Skapa en rapport

Välj Stående rapporttyp

1 - Fliken Allmänt

Under fliken allmänt gör du ett antal inställningar för rapporten som behövs för att den ska skapas. När rapporten är skapad finns fler inställningar du kan göra, läs mer om dessa här: Rapportinställningar

Namn
Här namnger du rapportmallen.

Rapportperiod
Här anger du vilken period som rapporten ska baseras på. Alla rapportdelar kommer hämta information från perioden du anger här.

Du kan ange att rapporten ska vara tillgänglig i menyadministrationen vilket innebär att den kommer gå att lägga upp som en flik i menyn.

Du kan ange att rapporten ska kopieras automatiskt till nästa period vilket innebär att den kopieras automatiskt när den sista rapporterande enheten har skickat sin rapport till klar, eller ett visst antal dagar efter deadline.

Wordmall för export
I rullgardinslistan väljer du en Wordmall som ska kopplas till rapportmallen. En Wordmall bestämmer layouten för hur rapporten skall se ut vid export till Word, ex typsnitt, radavstånd, marginaler mm. För ytterligare information och administration av mallen, se Word- och exportinställningar.

Deadline
Här anger du deadlines för när inrapporteringen skall vara klar samt för när rapporten skall vara färdigbehandlad i beredningsfasen om sådan finns. (I steg 3 kan du sedan bestämma om mailpåminnelser skall skickas baserat på datumet för Deadline. Om rapporten saknar en deadline skickas inga påminnelser.) Påminnelser skickas till personer som är rapportörer på den aktuella enheten för rapporten.

Ingen deadline: Innebär att rapporten inte kommer visas som försenad. Den visas på startsidan under rapportering.

Samma deadline: Alla rapporterande enheter får samma deadline. E-postpåminnelser kan skickas ut före eller efter deadline beroende på inställningar gjorda för rapporten. Rapporten dyker upp på startsidan ett bestämt antal dagar innan deadline.

Automatisk deadline: hämtar den förskjutningen som är satt för periodiciteten/rapportperioden som rapporten baseras på. Det är sedan möjligt att för varje rapporterande enhet ändra datum till ett specifikt datum. 

Kategori
Här väljer du vilken kategori som rapportmallen ska tillhöra. Se även Rapportkategorier.

Steg 2 - Enheter

Här markerar du de enheter som skall rapportera i mallen. Du kan enbart välja din egen samt underliggande enheter. Läs mer här under "Rapporterande enheter"

Avsluta med att klicka på Skapa.

Nu är rapporten skapad och det är dags att börja bygga gemensam mall för att fylla rapporten.

Aktivera en rapportmall

När du anser att rapportmallen är klar och du vill aktivera den till de rapporterande enheterna går du till rapportlistan (om du är inne i rapporten kan du t.ex. komma dit via länken "Tillbaka till rapporter" som du hittar i övre högra hörnet).

Klicka på aktuell rapport i listan och välj "Aktivera gemensam mall". Nu har användarna möjlighet att gå in i rapporten och påbörja att skriva.

När du gjort detta får du ett val om huruvida du vill avisera de personer hos enheterna med behörighet att administrera rapportens enhetsmallar. Om du väljer att avisera skickas det mail till dem med information om att mallen blivit aktiverad till deras enhet.

Du har fortfarande möjlighet att göra ändringar i en rapportmall efter att den aktiverats men vi rekommenderar att du är restriktiv med sådana ändringar. De slår igenom i alla enhetsmallar och detta kan lätt leda till förvirring bland enhetsadministratörerna. Du måste själv ansvara för att informera enhetsadministratörerna om ev. genomförda ändringar!

Inaktivera en rapportmall

Inaktiverar du rapportmallen blir den inte längre tillgänglig för enhetsanpassningar, de enhetsanpassningar som redan är gjorda kommer att finnas kvar när rapporten aktiveras igen. De rapporterande enheterna kommer inte längre att kunna se rapporten på deras enhet, då den inte längre är aktiverad. 

Klicka på rapportens namn och sen på de tre lodräta prickarna längst till höger. Välj Inaktivera. Du kommer nu att få ett säkerhetsmeddelande där du får bekräfta via OK att du vill inaktivera rapporten.

Ta bort en rapport

Vill du ta bort rapporten för alla enheter eller bara för någon/några utvalda?

Ta bort rapporten på utvalda enheter
Se Rapportinställningar/Rapporterade enheter om du bara vill ta bort rapporten för någon eller några enheter.

Ta bort rapporten för alla enheter
Om du vill ta bort en rapport klickar du på rapportens namn (så att den vecklas ut). Sen klickar du på de tre prickarna som visas längst till höger i bilden nedan. Välj Ta bort. 

I administrationen kan du återställa borttagna rapporter i inställningen "Rapportåterställning".

Administrera rapportörer

De användare som blir tillagda som rapportör får alltid tillåtelse att rapportera på rapporten. Ett sådant fall kan vara om användaren blir rapportör på en enhet som ligger ovanför personens vanliga behörighet. I detta fall kommer användaren ändå att kunna rapportera på rapporten.

Lägg till rapportörer på en enhet
Klicka på namnet på rapporten för visa ytterligare information om rapporten. Under enheten så visas en liten person-ikon och namnet på den första rapportörens samt även samt ett "+" tecken med siffra bakom beroende på det totala antalet rapportörer.

Klicka på ikonen så visas alla rapportörer. Klicka på Lägg till rapportör (eller börja att skriva direkt om markören redan är till höger om det sista namnet) och börja skriva de första bokstäverna i namnet så får du förslag på användare. Du kan även skriva namnet på enheten så får du en lista på användare som hör till den enheten. Användare som visas med gul bakgrund är angivna som standardrapportörer för denna enhet (se mer längre ner)

Ta bort rapportörer på en enhet
För att ta bort rapportörer klickar du bara på krysset bredvid användaren (se ovan). Spara görs automatiskt. Det finns även en möjlighet att ta bort alla rapportörer, då klickar du högt upp till höger i rutan på Ta bort alla. 

Standardrapportörer
Standardrapportör är en funktion som automatiserar utdelningen av rapportöransvaret. Personer som är satta som standardrapportörer på en enhet blir automatiskt rapportör i alla nya rapporter (ej kopierade) som skapas på enheter där de är satta som standardrapportör. Gamla rapporter eller rapporter som kopieras påverkas ej automatiskt av att standardrapportören för enheten ändras.

Vilken behörighet krävs för att få ändra rapportörer?
Användaren behöver antingen vara rapportör för rapporten på den rapporterande enheten eller ha behörighet att administrera enhetsmallar eller rapportmallar.