I Word- och exportinställningar kan du styra det som påverkar exporter från Stratsys. Du kan bland annat definiera hur era rapporter ska formateras när de exporteras till Word och vilka logotyper som ska användas.
Du hittar till inställningarna i administrationen
Inställningarna är uppdelade på fyra olika flikar:
Allmänt
Här hittar du generella inställningar som påverkar exporter från systemet.
Använd agenten vid export (rekommenderat)
Om ni har egen drift innebär detta alternativ att ni inte behöver installera Word på servern. Ni begränsar samtidigt exportmöjligheterna till att inte längre innefatta exporter med innehållsförteckningar eller till PDF-format.
Använd docx-format istället för doc-format för Wordexporten
Detta alternativ kan ni avaktivera om ni har många användare som använder Word i version 2003, eller tidigare, och som inte har installerat tillägget för att kunna öppna docx-dokument. Viss Wordfunktionalitet kommer begränsas vid exporten.
Aktivera export av förstasidor
Om alternativet är aktiverat visas en exportikon på rapportfliken. Det går bara att exportera förstasidor för rapporter som är skapade med den enheten som sin huvudenhet. Förstasidesexporten visar även arkiverade rapporter och rapporter från alla versioner.
Inkludera första rubriken vid förhandsgranskning och export av förstasidor
Försättssidan och första rubriken slås ihop vid export av förstasidor.
Wordmall
Här definierar du hur alla Word- och PDF-exporter av rapporter ska se ut. Du kan ändra/kopiera en befintlig Wordmall eller skapa helt nya. Du kan se vilken enhet mallen tillhör och i vilka rapporter den används. Du kan även se vilken mall som är satt som standard. Standardmallen är den som automatiskt sammankopplas med nya rapporter (rapportmallar) ifall du inte gör ett aktivt val.
Skapa en ny Wordmall
Klicka på Lägg till längst ner på sidan.
Du kan också kopiera en befintlig Wordmall.
Inställningarna för Wordmallar är uppdelade i 5 olika steg:
Steg 1: Generellt
Namn
Här anger du Wordmallens namn, vilken enhet den ska tillhöra samt om den ska vara tillgänglig för underliggande enheter.
Sidlayout
Du kan välja vilken orientering mallen ska ha - liggande eller stående. Du kan även aktivera eller avaktivera automatisk avstavning.
Om din arbetsplats har som policy att en speciell sorts rapporter måste skrivas som tvåspaltig kan du göra en sådan inställning här.
OBS! Tänk på att en tvåspaltig design ej är optimalt lämnad för att kunna inkludera breda tabeller eller stora bilder så använd denna inställning sparsamt!
Försättssida
Standard - Automatgenererad försättssida
Du kan välja att programmet ska skapa en försättssida åt dig automatiskt (standard). Rapportens namn visas alltid på försättsbladet men du kan välja om du även vill visa enhetens namn eller periodens namn.
Egen - Kundanpassad försättssida
Om du har mer detaljerade önskemål har du även möjlighet att ladda upp ett eget försättsblad med egna inställningar.
När du ska skapa din försättssida rekommenderar vi att du börjar med ett nytt tomt dokument som du ger samma marginalinställningar som du definierar i inställningarna för marginalerna i Stratsys.
Notera: Om du ej ställer in Worddokumentets marginaler till samma marginaler som du definierar i Stratsys finns det risk för att innehållsdelarna får en annan position när marginalerna ändras vid rapportexporten.
Du får själv välja vilka delar som automatiskt ska läggas till på försättsbladet och vilken placering de ska ha. Alternativen du har är titel, enhet, period, ingress och datum när rapporten klarmarkerades.
Skriv #{titel}#, #{enhet}#, #{period}#, #{ingress}# eller #{klarmarkeringsdatum}#
Lägg dem på önskad plats på försättsbladet. Se Beredningsfas för ytterligare fältreferenser som används för innehåll i beredningsfält.
Begränsningar/att tänka på
- Om du vill använda dig av en bakgrundsbild är det viktigt att bakgrundsbilden ej är större än dokumentet och att den ej är placerad med utfall (att någon del av bilden ligger utanför dokumentytan).
- Var noga med att inget innehåll ska placeras i sidhuvudet eller sidfoten i detta dokument! Ligger det kvar information där kommer sidhuvudet och sidfoten hämtas både härifrån och från dina sidfotsinställningar. Detta gäller även om du använder Wordfunktionen Annorlunda förstasida och har en sidfot för Efterföljande sidor.
