Skapa/ändra rapporter och rapportinställningar
      Tillbaka till startsidan
      1. Manual
      2. Rapporter
      3. Skapa/ändra rapporter och rapportinställningar

      Rapportinställningar

      Här beskrivs de funktioner som finns samlat under "Inställningar" i en rapport

      Hitta till inställningarna

      Om du inte ser de beskrivna ingångarna nedan, så saknar du behörighet. Kontakta din administratör. 

      Hitta till inställningarna via rapportsidan

      Gå till rapportsidan, Vanligtvis hittar du denna sida i toppmenyn: 

      Klicka på rapportens namn för att expandera den, och välj sen Inställningar.

      Hitta till inställningarna direkt från rapporten

      Du kan också komma åt inställningarna direkt från rapporten. Klicka först på "Ändra struktur i gemensam mall" längst ner till vänster på rapportsidan: 

      Sedan hittar du inställningarna genom att klicka på kugghjulet i verktygsfältet till höger i den gemensamma mallen: 

      Rapportinställningar

      Administrationsinställningarna för en rapport är indelade i fyra delar:

      Översikt över inställningar

      Här kan du se alla aktuella inställningar som rapporten har.

      Vill du göra en ändring i klickar du på Ändra-knappen längst ned i sektionen och gör dina ändringar i två olika steg, Generellt och Mail-inställningar.

      Du ändrar också rapporterade enheter genom den svarta "Visa/Ändra" längre ner på sidan.

      Ändra rapportinställningar

      Tips: Det finns hjälptexter till de flesta avsnitt - klicka på (i)-symbolen för att få hjälp direkt i verktyget.

      Namn

      Här namnger du rapportmallen.

      Version

      Välj om rapporten gäller aktuell version eller planeringsversionen. Om du vill att innehållet i rapportdelarna skall hämtas från aktuell version, väljer du den. Om du har nya enheter och objekt i planeringsversionen som du vill ha med i rapporten väljer du istället planeringsversionen.

      Rapporten kommer visas i vald version, men alla rapporter följer med framåt efter versionshanteringen. 

      Om det står "Borttagen version" i inställningen, så betyder det att rapporten är baserad på en tidigare version som nu är borttagen på grund av versionshanteringar. En sådan rapport går inte att uppdatera med ny information. Om rapporten ändå behöver ändras går det att byta version, men information i rapporten kan då försvinna - kontakta Stratsys för konsultation vid frågor runt detta.

      Rapporteringsperiod

      Rapporteringsperioden styr vilken period som datavärden och kommentarer hämtas ifrån i rapportdelar. Om du exempelvis anger "År", så kommer data hämtas från den senaste perioden där det finns ett värde eller en kommentar inom angivet år om objektet själv har en annan periodicitet. Det kan betyda att decembervärdet hämtas för ett månadsmått.

      Notera att hela perioden som du vill hämta ifrån måste rymmas inom rapporteringsperioden.

      Om rapporteringsperioden är "Halvår 1" (1/1 till 30/6), så kommer information från Tertial 1 (1/1 - 30/4) hämtas från ett objekt med tertialperiodicitet, men inte information från Tertial 2 (1/5 - 31/8), då hela T2 inte ryms inom "Halvår 1".

       

      Välj "Automatisk kopiering" om du önskar att rapporten ska kopieras till nästa period automatiskt. Du kan välja om detta skall ske när rapporten är klarmarkerad, eller efter ett visst antal dagar efter deadline. Du kan också välja om data som har rapporterats in manuellt i tabeller då skall följa med till nästa kopia genom att kryssa i alternativen för "Kopiera tabelldata"

      Välj om du vill att rapporten har en deadline för rapportering. Du kan då även aktivera Påminnelser. Om rapporten saknar deadline går det inte att aktivera påminnelser och rapporten kommer inte heller visas som försenad på rapportsidan. 

      Om du väljer "Olika deadlines för olika enheter" kan du sedan ställa in detta från rapportsidan. Läs mer nedan i avsnittet "Deadlines för rapporterande enheter". 

      Påminnelser

      Om du har valt att ha en deadline för rapporten kan du aktivera att påminnelser om att rapportera skall genereras. Påminnelser kommer då att visas i Att-göra-listan för användare som är rapportörer på en rapporterande enhet.

