Beredningsfas

Beredningsfas är ett extra steg innan rapporten klarmarkeras i rapporteringsprocessen.

Beskrivning

Beredningsfas läggs till som ytterligare ett steg innan rapporten klarmarkeras i rapporteringsprocessen. Beredningsfasen är tänkt att användas som en avstämningspunkt för att nämnder, styrelser eller annan instans skall kunna se över materialet.

Du kan dela ut behörighet att hantera beredningsfasen via behörighetsgrupperna.

När du använder beredningsfas kan du definiera egna fält, exempelvis en extra beredningskommentar, som du kan infoga i dina Word-exporter med hjälp av fältreferenser.

Använda beredningsfas i en rapport

I Inställningar för en rapport behöver du aktivera inställningen "Har beredningsfas" som finns under de rapportinställningarna under Avancerade inställningar:

Beredning för utdelade rapporter:

Välj detta alternativ om användare med behörighet att bereda utdelade rapporter på rapportens översta nivå ska få tillgång till beredningsfasen för samtliga rapporterande enheter som hör till den gemensamma mallen.

Beredning för tilldelade rapporter:

Välj detta alternativ om användare med behörighet att bereda tilldelade rapporter ska få tillgång till beredningsfasen på de enheter de har behörighet att rapportera.

Behörighet

Via behörighetsgrupper kan du för Rapporter styra behörigheten för Bereda tilldelade rapporter och Bereda utdelade rapporter och för vilken/vilka enheter.

Lägg till en beredningsfas

Du hittar Beredningsfas under avsnittet "Rapporteringsprocessen" i administrationen.

Sidan beredningsfas är uppdelad i två delar. De två delarna är Mallar för beredningsfas på utdelade rapporter och Mallar för beredningsfas på tilldelade rapporter

En utdelad rapport är en rapport som skickas ner till underliggande enheter från den enhet som skapat rapporten. En tilldelad rapport är en rapport för en enhet som har fått rapporten tilldelad från ovanliggande enhet.

För att lägga till en ny mall, klicka på "Lägg till".

Fyll i namn, och konfigurera de fält som önskas under beredningen - exempelvis kommentar och datum för beslut.

Fältreferens kan anges om man vill använda informationen som skrivs in i beredningen vid en wordexport. Då anger en kod för fältreferensen. Referensen kan antingen visas i sidhuvudet, sidfoten eller på försättssidan i Wordmallen som rapporten använder.

Referensen anges som #{referens}# i dokumentet.

Bestäm vilken typ av information fältet skall vara:

Kort text - Ger en mindre textruta. Begränsat antal tecken.
Lång text - Ger en editor med möjlighet att rapportera in en större mängd text
Fast kort text - Används när man ska ha en förbestämd formulering som inte kan ändras av användaren
Fast lång text - Används när man ska ha en förbestämd formulering som inte kan ändras av användaren
Datum - Ger en datumväljare
Uppladdat dokument - används när man vill ha möjlighet att bifoga en fil

Det går att ange att fältet ska vara obligatoriskt.

Observera: Ändringar av ett fält för rapporter som ej är klara kan komma att ändra inrapporteringen för dessa fält.

I rapporternas inställningar aktiverar du Har beredningsfas. Då visas fältet Beredning så som du kan se i bilden nedan. Här klickar du på respektive val för att skriva övergripande kommentar samt beslut innan rapporten får statusen klar.

Ändra en beredningsmall

Klicka på skiftnyckel om du vill editera en mall.

Ta bort en mall

Klicka på soptunneikonen om du vill ta bort en mall.