Organisationsinställningar

Organisationsinställningar

Här har vi samlat all kunskap om hur ni bygger upp och förvaltar er organisationsstruktur i Stratsys. Vi går igenom hur ni bygger upp, ändrar och ta bort en enhet. Dessutom beskriver vi organisationsförändringar och standardansvariga.

Navigering:

Lägg till en ny enhet

Ändra en enhet

Ta bort en enhet

Ändra en enhet i planeringsversionen

Standardansvariga & Standardrapportörer

Organisation 

Under fliken Organisation kan du skapa nya enheter och bygga upp er organisationsstruktur. Det finns en organisationsstruktur för aktuellt år och en för planeringsversion. Vill du göra organisationsändringar behöver du först se till att du står i rätt version.

mceclip0.png

mceclip0.png

Här inne får du tillgång till att göra de ändringar som behövs i er organisation. Genom att klicka på plusen() bredvid varje enhet expanderar du trädet. Du kan även klicka på knapparna "Expandera hela trädet" eller "Minimera hela trädet" för att på ett enkelt sätta dölja eller synliggöra enheter.

mceclip1.png

Ifall ni har behov av att jobba med tvärgående enheter och områden i Stratsys rekommenderar vi att ni kontaktar er konsult för att ta reda på vilken lösning som kan passa er bäst. 

Lägg till en ny enhet

För att lägga till en ny enhet behöver du klicka på "Lägg till". Denna knapp syns för varje organisatorisk nivå så du enkelt ska kunna lägga till nya enheter där de hör hemma. Se bild undertill.

Röd: Klicka på lägg till här för att lägg till en enhet som hamnar direkt under "Stratsysdemo".

Grön: Klicka på Lägg till här för att lägga till enhet direkt under enheten "Region".

 

Vid val av "Lägg till" kommer följande ruta dyka upp:

1. Namn - Lägg till enhets namn 

2. Beteckning - Om enheten har ett långt namn kan ni även lägga till en kortare beteckning 

3. Placera under - Har du valt att lägga till enheten under fel del i organisationen? du kan korrigera det här.

4. Placera före  - Välj önskad placering för enheten.

5. Enhetsgrupper - Lägg till de enhetsgrupper som ska tillhöra enheten. Läs mer om enhetsgrupper här  En enhetsgrupp är en samling användare som tillhör en grupp som avgör vad de får göra för sin specifika enhet och produkter

6. Standardansvariga (noder) - Finns det någon / några som ska rapportera på all ny information som läggs till på enheten? Då läggs de personerna till här. 

7. Standardrapportörer (rapporter)- Ska någon/några rapportera på alla rapporter som finns på enheten? Lägg till de personerna här så får de alltid en notis om att rapportera. 

8. Externa koder - Använder ni ett källsystem som ska synkas med enheten? Tex AD-synk, kolada? Då fylls det i här. Läs mer om detta under Externa koder här

 

Ändra en enhet

Om du vill ändra på en befintlig enhet klickar du på enhetens namn i enhetsträdet.

Du kommer då till sidan Ändra enhet där du fyller i dina ändringar och bekräftar dem genom att klicka på knappen Spara.

Information som går att lägga till vid skapandet av en enhet går även att ändra, se listan ovan under Lägg till en ny enhet för information kring delarna betyder.

 

Har du råkat lägga till enheten under fel enhet? Inga problem, med hjälp av drag and drop kan du enkelt dra din enhet dit du vill att den ska placeras genom att klicka och hålla inne på den enhet som du vill flytta, och helt enkelt lägga på önskad nivå. (Notera då att underliggande enheter i den du flyttar på följer med).

 

OBS! Att flytta enheter till en annan nivå, eller slå samman två enheter, påverkar produkter, uppsättningar och rapporter i stor utsträckning. Rådgör med er kontaktperson vid större förändringar

Dold enhet 

Enheter som är markerade med "Dold enhet" kan endast ses av de personer som har tillgång till dolda enheter vilket bestäms i behörighetsgrupperna. 

Information från dolda enheter kan bli synlig för alla användare genom filtrering på underliggande enheter samt genom rapporter skapade av användare med behörighet att se dolda enheter. 