- Denna funktion har bara stöd för uppladdning av Wordfiler som har filändelsen .docx (ej .doc). Vid export stöds både .doc och .docx.
- Vill du använda dig av andra teckensnitt på försättssidan, gentemot resten av dokumenten, behöver du skapa och använda egna formatmallar för dessa. Alla rader på försättssidan som använder Words standardformatmallar kommer lyssna på inställningar ifrån Stratsys istället för de inställningar du gör manuellt i Worddokumentet. Egna formatmallar fungerar ej om du råkat lägga till innehåll i sidhuvudet eller sidfoten på själva försättsbladet.
- Vi har inte stöd för textfält eller grafiska objekt i form av linjer eller former. Vill ni använda en linje kan ni istället markera texten och lägga till en tabellkantlinje.
- Var noga med att du har samma typsnitt i mallen för ditt försättsblad som namnet för typsnittet i din Stratsys databas, ex kan typsnittet inte heta Arial (brödtext) när det i Stratsys databas heter Arial.
Sidhuvud/sidfot
Automatgenererat sidhuvud/sidfot
Som standard används en sidfot som innehåller namnet på enheten, rapportens namn, aktuellt sidnummer och antal sidor i rapporten.
Kundanpassad egen sidhuvud/sidfot
Vill du anpassa sidhuvudet och sidfoten gör du det enklast genom att utgå ifrån ett nytt tomt Worddokument som du först ger samma marginaler som du angivit i Stratsys för att sidhuvudet och sidfotens innehåll säkert ska ligga kvar på önskad plats efter att du exporterat din rapport. Du får själv välja vilja delar som automatiskt ska läggas till i sidhuvudet eller sidfoten och vilken placering de ska ha. Alternativen du har är titel, enhet, period, ingress och datum när rapporten klarmarkerades.
Skriv #{titel}#, #{enhet}#, #{period}#, #{ingress}# eller #{klarmarkeringsdatum}#
Lägg på önskad plats och ladda upp dokumentet. Se Beredningsfas för ytterligare fältreferenser som används för innehåll i beredningsfält.
Det går bra att även använda Wordfunktionen Annorlunda förstasida, om du inte gör det kommer sidhuvud och sidfot även att dyka upp på din försättssida vid export.
Begränsningar/att tänka på
- Var noga med att inget innehåll ska placeras utanför sidhuvudet eller sidfoten i detta dokument! Ligger det kvar information på andra platser riskerar detta innehåll att läggas till utöver innehållet ni definierat för försättsbladet.
- Denna funktion har bara stöd för uppladdning av wordfiler som har filändelsen .docx (ej .doc). Vid export av rapporter med denna Wordmall stöds både .doc och .docx.
- Vill du använda dig av andra teckensnitt i sidhuvudet/sidfoten, gentemot resten av dokumenten, behöver du skapa och använda egna formatmallar för dessa. Alla tecken som använder Words standardformatmallar kommer lyssna på inställningar ifrån Stratsys istället för de inställningar du gör manuellt i Worddokumentet.
- Var noga med att du har samma typsnitt i mallen för ditt försättsblad som namnet för typsnittet i din Stratsys databas, ex kan typsnittet inte heta Arial (brödtext) när det i Stratsys databas heter Arial.
Om du vill att försättssidan eller sidhuvud- och sidfotsdokumentet automatiskt ska visa datumet som rapporten exporterats från systemet använder du en Wordfunktion som heter CreatedDate.
Begränsningar / Att tänka på:
- När Wordfunktionen CreatedDate används i en Wordmall som har innehållsförteckningen avslagen så kan datumet som visas direkt efter export vara felaktig, detta är bara temporärt och datumet justeras automatiskt när man öppnar upp dokumentet för redigering. Detta sker inte om Wordmallen har en innehållsförteckning och anledningen till detta är hur den bakomliggande exportfunktionen fungerar.
MarginalerOm du har laddat upp en logotyp i ett försättsblad eller en sidhuvud/sidfot behöver du inte bry dig om inställningen för Logotypens marginal. Denna inställningen gäller bara för de användare som väljer att använda den automatgenererade försättssidan och sidhuvudet/sidfoten.
Inställningen för logotypens marginal förutsätter att du laddat upp en logotyp.
