstasida och har en sidfot för Efterföljande sidor.
  • Denna funktion har bara stöd för uppladdning av wordfiler som har filändelsen .docx (ej .doc). Vid export av rapporter med denna wordmall stöds både .doc och .docx.
  • Vill du använda dig av andra teckensnitt på försättssidan, gentemot resten av dokumenten, behöver du skapa och använda egna formatmallar för dessa. Alla rader på försättssidan som använder Words standardformatmallar kommer lyssna på inställningar ifrån Stratsys istället för de inställningar du gör manuellt i Worddokumentet. Egna formatmallar fungerar ej om du råkat lägga till innehåll i sidhuvudet eller sidfoten på själva försättsbladet. I bilden nedan ser du några av standardformatmallarna i Word (Rubrik1, Rubrik2 m.m.)
  • Vi har inte stöd för textfält eller grafiska objekt i form av linjer eller former. Vill ni använda en linje kan ni istället markera texten och lägga till en tabellkantlinje.

Sidhuvud/sidfot


Automatgenererat sidhuvud/sidfot

Som standard används en sidfot som innehåller namnet på enheten, rapportens namn, aktuellt sidnummer och antal sidor i rapporten.

Kundanpassad egen sidhuvud/sidfot
Vill du anpassa sidhuvudet och sidfoten gör du det enklast genom att utgå ifrån ett nytt tomt worddokument som du först ger samma marginaler som du angivit här för att sidhuvudet och sidfotens innehåll säkert ska ligga kvar på önskad plats efter att du exporterat din rapport. Du får själv välja vilja delar som automatiskt ska läggas till i sidhuvudet eller sidfoten och vilken placering de ska ha. Alternativen du har är titel, enhet, period, ingress och datum när rapporten klarmarkerades.

Skriv #{titel}#, #{enhet}#, #{period}#, #{ingress}# eller #{klarmarkeringsdatum}# 

på önskad plats och ladda upp dokumentet. Se Beredningsfas för ytterligare fältreferenser som används för innehåll i beredningsfält. 

Det går bra att även använda wordfunktionen Annorlunda förstasida.

Begränsningar/att tänka på

  • Var noga med att inget innehåll ska placeras utanför sidhuvudet eller sidfoten i detta dokument! Ligger det kvar information på andra platser riskerar detta innehåll att läggas till utöver innehållet ni definierat för försättsbladet.
  • Denna funktion har bara stöd för uppladdning av wordfiler som har filändelsen .docx (ej .doc). Vid export av rapporter med denna wordmall stöds både .doc och .docx.
  • Vill du använda dig av andra teckensnitt i sidhuvudet/sidfoten, gentemot resten av dokumenten, behöver du skapa och använda egna formatmallar för dessa. Alla tecken som använder Words standardformatmallar kommer lyssna på inställningar ifrån Stratsys istället för de inställningar du gör manuellt i Worddokumentet. I den stora bilden ovan ser du ex. formatmallarna Rubrik1 och Rubrik2.

Om du vill att försättssidan eller sidhuvud- och sidfotsdokumentet automatiskt ska visa datumet som rapporten exporterats från systemet använder du en wordfunktion som heter createdDate. 

Sidlayout


Du kan välja vilken orientering mallen ska ha - liggande eller stående. Du kan även aktivera eller avaktivera automatisk avstavning.

Om din arbetsplats har som policy att en speciell sorts rapporter måste skrivas som tvåspaltig kan du göra en sådan inställning här.

OBS! Tänk på att en tvåspaltig design ej är optimalt lämnad för att kunna inkludera breda tabeller eller stora bilder så använd denna inställning sparsamt!

Marginaler

Om du har laddat upp en logotyp i ett försättsblad eller en sidhuvud/sidfot behöver du inte bry dig om inställningen för Logotypens marginal. Denna inställningen gäller bara för de användare som väljer att använda den automatgenererade försättssidan och sidhuvudet/sidfoten.

Inställningen för logotypens marginal förutsätter att du laddat upp en logotyp. Om du ej gjort det kan du få hjälp av din Stratsyskonsult.

Logotypens marginal flyttar enhetslogotypers vänstra sida åt vänster i relation till din vänstra marginalinställning. Om ditt dokument t.ex. har en vänstermarginal på 4 cm och du vill att den vänstra kanten av logotypen ska ligga 2 cm ifrån papperets vänstra sida skriver du 2 cm i fältet för Logotypens marginal. Bilden flyttar 2 cm till vänster från marginalinställningen (4 cm).

