Nyckelord och nyckelordsgrupper

Beskrivning

Nyckelord är en funktion som innebär att man märker upp noder med olika taggar. Med hjälp av nyckelorden skapas fler möjligheter till filtrering, gruppering och sortering av information i vyer och rapportdelar.

Nyckelorden grupperas i nyckelordsgrupper, och du kan göra en mängd inställningar för varje grupp. Du kan välja för vilka styrmodellskolumner gruppen skall vara tillgänglig för och om nyckelorden ska gälla för hela noden eller om de ska sättas per period.

Hitta till administrationen

Du som är fullständig administratör kan hantera nyckelordsgrupper och nyckelord.   

1) Nyckelordsgrupper hittar du i administrationen under Inställningar

2) Skiftnyckeln låter dig ändra inställningar i en befintlig grupp, eller ta bort gruppen

3) Via länken Ändra nyckelord kan du lägga till, ändra och ta bort nyckelord i gruppen

4) Lägg till en ny grupp längst ner på sidan

5) Lägg till fler ikoner genom knappen "Hantera nyckelordsikoner".

Nyckelordsgrupp - inställningar

Lägg till eller ändra en grupp

För att lägga till en ny grupp, klicka på knappen Lägg till nederst på sidan.

För att ändra en befintlig grupp, klicka på skiftnyckeln.

Om du vill lägga till eller ändra själva nyckelorden i gruppen, se då istället Lägg till eller ändra nyckelord.

Allmänt

Namn och Hjälptext: Namnet på gruppen är det som visas när användaren skall välja nyckelord. Ge ett beskrivande namn. Du kan också ange en hjälptext som beskriver hur nyckelordsgruppen ska användas för användaren

Tillåt flera nyckelord  aktiverar möjligheten att välja flera nyckelord för objektet inom samma nyckelordsgrupp.

Tillåt användare att lägga till nya nyckelord ger användarna möjlighet att skapa nya nyckelord. Alternativet är bara valbart ifall du aktiverat Tillåt flera nyckelord.

Filter på något nyckelord gör att du i Filterinställningarna kan aktivera ett alternativ för att filtrera fram samtliga objekt som har något av nyckelorden angivet.

I textrutan anger du vad filtreringsalternativet ska kallas, exempelvis "Objekt med nyckelord".

Filter på utan nyckelord gör samma ska, men ger ett alternativ för att filtrera fram alla objekt som helt saknar nyckelord. Exempel på text kan vara "Objekt utan nyckelord".

Inställningen Nyckelorden i gruppen ska vara periodiserade gör att nyckelordet kopplas till kommentarsperioden och rapporteras i samband med att man följer upp objektet varje period.

Periodiserade nyckelord visas i Uppföljningsfönstret ovanför kommentarsfältet:

Ej periodiserade nyckelord visas i Ändra- eller objektsfönstret och gäller då oavsett period: 

Ta bort en nyckelordsgrupp

För att helt ta bort en nyckelordsgrupp klickar du på skiftnyckeln till vänster om namnet på den nyckelordsgrupp som du vill ta bort. Klicka på knappen "Ta bort" längst ned på sidan.

Läs varningstexten och konfirmera borttagningen. 

Nyckelord - inställningar

När du har skapat en nyckelordsgrupp så måste du lägga till själva nyckelorden, dvs de taggningar med namn och eventuell ikon som dina objekt skall taggas med.

För att lägga till och ändra nyckelord klickar du på "Ändra nyckelord" i kolumnen till höger om den nyckelordsgrupp där du vill ändra. 

Lägg till eller ändra ett nyckelord

För att lägga till ett nyckelord klickar du på Namn... under listan med de befintliga nyckelorden. Välj eventuellt en ikon i rullistan till höger. Om du behöver lägga till en ny nyckelordsikon går du till Hantera nyckelordsikoner.

Namnändringar gör du direkt i fältet. Vill du byta nyckelordsikon klickar du på pilen på höger sida om nyckelordsnamnet och gör önskade ändringar.

