Skapa/ändra rapporter och rapportinställningar
  1. Manual
  2. Rapporter
  3. Skapa/ändra rapporter och rapportinställningar

Skapa/ändra gemensam rapportmall

Här hittar du hur du ska gå tillväga för att skapa eller ändra en gemensam rapportmall med att lägga till rubriker, text, tabeller och rapportdelar

När alla steg som krävs för att skapa rapporten är klara kommer du till den nya rapporten. Den visas i ett läge som kallas för Gemensam mall. Här kan du börja bygga upp mallstrukturen med rubriker, textavsnitt, tabeller och anvisningar. Snabblänkarna: Ändra Gemensam mallÄndra Struktur i enhetsmall och Visa rapport kan nås vid rapportering av en rapport (om du har behörighet att administrera rapporten) och ligger då längst ner i rapporteringsfönstret som syns nedan.

Du kan även nå Gemensam mall genom att klicka upp rapporten i sidan Rapporter och där klicka på Ändra Gemensam Mall.

När du är inne i Ändra gemensam mall kan du alltid snabbt växla till Rapportinställningar genom att klicka på ikonen med kugghjulet som ligger längst ut till höger.

Bygg innehåll i rapportens gemensamma mall

I fältet Rubrik visas det namn du gett rapportmallen. Om du ändrar på namnet här ändras det enbart på rapportens förstasida. (För att ändra namnet även i systemet måste du gå tillbaka Rapportinställningar). I fältet Anvisning kan du skriva en övergripande anvisning som avser hela rapporten.

Du bygger upp rapportmallen genom att använda dig av fyra stycken knappar:

OBS! Den information som hämtas in i Ändra struktur i gemensam mall är från den översta rapporterande enheten, alltså den enhetsnivån där rapporten skapas upp. För att se vilken information som kommer att hämtas in för den specifika enheten måste du stå på Ändra enhetsmall i rapportDetta innebär även att du då kommer att se eventuella enhetsanpassningar som är gjorda av enheten för rapporten.

 

 

 

Ny rubrik

Rubrik och anvisning
För att lägga till en ny rubrik klickar du på knappen Ny rubrik längst uppe till vänster. Sedan namnger du rubriken och lägger till en anvisning om du vill. Om du skriver in en anvisning här så skall den avse hela huvudrubriken inklusive senare tillagda underrubriker

OBS! Under själva rubrikerna går det inte att rapportera något. För att rapportering skall kunna ske måste du lägga till textavsnitt eller tabell. Under varje rubrik kan du lägga till godtyckligt antal textavsnitt och rubriker.

Lägg till fast text i rapporten
Här klickar du om du vill skriva in en text som ska var med i alla färdiga rapporter som baseras på rapportmallen. Den fasta texten kommer inte kunna redigeras i inrapporteringsläget.

OBS! Skillnad mellan fast text och anvisning är att en anvisning är något som inrapportören förhåller sig till när den skriver sin text och anvisningen i sig syns alltså inte i de färdiga rapporterna. Fast text syns i de färdiga rapporterna och kan skrivas redan i rapportmallen.

Placering
Rubriken du lägger till hamnar automatiskt under den rubrik som är markerad. Den rubrik som är markerad visas med röd text på vänstersidan. Om du vill att rubriken skall omplaceras kan du använda rullistorna Placera under och Placera före.

Dölj rubriken
Markera kryssrutan för att dölja en rubrik vid inrapportering. Funktionen används då en rapportmall skall fungera som mall över flera rapporteringsperioder men då alla rubriker inte ska rapporteras vid alla rapporteringstillfällen. Man kan alltså dölja eller välja att visa en viss rubrik beroende av vilken rapportering man befinner sig i.

En dold rubrik finns kvar i innehållsstrukturen i rapportmallen men visas med grå färg. I enhetsanpassade rapportmallar visas de dolda rubrikerna som överstrukna. I inrapporteringen kommer de däremot inte synas överhuvudtaget. När du sedan kopierar rapportmallen för att användas vid nästa rapporteringstillfälle kan du välja att visa/dölja rubriken igen.

Tillåt enheterna att dölja rubriken
Om vissa enheter inte behöver rapportera på en viss rubrik så kan man här välja att enheterna får dölja rubriken. Då kan enhetsadministratören själv välja om rubriken skall visas eller döljas. Om en rubrik döljs så kommer den visas med grå färg i innehållsstrukturen i den enhetsanpassade rapportmallen. I inrapporteringen kommer den inte synas överhuvudtaget.