Logotypens marginal flyttar enhetslogotypers vänstra sida åt vänster i relation till din vänstra marginalinställning. Om ditt dokument t.ex. har en vänstermarginal på 4 cm och du vill att den vänstra kanten av logotypen ska ligga 2 cm ifrån papperets vänstra sida skriver du 2 cm i fältet för Logotypens marginal. Bilden flyttar 2 cm till vänster från marginalinställningen (4 cm).
Om din organisation brukar använda sig av inställningar för fästmarginal lägger du på denna bredd i inställningen för t.ex. vänster marginal.
Steg 2: Innehållsförteckning
Här väljer du om man ska kunna inkludera en automatisk innehållsförteckning vid export av rapporter. Du kan också välja hur många rubriknivåer som ev. innehållsförteckningar ska innehålla.
Du kan specificera utseendet för hur de olika rubriknivåerna ska visas i innehållsförteckningen. Du kan välja teckensnitt, storlek, stil, färg, avstånd före/efter och indrag från vänster sida. Färgerna du har att välja mellan är de som ni ställt in under Utseende.
Steg 3: Rubriker
Du kan ställa in hur 6 olika rubriknivåer och en kolumnnamnsrubrik ska formateras när de exporteras till Word eller PDF. Tänk på att välja formateringar som gör det tydligt för läsarna vilken nivå respektive rubrik tillhör.
Formatering av rubrik 1-6
För varje rubrik kan du definiera typsnitt, storlek, stil, färg, avstånd före eller efter och indrag. Om du exempelvis vill att rapporten ska se luftigare ut specificerar du hur stort avståndet mellan rubriken och omkringliggande innehåll ska vara. Du kan även styra avståndet mellan rubriknumreringen och rubriktiteln med hjälp av inställningen för Hängande indrag.
Färgerna du har att välja mellan är de kundspecifika färger ni definierat under Utseende.
För varje rubriknivå har du även möjlighet att välja om numreringen ska följa med i exporten, dvs 1. Rubriknamnet, och om den aktuella rubriken ska visas löpande eller om den alltid ska börja på en ny sida (sidbrytning).
Om Wordmallen är inställd att vara tvåspaltig dyker även alternativet upp att du per rubrik kan ange om just denna rubriksnivå ska bli tvåspaltig vid exporten. Inställningen påverkar även nodegenskaper som inte ingår i tabeller i rapportdelar.
Notera! De typsnitt som visas i typsnittslistan i er version av verktyget är de som är tillgängliga för just er. Om ni har egna typsnitt som inte tillhör office-paketets standardutbud kommer det inte vara möjlighet att göra direkta PDF-exporter från verktyget för de rapporter där detta typsnitt är valt.
Steg 4: Löpande text
Det finns tre olika sorters brödtext som används i rapporter: Titel i brödtext, Brödtext och Fast text.
Titel i brödtext
Denna formatering används till nodegenskaper för texter med ovanliggande rubrik (ex. "Visa egenskapens namn som rubrik". Färgerna som är valbara definieras för hela verktyget under Utseende.
Brödtext (samt kompletterande text till tabeller)
Med brödtext menas all övrig text i rapporten - d.v.s. de stora textmassorna. Denna inställning påverkar även Kompletterande texter du lagt till under en tabell (om detta tillåts i rapportmallen).
Du kan välja teckensnitt, storlek, radavstånd och hur långt avståndet nedanför varje brödtextstycke ska vara.
Du kan också ställa in att texten ska vara vänsterjusterad (vänster sida har en rak kant medan höger sida är ojämn) eller marginaljusterad (avståndet mellan orden anpassas så att både vänster och höger sida får en jämn kant).
Steg 5: Tabeller
Generellt
Här väljer du hur stort avstånd du vill ha mellan din tabell och din eventuella fotnot (används för tabellbeskrivningar) eller brödtext. Du kan även välja om tabellrader ska delas över två sidor om de inte ryms längst ner på en och samma sida eller om hela raden ska flyttas ner till nästa sida.
Primär mall
Titel för tabell
Inställningarna gäller bara för rubriker som står utanför en tabell. Du kan välja teckensnitt, storlek, stil, färg, avstånd före och efter titeln och om det ska finnas något indrag från vänster.
Text i celler
Här anpassar du all text som används inne i själva tabellen. Avstånd före och efter bestämmer hur mycket luft det ska finnas inne i varje cell i tabellen. Dessa värden kan du finjustera ifall du tycker att tabellerna ex. tar för mycket plats när de exporteras.
Observera! Inställningen du gör för Text i celler påverkar även texter i tabeller i ex. sidhuvud/sidfot.
