Här hittar du var de olika kommentarsinställningarna innebär och hur du kan använda dem
I administrationen under "Kommentarsinställningar" hittar du följande:
Avancerat och Kommentarseditor
Flik: Allmänt
Tänk på att samtliga inställningar under "Allmänt" påverkar alla styrmodeller!
Allmänt
Uppföljningsperiodicitet Använd måttens egen periodicitet för måttkommentarer
Här ställer du in att kommentarer för måttnoder alltid ska ha samma periodicitet som måttdatan. Inställningen gäller för alla måttkolumner i systemet. Måttdatans periodicitet styrs alltid av inställningen under fliken Inställningar i noden. Om alternativet är aktiverat styrs även kommentarerna av denna periodicitet. Är alternativet inte aktiverat styrs kommentarernas periodicitet istället av inställningen för styrmodellskolumnen.
Synlighet En kommentar syns för alla enheter och En kommentar för varje enhet styr om kommentarer ska synas för alla enheter eller om de endast ska synas på enheten där de skrivits.
Exempel: Ett mål är skapad på översta nivån i er organisation och synliggjord till alla underliggande enheter. En kommentar för varje enhet ger då att respektive enhet i organisationsträdet kan skriva sin egen kommentar, och den andra att om det skrivs en kommentar kommer den synas på alla enheter.
Inställningen gäller för alla textnoder och i sällsynta fall även för mått eller aktiviteter ifall ni valt att synliggöra dem istället för att använda konsolidering.
Textbegränsningar
Begränsa textlängden för kommentarer
Här kan du välj hur många tecken som maximalt ska gå att skriva i en kommentar. När en användare skriver en kommentar som tangerar det maximala antalet tecken får hen ett meddelade om att kommentarens maxlängd har uppnåtts. Det går då inte att skriva mer.
Tidslåsning
Här kan du ange att kommentarer ska låsas för redigering efter deadline har passerat. Se Periodiciteter och deadlines.
Flik: Kommentarsmallar
Kommentarsmallar är en funktion för att fördefiniera vilken text som ska synas i en kommentar när användaren börjar skriva. Mallen är enbart tänkt som en stöd vid rapporteringen och användarna kan själva välja om malltexten ska stå kvar eller ej när kommentaren skrivs. Exemplet nedan visar hur kommentarsmallen visas för användarna när de skriver sina kommentarer.
Lägga till en kommentarsmall
Längst ner i tabellen finns en rad för nya kommentarsmallar. Så här gör du:
- Klicka på pilen till höger i kolumen för styrmodeller och välj den styrmodell du vill ha.
- Välj vilken kolumn kommentarsmallen ska visas i.
- Om du har aktiverat Typade kommentarer under fliken Avancerat får du även välja vilken kommentarstyp mallen ska gälla för.
- Klicka i kolumnen för kommentarsmallar. En texteditor öppnas där du kan skriva önskad text och formatera den så som du vill att den ska visas för användarna.
Vill du lägga till fler mallar upprepar du detta förfarande.
Avsluta genom att klicka på Spara
Ändra en kommentarsmall
Klicka på styrmodellen, kolumnen eller kommentarsmallen du vill ändra och gör en förändring. När alla ändringar är genomförda avslutar du med att klicka på Spara.
Ändringen påverkar både aktuell version och planeringsversion (om kommentarstypen används i bägge versionerna).
Ändringen påverkar endast nya kommentarer. Inga befintliga sparade kommentarer kommer uppdateras med den nya mallen. Om du ändå vill få in den nya mallen i en befintlig kommentar, behöver du först ta bort all skriven text i kommenteraren och spara - då kommer den nya mallen appliceras.
Radera en kommentarsmall
Pekar du på raden för en kommentarsmall visas en Soptunna längst ut till höger. Klicka på den och sen på Spara.
Borttagningen påverkar endast nya kommentarer. Inga befintliga sparade kommentarer kommer ändras på grund av borttagningen av mallen.
Flik: Kommentarstyper
OBS! Fliken för kommentarstyper visas bara om du markerat Aktivera typade kommentarer under fliken Avancerat/Övriga inställningar.
Här kan du skapa nya kommentarstyper som ger dig möjlighet att använda flera olika sorters kommentarer i alla noder som visas i samma styrmodellskolumn.
Du kan exempelvis skapa två olika vyer där användarna i en vy får skriva sammanfattningskommentarer och en vy där de rapporterar vanliga kommentarer eller ex. en analyseringskommentar. Om du vill att kommentarstypen ska visas direkt i vyn väljer du den som en nodegenskap i vyinställningarna. Där väljer du även vilken kommentarstyp som ska visas i nodernas rapporteringsläge (typad kommentar för kolumnen i vyn).
Du kan på samma sätt välja vilken kommentarstyp du vill lägga till i en rapportdel i en rapport.
Det finns två generella kommentarstyper som det går att byta namn på, men som ej går att radera. Dessa två är markerade med ett Häftstift i listan över kommentarstyper.
Planeringskommentar är framtagen speciellt för kommentarer i planeringsversioner. Den har alltid årsperiodicitet och samma period som versionen är kopplad till.
Lägg till en ny kommentarstyp
Klicka på den tomma raden längst ner i listan och skriv in namnet på den nya kommentarstypen.
Vill du lägga till flera upprepar du proceduren. Du kan gå direkt till nästa rad med hjälp av Tabb-tangenten. Avsluta med att klicka på Spara.
Ändra en kommentarstyp
Klicka direkt på kommentarstypen du vill ändra och skriv det önskade kommentarsnamnet. Avsluta med att klicka på Spara.