Välj rapporterande enheter
Här väljer du vilka enheter du vill fördela ut rubriken till. Inställningen går bra att ändra i efterhand. Du kan välja att ex. visa rubriken för alla enheter som ligger på en speciellt nivå i organisationen eller för alla enheter på en organisationsgren.

Dölj rubriken på rapportens enhet eller på underliggande enheter
Det finns möjlighet att dölja rubriken på den översta enheten eller på alla underliggande.

Tillåt enheterna att ändra synlighet
Du kan ge enheterna tillstånd att själva administrera synlighet från den egna organisationen och nedåt på sin gren.

Klicka på knappen Spara nere till vänster när du är klar med dina inställningar.

Ny text 

För att lägga till ett textavsnitt markerar du först den rubrik under vilken du vill att textavsnittet skall hamna, och därefter klickar du på knappen Ny text.  

Titel
Om du vill kan du här ange en titel för textavsnittet. Titeln som du anger kommer visas som en rubrik ovanför textavsnittet i den färdiga rapporten. Titeln kommer dock inte synas i innehållsförteckningen. Att använda sig av titel ovanför textavsnitt kan vara ett bra sätt att styra inrapporteringen eftersom det blir extra tydligt för användarna vad de förväntas rapportera i avsnittet.

Anvisning
Den anvisning du skriver in här visas i direkt anslutning till textavsnittet vid inrapporteringen.

Teckenbegränsning
Om du önskar kan du sätta max antal tecken som får rapporteras in i textavsnittet. (Normalt innehåller en rad 80-100 tecken.)

Placering
Textavsnittet du lägger till hamnar automatiskt under den rubrik som är markerad. Den rubrik som är markerad visas i blått på vänstersidan. Om du vill att textavsnittet skall omplaceras kan du använda rullgardinslistorna Placera under och Placera före.

Klicka på knappen Spara uppe till höger när du är klar med dina inställningar.

Ny tabell

När du vill lägga upp en tabell som enheterna skall använda för att rapportera in data ställer du dig på den rubrik under vilken du vill att tabellen ska placeras och sen klickar du på Ny tabell.

 

Sen går du igenom två delmoment i valfri ordning:

  • Generella inställningar
  • Tabellformatering
Generella inställningar

Titel
Om du vill kan du här ange en titel för tabellen. Titeln som du anger kommer visas som en rubrik ovanför tabellen i den färdiga rapporten. Titeln kommer dock inte synas i innehållsförteckningen.

Anvisning
Den anvisning du skriver in här visas i direkt anslutning till tabellen vid inrapporteringen.

Max antal rader enheten får lägga till
Här anger du om enheterna själva skall få lägga till egna rader i tabellen. Det kan vara så att det inte alltid är övergripande nyckeltal som skall rapporteras in, utan att enheterna även skall rapportera ett par av sina egna nyckeltal. Om så är fallet anger du hur många rader de själva skall få lägga till.

Kompletterande text och fotnot
Som standard är det valt att inrapportören skall kunna lägga till en kompletterande text till tabellen samt fotnoter om så behövs. Men om det exempelvis är ett begränsat utrymme i rapporten kan man här välja att ta bort möjligheten att lägga till sådan extra information. Inställningen finns även för tabeller som är skapade som rapportdelar, klicka på tabellen så får du möjlighet att redigera dessa inställningar. 

Upprepa översta raden som rubrikrad vid sidbrytning
Inställningen gör så att rubrikraden för en tabell upprepas på varje sida som tabeller sträcker sig över.

Placering
En ny tabell som läggs till hamnar automatiskt under den rubrik som är markerad (visas med röd text på vänstersidan). Om du vill att tabellen skall omplaceras kan du använda rullgardinslistorna Placera under och Placera före.

Tabellformatering

Börja med att klicka på Ändra tabell. Många av alternativen du får upp när du formaterar en tabell fungerar på samma sätt som alternativen för tabeller som hör till rapportdelar. Läs om dessa generella inställningar här. Denna artikel tar bara upp ytterligare inställningar som är speciella för denna sorts tabell. 
Beroende på om du i Utseendemall för tabeller har ställt in en mall som standard kommer det utseendet att komma upp automatiskt.

Ändra tabell
Som standard innehåller tabellen fem rader och fem kolumner. För att öka/minska antalet och för att skriva in kolumn- och radrubriker samt formatera hur data i tabellcellerna skall presenteras så klickar du på knappen Ändra tabell.

Du ökar eller minskar antalet rader/kolumner med hjälp av +/- tecknen. Klicka på ”plus” för att lägga till en rad eller kolumn på önskad plats i tabellen, och på ”minus” för att ta bort.