Fotnot till tabeller
Det går att lägga till tabellbeskrivningar (kallas för fotnot i Stratsys). Välj teckensnitt och storlek de ska skrivas med.
Sekundär mall
Har du tabeller där du önskar helt andra inställningar, kan du ställa in dessa i den sekundära mallen. Du kan sedan i själva rapportinställningarna välja vilken av mallarna du vill använda.
Förhandsgranska och spara
Klicka på knappen Spara när du är klar med dina inställningar. Du kan självklart även välja att Förhandsgranska din Wordmall närhelst du önskar och för valfri rapport. Klicka på Förhandsgranska jämte Sparaknappen och därefter väljer du rapporten i drop down menyn och bekräftar ditt val via OK.
Rapporten körs nu som ett bakgrundsjobb i Stratsys (vilket betyder att du kan gå vidare i systemet) och beroende på webbläsare notifieras du sedan om den färdiga exporten.
Kopiera, ändra och ta bort Wordmall
Kopiera (dokumentikon)
Klicka på ikonen med två papper längst ut till höger i tabellen med Wordmallar.
Ändra (skiftnyckel)Klicka på Skiftnyckeln om du vill ändra en befintlig Wordmall. Se Skapa en ny Wordmall för beskrivning av inställningarna i de olika stegen.
Ta bort (papperskorg)
Innan du tar bort en Wordmall rekommenderar vi att du kollar i listan över rapportmallar och ser ifall den just nu är i bruk och i så fall var. Det går att ta bort en Wordmall som är i bruk men det finns ingen möjlighet att i efterhand återställa borttagna mallar. Rapporter som använde sig av mallen kommer fortfarande göra det i sina exporter men i Inställningar kommer det att stå att Wordmallen är borttagen och det finns ingen möjlighet att göra framtida redigeringar i borttagna mallar. När du är säker på att du vill ta bort en Wordmall klickar du på Soptunnan som visas till höger i listan över befintliga Wordmallar.
Typsnitt
Stratsys kommer förberett med ett antal Typsnitt vilka du kan välja i Wordmallen vid export till Word och PDF. Men det finns även möjlighet att använda egentillagda typsnitt om det typsnitt ni använder i organisationen saknas i vår lista.
Du anger namnet för typsnittet i tabellen "Egentillagda typsnitt", som du hittar under "Typsnitts"-fliken under "Word- och exportinställningar" i administrationen.
Observera! Rapporter som använder en Wordmall med ett egentillagt typsnitt kommer inte att kunna exporteras till PDF.
Bakgrunden till att export till PDF inte fungerar med egentillagda typsnitt är att typsnittet måste finnas på den dator som gör konverteringen från Word till PDF. Har man köpt eller införskaffat ett eget typsnitt fungerar det därför utmärkt att använda detta i rapporten samt att ta ut den i Wordformat för att sedan konvertera den till PDF. Men för att Stratsys skall kunna göra samma sak behöver typsnittet finnas på våra serverar eftersom det som händer vid PDF-export är att vi kör samma process som användaren men på vår server och därefter presenterar PDF-exporten för nedladdning till användaren.
Enhetsloggor
Ifall ni använder er av automatgenererade försättssidor kan ni ladda upp logotyper som ska visas för respektive enhet vid dessa Word- och PDF-exporter. Enheter som inte har någon uppladdad logotyp exporteras utan logotyp.
Ladda upp en enhetslogotyp
Klicka på det den svarta pilen för rätt enhet, klicka på Bläddra och välj rätt bildfil i utforskaren. Du kan välja Gör logotypen tillgänglig för underliggande enheter om detta är aktuellt.
Ta bort en enhetslogotyp
Klicka på länken till logotypen och välj Ta bort.
Byt ut en enhetslogotyp
Klicka på länken till logotypen, bläddra fram och välj en ny logotyp och avsluta med knappen Spara.
Loggans höjd i cm
Du anger loggans höjd i cm för alla logotyper i hela organisationen. En ändring här påverkar alltså även logotyper som laddats upp av andra användare vid ett tidigare tillfälle.
Tips! Vi rekommenderar att du, när du laddar upp en logotyp, väljer en version som är minst så stor som du vill att den ska visas vid exporten. Laddar du upp en logotyp som är högre än höjden du angett skalas den om automatiskt. Det är sällan lägligt att skala upp storleken på en bild då det kan göra att den ser oskarp ut på skärm, vid export eller vid visning på projektor.