Om din arbetsplats brukar använda sig av inställningar för fästmarginal lägger du på denna bredd i inställningen för t.ex. vänster marginal. 

 Steg 2: Innehållsförteckning

Här väljer du om användarna ska kunna inkludera en automatisk innehållsförteckning när de exporterar sina rapporter. Du kan också välja hur många rubriknivåer som ev. innehållsförteckningar ska innehålla.

Du kan specificera utseendet för hur de olika rubriknivåerna ska visas i innehållsförteckningen. Du kan välja teckensnitt, storlek, stil, färg, avstånd före/efter och indrag från vänster sida. Färgerna du har att välja mellan är de som ni ställt in under Utseende.

Steg 3: Rubriker

Du kan ställa in hur 6 olika rubriknivåer och en kolumnnamnsrubrik ska formateras när de exporteras till Word eller PDF. Tänk på att välja formateringar som gör det tydligt för läsarna vilken nivå respektive rubrik tillhör.

Formatering av rubrik 1-6

För varje rubrik kan du definiera teckensnitt, storlek, stil, färg, indrag från vänster sida och avstånd före eller efter. Om du exempelvis vill att rapporten ska se luftigare ut specificerar du hur stort avståndet mellan rubriken och omkringliggande innehåll ska vara. Du kan även styra avståndet mellan rubriknumreringen och rubriktiteln med hjälp av inställningen för Hängande indrag.

Färgerna du har att välja mellan är de kundspecifika färger ni definierat under Utseende.

För varje rubriknivå har du även möjlighet att välja om numreringen ska följa med i exporten och om den aktuella rubriken ska visas löpande eller om den alltid ska börja på en ny sida.

Om wordmallen är inställd att vara tvåspaltig kan du även ange per rubrik om just denna rubriksnivå ska bli tvåspaltig vid exporten. Inställningen påverkar även nodegenskaper som inte ingår i tabeller i rapportdelar.

OBS! De teckensnitt som visas i teckensnittslistan i er version av verktyget är de som är tillgängliga för just er. Om ni har egna teckensnitt som inte tillhör officepaketets standardutbud kommer dessa teckensnitt inte att användas vid direkta PDF-exporter från verktyget. 

Steg 4: Löpande text 


Det finns tre olika sorters brödtext som används i rapporter: Titel i brödtextBrödtext och Fast text. Se beskrivning av respektive typ här nedan.

Titel i brödtext

Denna formatering används till nodegenskaper för texter med ovanliggande rubrik (ex. "Kommentar (med rubrik)". I bilden till höger ser du alternativen som är tillgängliga. Färgerna som är valbara definieras för hela verktyget under Utseende.

Brödtext (samt kompletterande text till tabeller)
Med brödtext menas all övrig text i rapporten - d.v.s. de stora textmassorna. Denna inställning påverkar även Kompletterande texter du lagt till under en tabell.

Du kan välja teckensnitt, storlek, radavstånd och hur långt avståndet nedanför varje brödtextstycke ska vara.

Du kan också ställa in att texten ska vara vänsterjusterad (vänster sida har en rak kant medan höger sida är ojämn) eller marginaljusterad (avståndet mellan orden anpassas så att både vänster och höger sida får en jämn kant).

Fast text i rapporten
Under varje rubrik i en rapportmall finns det möjlighet att lägga till en fast text som ska visas kopplat till rubriken och ej vara redigerbar för användarna. Inställningarna för Fast text ser likadana ut som inställningarna för Brödtext här ovan.

Steg 5: Tabeller

Generellt
Här väljer du hur stort avstånd du vill ha mellan din tabell och din eventuella fotnot (används för tabellbeskrivningar) eller brödtext. Du kan även välja om tabellrader ska delas över två sidor om de inte ryms längst ner på en och samma sida eller om hela raden ska flyttas ner till nästa sida.

Titel för tabell
Inställningarna gäller bara för rubriken som står utanför en tabell. Du kan välja teckensnitt, storlek, stil, färg, avstånd före och efter titeln och om det ska finnas något indrag från vänster.

Text i celler

Här anpassar du alla text som används inne i själva tabellen. Avstånd före och efter bestämmer hur mycket luft det ska finnas inne i varje cell i tabellen. Dessa värden kan du finjustera ifall du tycker att tabellerna ex. tar för mycket plats när de exporteras. 