Ta bort enhet

Klicka på den enhet som du vill ta bort i enhetsträdet. Klicka på knappen "Ta bort" och bekräfta sedan genom att välja "OK" i den dialogruta som öppnas.

mceclip6.png

mceclip4.png

 

OBS! Enbart enheter som inte har någon underenhet får tas bort. Att ta bort enheter påverkar produkter, noder och rapporter i stor utsträckning. Rådgör med er kontaktperson om hur ni bör gå tillväga. 

 

Detta händer för användaren när en enhet tas bort: 
  • Användare som har sin huvudbehörighet på enheten flyttas upp till enheten ovan. De får samma huvudbehörighet på den nya enheten som de hade på den borttagna.
  • Om användaren har en extrabehörighet på den borttagna enheten tas extrabehörigheten bort
  • Om användaren har en extrabehörighet på en annan enhet ligger extrabehörigheten kvar 

 

Ändra en enhet i planeringsversionen

När du vill göra en organisationsändring som börjar gälla först nästkommande år gör du den när du står i planeringsversionen.

 

 

Enheter som du lägger till här syns bara i organisationsträdet när du står i planeringsversionen. Vill du göra en ändring som slår igenom även i aktuell version måste du välja aktuell version i versionsväljaren innan du gör organisationsändringen. Vanligen så görs organisationsförändringar i planeringsversionen.

Detta möjliggör att det innevarande året kan fortsätta med sitt operativa arbete samtidigt som organisationsförändringar kan göras i planeringen. I planeringsversionen visas de ändrade enheterna med hjälp av följande ikoner:

 

Standardansvariga & Standardrapportör 

Det finns två olika sätt att automatisera ansvarsfördelningen i verktyget. För text-/mått- och aktivitetsnoder kan man använda sig av standardansvariga för noder  samt standardrapportörer för rapporter. För att få till denna delen behöver du kunskap angående ansvarsroller, påminnelser och standardansvariga. Se här

 

Standardansvarig (noder)
För att snabba upp planeringsarbetet kan ni definiera vilka användare som automatiskt ska läggas till som ansvariga i respektive Ansvarsroll. Varje enhet kan ha en eller flera standardansvariga. Dessa personer blir automatiskt ansvariga för nya noder som skapas på eller skjuts ner till enheten. Det går att administrera standardrapportörerna per enhet under Organisation / Standardrapportörer och standardansvariga för en enhet eller per användare (läs mer i Lägg till användare).

Ange vilken enhet det gäller samt vilken eller vilka ansvarsroller som användaren ska automatgenereras i.

I nodernas "Ändra" läge kan du manuellt ändra vem som är ansvarig om ansvaret ska fördelas till någon som ej är standardansvarig. 

 

För textnoder (och hos vissa kunder även aktivitetsnoder) sätts standardansvarig enbart på den enhet där noden skapas - inte på enheter dit noden synliggörs. 

 

 

Standardrapportör (rapporter)
Du har möjlighet att sätta upp standardrapportörer för varje enhet. De användare som är standardrapportörer på enheten blir automatiskt rapportörer när en ny rapport skapas på enheten, när en rapport tilldelas enheten ovanifrån eller när du väljer att återställa standardrapportörer för en rapporterande enhet. Se Administrera rapportörer för en rapport. 

 

 OBS! I en redan befintlig rapport läggs den nya ansvariga till förutom i de fall där enskilda standardrapportörer tagits bort manuellt. Manuellt tillagda rapportörer påverkas inte av att en standardrapportör för enheten anges.

 

Vill ni använda standardrapportörer i gamla rapporter kan du läsa mer om det i artikeln Administrera rapportörer för en rapport.

Vill du lägga till en eller flera användare som standardrapportör kan du gå in i Organisationsinställningarna i administrationen och klicka på den/de enheter som du önskar att användarna blir standardrapportör på. Det går även att ange denna inställning i användarinställningarna. 

 

Det går även att administrera standardrapportörerna per enhet under Organisation / Standardrapportörer och standardansvariga för en enhet.

Det är inte möjligt att sätta standardrapportörer för en viss styrmodell som ex. Miljöplanen eller likabehandlingsplanen.