      Koppla rapport till

      För kunder som har aktiverat "produktspecifika rapporter" går det att att koppla rapporten till en produkt. Då visas rapporten endast på rapportsidan för den valda produkten. Även befintliga historiska versioner av rapporten blir automatiskt kopplade till produkten om du väljer detta för att få ett konsekvent beteende.
      Du kan ange kategori. Vid koppling till kategori placerar sig rapporten under denna kategori på rapportsidan. Om ingen kategori väljs hamnar rapporten längst ner på rapportsidan. Läs mer om Rapportkategorier.
      Här väljer du även kontaktperson för rapporten. Du väljer en av era befintliga användare. Informationen kommer att synas på rapportsidan, där även kontaktpersonens e-postadress kommer visas.

      Tillägg

      Under tillägg kan du göra rapporten tillgänglig från menyadministrationen, vilket innebär att den  går att läggas till som en flik i menyn. Läs om hur du sedan gör detta i artikeln Hur byter jag rapport i en meny?
      Om rapportens innehåll kommer att kräva tillgänglighetsanpassning kan du aktivera tillgänglighetsgranskning. Användare ges då möjlighet att aktivera ett granskningsläge i rapporteringsgränssnittet när all rapportering är klar. I granskningsläget går det att lägga till alt-texter för rapportinnehåll avseende bilder och diagram. Om tillgänglighetsgranskning används rekommenderar vi att endast ha export till Word aktiverad och istället konvertera till PDF från Word i efterhand. Läs mer: Tillgänglighetsanpassa dina rapporter
      Om du vill att rapportinnehåll ska kunna publiceras externt, exempelvis på ert intranät eller på en extern webbsida kan du tillåta publicering på webbsida. Funktionen är en del av vårt Enterprise-erbjudande. Funktionen gäller endast klarmarkerade rapporter, vilket innebär att inget innehåll från rapporten kommer att visas publikt om rapporten inte är klarmarkerad. Läs mer om webbpublicering av rapporter. 
      Användare på överliggande enheter kan få hjälp att sammanfatta rapporteringen från underliggande enheter genom att aktivera AI-summering. Funktionen kräver en AI-licens och för att aktivera funktionen i en rapport behöver du vara fullständig administratör.
      Läs mer om Stratsys AI
       

      Avancerade inställningar

      Klarmarkering

      Under klarmarkering väljer du om klarmarkering skall användas för rapportavsnitten. Om du aktiverar kan du välja endast klarmarkering (en nivå), eller "klarmarkering och godkännas" (två nivåer). Två nivåer används om du vill att en användare med högre behörighet ska godkänna de avsnitt som användare med lägre behörighet har klarmarkerat.

      Du kan också kräva att rapporten skall vara helt färdigrapporterad för att kunna klarmarkeras genom inställningen "100% krävs..."

      Läsbarhet

      Under läsbarhet ställer du in när den inrapporterade texten ska vara läsbar för användare på andra enheter som inte själva har rätt att rapportera i rapporten. Användarna måste ändå ha läsbehörighet för rapporter på enheten för att överhuvudtaget få läsa dem. 

      Läsbarheten fungerar som en "trappa", och varje nivå inkluderar ovanliggande nivåer. Bocken "Endast helt klara rapporter" är alltid ikryssad, och ger då minsta möjliga access.  

      Inställningen gäller även för "Sammanställ rapporter".

      För att begränsa läsbarheten ytterligare kan du också ange att användare bara får läsa rapporter på enheter där de själva kan rapportera.

      Beredningsfas

      Här väljer du om den gemensamma mallen ska ha en beredningsfas eller inte. Beredningsfas innebär att när enheterna godkänner rapporten hamnar den i en beredningsfas där nämnd, styrelse eller annan instans först skall skriva ett formellt beslut, kommentar eller liknande.

      Aktiverar du inte beredningsfas kommer rapporten istället att gå direkt till Klar vid godkännande av rapporten. Se information under (i)-ikonen för utdelade och tilldelade rapporter. Läs också mer om Beredning.

       

      Övrigt

      Aktivera "Gemensamma mallen går direkt till inrapportering" om rapportmallen skall aktiveras automatiskt för samtliga enheter vid aktivering av mallen för samtliga enheter. Om du inte väljer detta, behöver rapporten aktiveras manuellt för varje enhet. 
      Det går fortfarande att ändra den enhetsanpassade rapportmallen under inrapportering precis som vanligt om du väljer ""Gemensamma mallen går direkt till inrapportering".
      Välj också om rapporterande enheter skall kunna enhetsanpassa sina rapporter genom att lägga till element i sina rapporter.