Avsluta med att spara.

Om du har ställt in att nyckelorden skall vara enhetsspecifika får du en extra inställning, där du kan ange vilka enheter som skall få tillgång till just detta nyckelord. Du kan då välja alla enheter, en enhetsgrupp eller en specifik enhet. 

Ersätt nyckelord

Om man har råkat skapa två snarlika nyckelord i en nyckelordsgrupp och vill slå samman dem, kan man nu använda den funktionen som ersätter alla förekomster av det ena nyckelordet med det andra inom samma grupp. Därefter tas det ersatta nyckelordet automatiskt bort.

Börja med att trycka "Ersätt" för nyckelordet.

Välj sedan nyckelord att ersätta med, tryck sedan "Ersätt och ta bort"

Ta bort ett nyckelord

Klicka på soptunnan för att ta bort ett befintligt nyckelord. Det är möjligt att ta bort nyckelord som används i systemet, dessa försvinner då på de objekt där dom har valts in.

Sortera om nyckelord

För sortera om ett nyckelord, håll muspekaren längst till vänster och klicka på korsikonen därefter drar och släpper du nyckelordet på önskad position.

Om nyckelordsgruppen använder alfabetisk sortering kommer den gälla vid val och visning av nyckelord, och listans ordning blir då underordnad. 

Hantera nyckelordsikoner

Längs ner nedanför listan över nyckelordsgrupper hittar du alternativet "Hantera nyckelordsikoner" - du kan behöva skrolla sidan för att hitta dit om det finns många grupper:

Lägg till en ikon

Här kan du ladda upp ikoner till systemet som sedan går att koppla till era nyckelord. Klicka på knappen "Välj fil" och sök upp ikonen du vill använda i din dator. Bekräfta ditt val.

Ikonerna som du laddar upp måste vara av formaten jpg, png eller gif och vi rekommenderar att den är bearbetad så att den är exakt 16x16 pixlar. Laddar du upp en större bild kommer den att förminskas, och kan då bli suddig eller deformerad vid exporter av till exempel rapporter.

Ändra en ikon

Det finns inget sätt att byta ut en ikon mot en annan direkt. Lägg istället till din nya ikon och ta bort den gamla. Välj sedan din nya ikon för nyckelordet som nu saknar ikon.

Ta bort en ikon

Peka på ikonen du vill ta bort och klicka på  Soptunnan. Bekräfta borttagningen. De noder som använt nyckelordsikonerna kommer nu visas utan ikon men innehåller fortfarande information om vilket nyckelord som valts.

Visa nyckelord i vyer och rapporter

För att visualisera dina nyckelord i vyer och rapporter behöver du lägga till nodegenskaper som visar dessa. 

Läs mer om hur du lägger till nodegenskaper i denna artikel: Nodegenskaper

Du kan söka antingen på vad din nyckelordsgrupp heter i nodegenskaperna, eller helt enkelt söka på "nyckelord". Du kan välja att visa ett specifikt nyckelord eller alla nyckelord. 

Visa ditt nyckelord med text och ikon, eller med text och namnet på nyckelordsgruppen. 

Periodiska nyckelord kan du också visa tillsammans med en viss kommentarstyp via egenskapen periodiserad information: 

Filtrera och gruppera med nyckelord

Läs om nyckelordsfilter i artikeln om filterinställningar. och ställ in vad du vill kunna filtrera på avseende nyckelord i din vy eller rapportdel. 

Du kan sedan ställa in standardfiltret med olika värden på nyckelord, genom att kräva att ett visst nyckelord är satt, eller utesluta objekt med vissa värden. 

I vissa vytyper kan du också gruppera vyn efter vilka nyckelord som objekten har, exempelvis i Nya Tabell-Trädstrukturvyn - läs mer om gruppering i nya vyn.

Eller i den klassiska Tabell - Trädstruktur-vyn från vyns allmänna inställningar.