Ta bort en kommentarstyp
Bestäm först om du vill ta bort en hel kommentarstyp eller om du bara vill byta kommentarstyp för en speciell kolumn i en vy eller en rapport. Avsluta med att klicka på Spara.
Raderar du en kommentarstyp tar du samtidigt bort alla kommentarer som skrivits till den kommentarstypen. Om det är det du önskar göra måste du även godkänna att kommentarerna verkligen ska raderas från systemet.
Se var kommentarstypen används
Peka på kommentarstypen och klicka på Kikaren som visas till höger så ser du namnet på vyn och styrmodellskolumnen.
Flik: Anvisningar
Här kan du skriva anvisningar som blir synliga för användarna när de ska skriva sina kommentarer. Anvisningarna visas längst upp till vänster i Uppföljningsfönstret.
Lägg till en anvisning
- Klicka på "lägg till" längst ner på sidan
- Välj vilken styrmodell, styrmodellskolumn, kommentarstyp och enhet som anvisningen ska synas på. Vilken kommentarstyp som används ser du i vyns styrmodellskolumn.
- Välj organisatorisk enhet där anvisningen/kommentaren skall visas
- Välj period i dropdownlistan och skriv en anvisning till de perioder där det känns relevant i textrutan under. Vilka perioder som syns styrs av den den valda styrmodellskolumnens periodicitet. Se Periodiciteter och deadlines.
- Skriv önskad anvisning i textrutan och klicka på knappen Spara längst ned på sidan.
Ändra synlighet
Som standard visas en anvisning enbart på enheten som valdes när anvisningen skapades. Här har du möjlighet att välja att den även ska visas på andra enheter. Börja med att klicka på Ändra synlighet. Ett nytt fönster öppnas där du till vänster kan klicka dig fram till rätt nivå i organisationsträdet och kryssa för de enheter du vill att anvisningen ska synas på. Du kan kryssa för att anvisningen ska synas för alla underliggande enheter på en speciellt nivå i organisationsträdet.
Ändra en anvisning
Klicka på Skiftnyckeln till vänster i tabellen. I Fliken Ändra anvisning kan du välja en period, redigera dess anvisning och avsluta med att klicka på Spara.
Ta bort en anvisning
Vill du att anvisningen ska försvinna från alla noder i verktyget? Peka i sådana fall på anvisningen och klicka på Soptunnan som visas till höger. Vill du bara ta bort den på specifika enheter ändrar du istället synligheten. Se förklaring nedan.
Flik: Avancerat
Här hittar du inställningar som styr vad kommentarseditorn ska innehålla, både utseendemässigt och funktionsmässigt.
Kommentarseditor
Aktivera avsändare för kommentarer
Gör att det går att välja en avsändare när kommentaren skrivs.
Använd enkel formatering för kommentarer
Gör att editorn i bl.a. Rapporterafönstret inte visar alla funktioner. Funktionerna som döljs är knapparna för Klipp ut, Ångra och Gör om.
Använd radbrytning istället för nytt stycke när man trycker på Enter-knappen
Gör att markören hoppar ner en rad i texten istället för två rader.
Använd periodiserade färger för textnoder
Gör det möjligt för användarna att sätta en färg för en period i textnoder (ex. mål). Färgen kopplas ihop med kommentarens periodicitet. Färgen sätts per enhet eller per nod beroende av vilken synlighetsinställning ni gjort på fliken Allmänt. Om alternativet inte är aktiverat saknas möjligheten att välja färg i textnoderna.
Använd periodiserade färger för aktiviteter
Gör det möjligt att välja en specifik färg för en speciell period i aktivitetsnoder.
Gör det obligatoriskt att välja färg
Tvingar användarna att välja en färg när de skriver en kommentar. Alternativet kräver att Använd periodiserade färger är aktiverade för aktiviteter eller textnoder.
Gör det obligatoriskt att kommentera för att välja färg
Tvingar användarna att skriva en kommentar i Uppföljningsfönstret om de vill välja en manuell färg.
Visa ruta för klarmarkering i kommentarspopupen
Ställer in att kommentarer ska klarmarkeras. Noder som använder klarmarkering för kommentarer fortsätter att visas (även som försenade) på startsidans att göra-lista fram tills de klarmarkeras. I rapportdelar i rapporter går det att ställa in att rubriker automatiskt ska klarmarkeras ifall de bara innehåller kommentarer som redan är klarmarkerade.
Visa inte periodens kommentarer i nodegenskaper förrän perioden är klarmarkerad
Gör att endast klarmarkerade kommentarer syns i vyer och rapportdelar. Alternativet kräver att Visa ruta för klarmarkering i kommentarspopupen är aktiverat.
Visa alla kommentarer i perioden (sammanslagna till en)
I vyer och rapporter presenteras alla kommentarer som är skrivna i samma period som om det var samma kommentar. Samma funktionalitet får du om du istället använder dig av Nodegenskapen. Kommentar+historik.
Aktivera typade kommentarer
Typade kommentarer använder du om du vill ha möjlighet att använda flera olika sorters kommentarer i samma nod. Exempelvis om en vanlig kommentar och en analys ska göras för samma nod. Rapporteringen sätts upp så att de olika sorternas kommentarer skrivs i varsin vy. Det går bra att visa olika kommentarstyper i samma vy men bara en kan visas i nodpopupen. Kommentarstyperna definieras i fliken Kommentarstyper som inte visas förrän detta alternativ är aktiverat.
Tolka ingen färg som en färg om man aktivt valt den
Gör det möjligt att välja färgen Ingen färg .
Visa kommentarsikon före kommentarer. Påverkar rapportspecifika kommentarer.
Funktionen gäller bara för er som aktiverat möjligheten att skapa gamla rapporter. De nya rapporterna är av typerna: Stående, Trädstruktur eller Tabell.