      Formatering

      Export

      Under Formatering väljer du vilken utseendemall som ska användas vid export. Mallen bestämmer layouten för rapporten vid export till Word, exempelvis typsnitt, radavstånd och  marginaler. Läs mer om utseendemallar i Word- och exportinställningar för rapporter .
      Välj också om rapporten skall gå att exportera till Word och Pdf, eller endast en av dessa. En innehållsmässig skillnad är att du vid Wordexport kan välja om du vill inkludera en innehållsförteckning eller inte. Vid PDF-export kommer innehållsförteckningen alltid med.

      Formateringsinställningar

      Välj om innehållsförteckning och anvisningar skall visas som standard vid inrapportering.

      Om all numrering för alla rubriksnivåer ska visas i den gemensamma mallen, enhetsmallen, inrapportering, förhandsgranskningsläget och sökmotorn markerar du detta alternativ. Vid export gäller dock alltid Wordmallens inställningar för numrering.

      Du kan också välja att använda ingress på försättssidan samt att använda förord.


       

      Deadlines för rapporter

      Om förskjutningar används kan rapporter på olika enheter få olika deadline. De automatiskt beräknade datumen för deadline kan anpassas i efterhand för enskilda rapporter från rapportsidan.

       
      Valet "Olika deadlines för olika rapporterande enheter" möjliggör för olika rapporterande enheter i en rapport att ha olika deadlines. För organisationer med flera organisationsnivåer blir det enklare att få till en process där enheterna på lägre nivåer blir klara tidigt, så att deras rapportering kan användas som analysunderlag för ovanliggande enheter.

      Gå tillbaka till startsidan för rapporter. Där är det nu möjligt att justera datumet för deadlinen på den aktuella enheten, och för underliggande enheter genom att klicka på länken "Deadline" för varje enhet. 

      När du ändrar deadlinen för de underliggande enheterna så kommer även nya enheter som läggs till att få den nya deadlinen.

      Tänk på att underliggande enheters deadline skrivs över när du justerar underliggande enheter. Detta gäller även om enheterna själva satt ett specifikt datum.

      De användare som är rapportörer på en rapport, eller får enhetsanpassa rapporten, får också lov att ändra deadline på rapporten.

      När en eller flera deadlines har ändrats manuellt, kommer ett alternativ att återställa alla deadlines i rapportinställningarna. Kryssa i och spara för att återställa till rapportens rapporteringsperiod för samtliga enheter. Åtgärden går inte att ångra. 

       

      Tabellutseende

      Om du vill att samtliga tabeller i rapporten skall få en viss layout, kan du ändra för hela rapporten under inställningar. Du kan också ändra för varje enskild tabell inne i den gemensamma mallen. 

      Läs mer om Utseendemall för tabeller i rapporter.

      Rapporterande enheter

      Under rubriken Rapporterande enheter väljer du vilka enheter rapporten skall fördelas till. Alla enheter som du väljer kommer att kunna rapportera in i rapporten på sin enhet.

      Klicka på Ändra-knappen och markera de enheter som skall ha rapporten. Om många enheter skall få rapporten, kan du klicka på en enhet och sen välja att markera alla enheter en till tre nivåer under den enheten eller helt enkelt alla underliggande enheter.

      Ändra rapporterande enheter

      Du kan utan problem lägga till rapporterande enheter i efterhand, som då också får rapporten på sin enhet.

      Om du tar bort en enhet, så försvinner enhetens rapport, även om den är påbörjad. Du har möjlighet att lägga till den igen men inrapporterade texten/datan är förlorad och kan inte fås tillbaka! Du kan även behöva göra om klarmarkeringar av rapportens rubriker och anpassningar i själva rapporten.

      Om du däremot gjort en kopia av rapporten medan en enhet var borttagen, och sedan lagt till den borttagna enheten igen går det inte att se den borttagna enhetens historik. Du kan dock fortfarande se delar av historiken genom att gå in i den senaste arkiverade rapporten där enheten fortfarande var rapporterande. 

      Rapportörer

      Härifrån har du möjlighet att:

      • Återställ standardrapportörer på alla enheter
        Uppdaterar efter standardrapportörerna som är angivna för respektive enhet. Manuellt tillagna rapportörer påverkas ej.
      • Ta bort alla rapportörer
        Rensar både manuellt tillagda rapportörer och standardrapportörer.

      ​Se även Administrera rapportörer för en rapport.

       

      Videomaterial

      Videon är 22 minuter lång, och visar hantering av rapporter i ett äldre gränssnitt: