Skapa/ändra rapporter och rapportinställningar
  1. Manual
  2. Rapporter
  3. Skapa/ändra rapporter och rapportinställningar

Skapa/ändra gemensam rapportmall

I den gemensamma rapportmallen bygger du upp strukturen på rapporten genom rubriker, textavsnitt, tabeller och rapportdelar.

Hitta till gemensamma mallen

Bygg rapportens innehåll

Beskrivning

Det är i den gemensamma rapportmallen som du beskriver hur rapporterna på de olika enheterna skall se ut och vilka element de skall innehålla.

Du kan också anpassa innehållet för separata enheter, vilket du gör i enhetsmallen.

Rapporten bygger du upp med följande element: 

1) Rubriker - dessa skapar struktur, och du kan välja vilka enheter som skall se och rapportera på respektive rubrik

2) Textdelar - här rapporteras text direkt i rapporten, ungefär som man skriver i ett vanligt textdokument. Du kan klistra in bilder och formatera texten på olika sätt.

3) Rapportdelar - här hämtar du in redan inrapporterad data, status, kommentarer och annan information från styrmodellerna i Stratsys. Innehållet konfigureras via nodegenskaper och filter på liknande sätt som i vyer.

4) Tabeller - du kan använda enkla tabeller som användarna direkt kan rapportera in data i. Det går också att använda formler och klistra in data från andra tabellhanteringssystem som Excel.

5) Det går även att hämta in data från andra integrerade system via tabeller - det visas med denna symbol. Dessa skapas genom att välja "ny rapportdel". 

Notera: Den information som hämtas in i Ändra struktur i gemensam mall är från den översta rapporterande enheten, alltså den enhetsnivån där rapporten skapas upp. För att se vilken information som kommer att hämtas in för den specifika enheten måste du stå på Ändra enhetsmall i rapportDetta innebär även att du då kommer att se eventuella enhetsanpassningar som är gjorda av enheten för rapporten.

Hitta till gemensamma mallen

När alla steg som krävs för att skapa rapporten är klara kommer du till den gemensamma mallen för rapporten. 

Om du istället är inne i rapporteringsläget hittar du till gemensamma mallen via knapparna längst ner - dessa visas om du har behörighet att ändra rapportens struktur.

Du når också mallen från rapport-sidan - du hittar gemensamma mallen genom att expandera rapporten (1) och sedan klicka på "Ändra gemensam mall" (2):

När du är inne i den gemensamma mallen kommer du också åt rapportinställningarna genom att klicka på ikonen med kugghjulet till höger:

Bygg rapportens innehåll

Beroende på om du har skapat en ny tom rapport eller kopierat en befintlig rapport kommer det se olika ut när du startar. VI utgår här från en tom rapport, men principen är densamma.

Namn på rapporten och rapportanvisning

I den översta rubrikens namnfält (1) visas det namn du gett rapportmallen. Om du ändrar på namnet här ändras det enbart på rapportens förstasida. För att ändra namnet även i systemet måste du gå tillbaka Rapportinställningar (2). I fältet Anvisning (3) kan du skriva en övergripande anvisning som avser hela rapporten.

Du bygger upp rapportmallen genom att använda dig av följande element - om en eller flera alternativ är utgråade behöver du skapa en ny rubrik först (eller använda en befintlig rubrik i innehållsförteckningen). Ställ dig på rubriken för att skapa de andra elementen: 

Lägg till ny rubrik

Under själva rubrikerna går det inte att rapportera något. För att rapportering skall kunna ske måste du också lägga till en textavsnitt, tabell eller rapportdel under din rubrik.

Under varje rubrik kan du också lägga till nya rubriker för att få en bra struktur.

Tips: Vi rekommenderar att endast ha en text, tabell eller rapportdel under varje rubrik, du då alltid får en definierad sortering på ditt innehåll.

Ställ dig där du vill ha din nya rubrik och klicka på "Ny rubrik".

Ge rubriken ett namn. Du kan placera om rubriken om den inte hamnade på önskat ställe. Lägg till en anvisning om du önskar. Anvisningen är till för att hjälpa rapportören att förstå vad hen skall skriva och kan döljas både i inrapporteringsläge och vid export.
Du kan lägga till en fast text i rapporten via knappen "Lägg till fast text i rapporter". Använd detta för text som ska var med i alla färdiga rapporter som rapporter på rubriken. Den fasta texten kan inte redigeras i inrapporteringsläget och kommer alltid med vid export.  


Du kan välja att dölja en rubrik. Funktionen används till exempel då en rapportmall skall fungera över flera rapporteringsperioder men inte alla rubriker ska rapporteras vid alla dessa  rapporteringstillfällen. Man kan alltså dölja eller visa en viss rubrik beroende på vilken rapporteringsperiod man befinner sig i.

En dold rubrik finns kvar i innehållsstrukturen i rapportmallen men visas som utgråad. I enhetsanpassade rapportmallar visas dolda rubrikerna som överstrukna - i inrapporteringen kommer de däremot inte synas alls. När du kopierar rapportmallen för att användas vid nästa rapporteringsperiod kan du välja att visa/dölja rubriken igen.

Du kan dölja rubriken på översta enheten eller på alla enheter.

Om vissa enheter inte behöver rapportera på en viss rubrik så kan man här välja att enheterna får ändra synlighet, alltså dölja rubriken på sin egen enhet. Då kan enhetsadministratören själv välja om rubriken skall visas eller döljas. Om en rubrik döljs så kommer den visas med grå färg i innehållsstrukturen i den enhetsanpassade rapportmallen. I inrapporteringen kommer den inte synas alls.

Välj rapporterande enheter för rubriken. Du kan välja att visa rubriken för alla enheter, på min enhet eller på utvalda enheter. Du kan kryssa för alla enheter på en organisationsgren (inkl. underliggande).

Spara uppe till höger när du är klar med dina inställningar.

Lägg till ny textdel 

Text-delar ger rapportören en textruta att rapportera valfritt innehåll i. Om du istället vill få in befintliga analyser och kommentarer från mål och textnoder i rapporten, se Ny rapportdel. 

Markera den rubrik du vill ha ett textavsnitt under och klicka du på Ny text:

Ange en titel för textavsnittet om du vill - titeln som du anger kommer visas som en rubrik ovanför textavsnittet i den färdiga rapporten. Titeln kommer dock inte synas i innehållsförteckningen. Att använda sig av titel ovanför textavsnitt kan vara ett bra sätt att styra inrapporteringen eftersom det blir extra tydligt för användarna vad de förväntas rapportera i avsnittet.

Placera om textavsnittet om det hamnade under fel rubrik.

Den valfria anvisning du skriver in här visas i direkt anslutning till textavsnittet vid inrapporteringen.

Om du önskar kan du sätta maximalt antal tecken som får rapporteras in i textavsnittet. Normalt innehåller en rad 80-100 tecken.

Spara uppe till höger när du är klar med dina inställningar.

Lägg till ny tabell

När du vill att rapportörerna skall kunna mata in tabelldata manuellt väljer du Ny tabell (om du istället vill få in befintlig tabelldata från mått/indikatorer i rapporten, se Ny rapportdel):

Det första avsnittet fungerar på samma sätt som för textdelar - se ovan:

 
Under Inställningar kan du påverka hur tabellen skall se ut och bete sig.
Om du redan har en befintlig tabell som har önskade inställningar, klicka på "Kopiera struktur och innehåll...". När du valt en tabell från denna eller en annan rapport kommer den att visas i "Tabellutseende". Tabellen kopieras med befintlig struktur och innehåll så som layout och formler. Du kan därefter ändra detaljer i layouten med Ändra tabell.

Om du inte har en lämplig befintlig tabell väljer du Ändra tabell. Många av alternativen du får upp när du formaterar en tabell fungerar på samma sätt som alternativen för tabeller som hör till rapportdelar. Läs om dessa generella inställningar här.

Denna artikel tar bara upp ytterligare inställningar som är speciella för denna sorts tabell. 

Beroende på om du i Utseendemall för tabeller har ställt in en mall som standard kommer det utseendet att komma upp automatiskt.

Som standard innehåller tabellen fem rader och fem kolumner. Du ökar eller minskar antalet rader/kolumner med hjälp av +/- tecknen. 

Om du har ställt in så att enheterna får lägga till egna rader i tabellen så har du möjlighet att förformatera de tillagda raderna så att respektive enhet slipper göra detta själva.

Följande formateringar är specifika för denna typ av tabell. Markera först den cell, den rad eller den kolumn du vill skall påverkas av formateringen. För en rad, klicka på en siffra (1,2, 3...), för att markera en kolumn på en bokstav (A,B,C...)

Hänglåset låser valda celler från inrapportering. Lämpligt för rubrikceller och fasta värden.

Sammanfoga celler - Låter dig sammanfoga celler i vågrät riktning. Vi har tyvärr inte stöd för sammanfogade celler i lodrät riktning.

Antal decimaler låter dig ange hur många decimaler som maximalt ska visas i valda celler

Indikatorgrupp låter dig välja fasta värden från en rullgardinslista. Se Indikatorgrupper.

Funktioner - här anger du funktioner att använda i önskade cell eller celler. Se beskrivning av de olika funktionerna längre ner

Innehåll och utseende

Innehållet utgörs av den text som du skriver in i cellerna. Texten är i vanliga fall rubriker på rader och kolumner. Det är enbart i tomma celler som det sedan kommer att gå att rapportera in information.

Tabellens utseende kan du styra genom att formatera cellerna. I vänstra hörnet finns färdiga utseendemallar, som ställs in i Utseendemallar för tabeller. Välj från rullistan för att använda en av dem. Det går att utifrån en utseendemall göra manuella förändringar enligt nedan:

(1) Markera de celler du vill förändra genom att klicka i kryssrutorna som finns i cellerna. Du kan kryssa i en hel rad eller kolumn åtgången genom att klicka på rubrikerna i tabellkanten. Vill du markera alla celler i tabellen klickar du på knappen längst upp till höger i tabellen.

(2) Gör sedan dina formateringsval med hjälp av knapparna ovanför tabellen.

(3) Klicka på knappen OK längs ned till höger.

Notera

Det är viktigt att även formatera de tomma cellerna eftersom det får effekt på hur inrapporterad text/data sedan presenteras. All tabellformatering kan dock justeras i efterhand, även om enheterna redan har börjat rapportera.

Om du har ställt in så att enheterna får lägga till egna rader i tabellen så är det också viktigt att du även formaterar dessa rader så att respektive enhet slipper göra detta själva.

Funktioner

Det finns möjlighet att ange att celler i tabellen ska innehålla beräknade värden. Du kan välja mellan att skriva egna formler eller använda fördefinierade funktioner. 

Skriv en egen formel: 
Markera cellen som ska innehålla summan av beräkningen. Inled med = ange sen referenserna till cellerna du vill att formeln ska innehålla i formelfältet längst upp till höger i skärmbilden. Ex. "=(A1+B1)/2". Formlerna skrivs på samma sätt som i ex. Excel. 

Använd de fördefinierade funktionerna:
Markera cellen som ska innehålla det beräknade värdet från funktionen. Klicka i funktionsfältet längst upp till höger i skärmbilden. Välj funktion. I funktionsfältet anger du vilka celler funktionen skall operera på. Var noga med att avsluta parenteser och att använda korrekta cellreferenser. 

  • Summera celler ovan utom första
    Är en slags INRESUMMA. Summerar allt i kolumnen ovanför markerad cell förutom översta raden.
  • INRESUMMA
    För INRESUMMA (B1:B5) summeras värdena i B2, B3 och B4, det vill säga intervallet innanför angivna celler. 
  • X + Y
    Summerar värdena i angivna två celler.
  • SUMMA
    Summerar värdena av angivet intervall​ - jämför med INRESUMMA.
  • MEDEL / MEDIAN
    Beräknar medelvärdet / medianvärde av angivet intervall.
  • ANTAL
    Beräknar hur många av cellerna som har ett numeriskt värde angivet. Noll räknas som ett värde.
  • MAX/ MIN
    Beräknar maxvärde / minvärde av angivet intervall.
  • ABS 
    Beräknar absolutbeloppet av angiven cell (det positiva värdet)
  • ROT 
    Beräknar "roten ur" angiven cell.

Celler som innehåller funktioner eller formler låses för användarna vid inrapporteringen.

Notera: Alla intervall infattar även enhetstillagda rader inom intervallet. Så A1:A5 innefattar exempelvis A1.1 och A3.1.

 

Enheter - här anger du om enheterna skall få lägga till egna rader i tabellen, exempelvis om enheterna har egna/extra nyckeltal de skall rapportera in. Ange hur många rader de skall få lägga till. Blockera att lägga till sista raden om det är en beräkningsrad, exempelvis summa.

Kompletterande text och fotnot
Välj om du vill att det skall gå att lägga till text och / eller fotnot till tabellen. 

Upprepa översta raden som rubrikrad vid sidbrytning
Inställningen gör så att rubrikraden för en tabell upprepas på varje sida som tabeller sträcker sig över.

Under exportinställningar för tabeller går det att välja tabell utseende för att säkerställa att stora tabeller får plats. Det går att välja mellan stående och liggande format.