Beredningsfas läggs till som ytterligare ett steg mellan Rapportera och Klar i rapporteringsprocessen. Beredningsfasen är tänkt att användas som en avstämningspunkt för att nämnder, styrelser eller annan instans skall kunna se över materialet.
Du hittar Beredningsfas under avsnittet "Rapporteringsprocessen"i administrationen.
Navigering:
Sidan beredningsfas är uppdelad i två delar. De två delarna är Mallar för beredningsfas på utdelade rapporter och Mallar för beredningsfas på tilldelade rapporter
En utdelad rapport är en rapport som skickas ner till underliggande enheter från den enhet som skapat rapporten. En tilldelad rapport är en rapport för en enhet som har fått rapporten tilldelad från ovanliggande enhet.
Via behörighetsgrupper kan du för Rapporter styra behörigheten för Bereda Tilldelade rapporter och Bereda Utdelade rapporter och för vilken/vilka enheter.
Lägg till en beredningsfas
Namn
Namnge mallen
Fält
Fälten motsvarar informationen som ska matas in i beredningsfasen. Ska det skrivas en kommentar kan man lägga till en "Lång text". Ska det anges ett datum för beslutet kan man lägga till ett Datum-fält o.s.v.
Namn - Namnge fältet.
Fältreferens - om man vill använda informationen som skrivs in i beredningen, vid en wordexport måste man ange en kod för fältreferensen. Referensen kan antingen visas i sidhuvudet, sidfoten eller på försättssidan i Wordmallen som rapporten använder.
Typ - Vilken typ av information fältet skall vara:
- Kort text - Ger en mindre textruta. Begränsat antal tecken.
- Lång text - Ger en editor med möjlighet att rapportera in en större mängd text
- Fast kort text - Används när man ska ha en förbestämd formulering som inte kan ändras av användaren
- Fast lång text - Används när man ska ha en förbestämd formulering som inte kan ändras av användaren
- Datum - Ger en datumväljare
- Uppladdat dokument - används när man vill ha möjlighet att bifoga en fil
Det går att ange att fältet ska vara obligatoriskt.
OBS! Ändringar av ett fält för rapporter som ej är klara kan påverka dessa negativt.
I rapporternas inställningar aktiverar du Har beredningsfas. Då visas fältet Beredning så som du kan se i bilden nedan. Här klickar du på respektive val för att skriva övergripande kommentar samt beslut innan rapporten får statusen klar.