Hänglåset - Låser formateringen av valda celler så att dessa inte kan formateras av enheterna

Sammanfoga celler - Låter dig sammanfoga celler i vågrät riktning. Vi har tyvärr inte stöd för sammanfogade celler i lodrät riktning.

Antal decimaler - Låter dig ange hur många decimaler som maximalt ska visas i valda celler

Indikatorgrupp - Låter dig välja fasta värden från en rullgardinslista. Se Indikatorgrupper.

Funktioner - Här anger du funktioner att använda i önskad(e) cell(er). Se beskrivning av de olika funktionerna längre ner

Om du har ställt in så att enheterna får lägga till egna rader i tabellen så har du möjlighet att förformatera de tillagda raderna så att respektive enhet slipper göra detta själva.

Innehåll och utseende

Innehållet utgörs av den text som du skriver in i cellerna. Texten är i vanliga fall rubriker på rader och kolumner. Det är enbart i tomma celler som det sedan kommer att gå att rapportera in information.

Tabellens utseende kan du styra genom att formatera cellerna. I vänstra hörnet finns färdiga utseendemallar, som ställs in i Utseendemallar för tabeller. Välj från rullistan för att använda en av dem. Det går att utifrån en utseendemall göra manuella förändringar enligt nedan:

(1) Markera de celler du vill förändra genom att klicka i kryssrutorna som finns i cellerna. Du kan kryssa i en hel rad eller kolumn åtgången genom att klicka på rubrikerna i tabellkanten. Vill du markera alla celler i tabellen klickar du på knappen längst upp till höger i tabellen.

(2) Gör sedan dina formateringsval med hjälp av knapparna ovanför tabellen.

(3) Klicka på knappen OK längs ned till höger.

OBS!
Det är viktigt att även formatera de tomma cellerna eftersom det får effekt på hur inrapporterad text/data sedan presenteras. All tabellformatering kan dock justeras i efterhand, även om enheterna redan har börjat rapportera.

Om du har ställt in så att enheterna får lägga till egna rader i tabellen så är det också viktigt att du även formaterar dessa rader så att respektive enhet slipper göra detta själva.

Funktioner

Det finns möjlighet att ange att vissa celler i tabellen ska innehålla beräknade värden. Du kan välja mellan att skriva egna formler eller använda fördefinierade funktioner. 

Skriv en egen formel: 
Markera cellen som ska innehålla summan av beräkningen. Inled med = ange sen referenserna till cellerna du vill att formeln ska innehålla i formelfältet längst upp till höger i skärmbilden. Ex. "=(A1+B1)/2". Formlerna skrivs på samma sätt som i ex. Excel. 

Använd de fördefinierade funktionerna:
Markera cellen som ska innehålla summan av funktionen. Klicka i funktionsfältet längst upp till höger i skärmbilden. Välj bland nedanstående. Funktionen skrivs i funktionsfältet. Där anger du vilka celler den ska referera till. Var noga med att avsluta parenteser och att använda korrekta cellreferenser. 

  • Summera celler ovan utom första
    Summerar allt i kolumnen ovanför markerad cell förutom översta raden.
  • INRESUMMA(B1:B5)
    Summerar värdena i B2, B3 och B4. 
  • B4+C4
    Summera värdena i B4 och C4
  • SUMMA(B1:B5)
    Summerar värdena i B1, B2, B3, B4 och B5​
  • MEDEL(C1:C3)
    Tar medelvärdet från C1, C2 och C3

Celler som innehåller funktioner eller formler låses för användarna vid inrapporteringen.

OBS! Alla intervall infattar även enhetstillagda rader inom intervallet. Så A1:A5 innefattar exempelvis A1.1 och A3.1.

Kopiera struktur och innehåll från en annan tabell.

Funktionen gör det möjligt att kopiera tabeller med tabellstruktur och innehåll från en valfri rapport. 

Du når denna funktion genom att i Rapportmallstrukturen eller Enhetsanpassning välja att skapa upp en tabell. Här kan du nu genom att klicka på den blå texten "Kopiera struktur och innehåll från en annan tabell" välja mellan befintliga rapporter och dess tabeller.

När du valt en befintlig tabell kan du se denna, med rubriker och respektive tabell, undertill. Du kan förfina din sökning genom att växla mellan tabeller skapade i Rapportmallstrukturen och i Enhetsanpassningen. Tabellen kopieras med befintlig struktur och innehåll så som layout och formler.

Exportinställningar för tabeller 

Under exportinställningar för tabeller går det att välja tabell utseende för att säkerställa att stora tabeller får plats. Det går att välja mellan stående och liggande format. 
 
 mceclip0.png