OBS! Inställningen du gör för Text i celler påverkar även texter i tabeller i ex. sidhuvud/sidfot.

Fotnot till tabeller
Det går att lägga till tabellbeskrivningar (kallas för fotnot i Stratsys). Välj teckensnitt och storlek de ska skrivas med.

 

Klicka på knappen Spara när du är klar med dina inställningar. Du kan självklart även välja att förhandsgranska din Wordmall närhelst du önskar och för valfri rapport. Klicka på Förhandsgranska jämte Sparaknappen och därefter väljer du rapporten i drop down menyn och bekräftar ditt val via OK.

Rapporten körs nu som ett bakgrundsjobb i Stratsys och beroende på webläsare notifieras du sedan om den färdiga exporten.


 

Kopiera, ändra och ta bort wordmall

Kopiera

Klicka på ikonen med två papper längst ut till höger i tabellen med wordmallar.

Ändra
 Klicka på Skiftnyckeln om du vill ändra en befintlig wordmall.Se Skapa en ny Wordmall för beskrivning av inställningarna i de olika stegen. 

Ta bort 
Innan du tar bort en wordmall rekommenderar vi att du kollar i listan över rapportmallar och ser ifall den just nu är i bruk och i så fall var. Det går att ta bort en wordmall som är i bruk men det finns ingen möjlighet att i efterhand återställa borttagna mallar. Rapporter som använde sig av mallen kommer fortfarande göra det i sina exporter men i Inställningar kommer det att stå att wordmallen är borttagen och det finns ingen möjlighet att göra framtida redigeringar i borttagna mallar.När du är säker på att du vill ta bort en wordmall klickar du på  Soptunnan som visas till höger i listan över befintliga wordmallar.

Typsnitt

Stratsys kommer förberett med ett antal Typsnitt vilka du kan välja i Wordmallen vid export till word och PDF. Men det finns även möjlighet att använda egentillagda typsnitt om det typsnitt ni använder i organisationen saknas i vår lista, se tabellen "Typsnitt".

Du anger namnet för typsnittet i tabellen "Egentillagda typsnitt".

OBS! Rapporter som använder en wordmall med ett egentillagt typsnitt kommer inte att kunna exporteras till PDF, se det gröna frågetecknet i bilden nedan.


Enhetsloggor


Ifall ni använder er av automatgenererade försättssidor kan ni ladda upp logotyper som ska visas för respektive enhet vid dessa Word- och PDF-exporter. Enheter som inte har någon uppladdad logotyp exporteras utan logotyp.

I bildexemplet till höger ser du att Administrativa avdelningen och Brandförsvaret har enhetslogotyper uppladdade.

Ladda upp en enhetslogotyp
Klicka på det den svarta pilen för rätt enhet, klicka på Bläddra och välj rätt bildfil i utforskaren. Filen måste vara i WMF-format. Du kan välja Gör logotypen tillgänglig för underliggande enheter om detta är aktuellt.

Ta bort en enhetslogotyp
Klicka på länken till logotypen och välj Ta bort.

Byt ut en enhetslogotyp
Klicka på länken till logotypen, bläddra fram och välj en ny logotyp (i WMF-format) och avsluta med knappen Spara.

Loggans höjd i cm
Du anger loggans höjd i cm för alla logotyper i hela organisationen. En ändring här påverkar alltså även logotyper som laddats upp av andra användare vid ett tidigare tillfälle.

Vi rekommenderar att du, när du laddar upp en logotyp, väljer en version som är minst så stor som du vill att den ska visas vid exporten. Laddar du upp en logotyp som är högre än höjden du angett skalas den om automatiskt. Det är sällan lägligt att skala upp storleken på en bild då det kan göra att den ser oskarp ut på skärm, vid export eller vid visning på projektor.

Byta logotypen för hela organisationen/företaget
Om du istället är ute efter en möjlighet att byta logotypen som visas längst upp till vänster i webbläsarfönstret hittar du detta under Utseende och fliken Ändra logo. Detta kommer påverka hur alla användare ser systemet och har ingen koppling till exporter. Ta kontakt med er konsult om du vill göra detta! Se Kontakter genom att klicka på det gröna frågetecknet i det övre högra hörnet i Stratsys.