Versionshantering och planeringsversion

Checklista inför versionshantering

Stratsys ansvarar för versionshantering av er databas men behöver få svar på vissa frågor från er för att kunna göra detta. Ni som kunder har ett visst ansvar också vilket listas här.

I Stratsys ansvar ingår den faktiska versionshanteringen samt skapande av historisk version av plattformen. För att få en bra process behöver vi planera detta tillsammans med dig som kund.

Stratsys gör i de flesta fall versionshanteringen nattetid för att störa användarna så lite som möjligt. Morgonen efter versionshantering gör vi några manuella justeringar och meddelar er därefter när det är klart. 

Om du vill veta mer om vad versionshantering innebär kan du läsa mer i följande artiklar: 

Observera! All rapportering måste vara klar innan versionshanteringen. Efter att den är genomförd går det inte att ändra eller komplettera rapporteringen för aktuellt år, alltså det år som stängs. 

Alla rapporter som skall finnas för året måste alltså vara klarmarkerade eller arkiverade innan versionshantering. 

Är det många enheter som rapporterar i den gemensamma mallen kan ni använda funktionen för att klarmarkera flera rapporter. Du kan läsa mer om den funktionaliteten här: Klarmarkera alla rapporter

Läs manualartikeln Hantering av rapporter vid versionshantering för att förstå konsekvenserna av att missa klarmarkerande av rapporter innan versionshantering.

Att besluta om inför versionshantering 

  • När i tid ska versionshanteringen genomföras? Planera gärna i god tid så har vi större möjlighet att möta era önskemål. 
    • Alla som arbetar med Stratsys ska vara färdiga med sitt arbete för föregående år. Detta gäller för samtliga produkter/användningsområden samt organisatoriska enheter. Tänk på att involvera ansvariga för samtliga användningsområden i Stratsys. 
  • Ska nya användare som läggs till i aktuell version automatiskt få läsbehörighet i den kommande historiska databasen? Det finns en inställning som gör att användare som läggs till i framtiden får läsbehörighet till databasen från tidigare år.
    • Observera att användarna i detta fall inte får sin vanliga behörighet i den historiska databasen, utan samtliga användare ges en utvald behörighet på en utvald enhet. Oavsett behörighet är den historiska databasen låst och inga ändringar kan genomföras.
    • Om inte inställningen aktiveras kommer nya användare inte per automatik komma in i den databasen, utan endast i aktuell version. Det går dock att lägga till manuellt.
    • Om svaret är ja, svara också på vilken enhetsnivå och vilken behörighetsgrupp dessa användare skall hamna på.
  • Ska avslutade aktiviteter tas bort? Aktiviteter är ett samlingsbegrepp för alla noder där datumfunktionaliteten finns tillgänglig och finns i de flesta styrmodeller. Aktiviteter som är avslutade under innevarande år filtreras vanligen bort från planeringen men kommer dyka upp igen vid versionshantering och kan då vara lämpliga att rensa bort.
    • Ni bestämmer själva för vilka styrmodellskolumner detta ska göras. Observera: Om ni har skolor i databasen som jobbar med läsår, exempelvis 2023/2024 (hösttermin/vårtermin) så vill dessa oftast inte ta bort aktiviteter samtidigt som resten av organisationen. Hör med ansvariga för skolan runt hur de vill göra.
  • Ska planeringsversionen för nästkommande år aktiveras direkt eller vid ett senare tillfälle?
  • Vill ni behålla mer än två historiska databaser? Om ja, kontakta er kundansvariga. 
    • Om inget annat har avtalats har varje kund rätt att behålla två historiska databaser, vanligast är att man behåller de två senaste åren. När Stratsys versionshanteras tas en kopia på databasen och blir en dokumentation över hur databasen såg ut vid tillfället när versionshanteringen genomfördes. I den historiska kopian kan ni därmed se hur planerna för det året såg ut med tillhörande mål, mått och aktiviteter, även om de har raderats i den aktuella versionen.  I databasen för innevarande år hittar ni all historik på de mål, mått och aktiviteter som ni har valt att ha kvar i era planer. Där finns även alla rapporter som är klarmarkerade i sin helhet. 

Kundens ansvar inför versionshantering 

Vid datumet för versionshanteringens genomförande behöver ni ha gått igenom följande: 

  • Säkerställ att alla användare av alla produkter/styrmodeller är hela klara med sin rapportering! 
  • Kontrollera att alla rapporter i aktuellt år är klarmarkerade eller arkiverade. Efter en versionshantering kommer rapportdelarna i en rapport låsas med hänvisning till att rapporten baseras på en borttagen version, vilket innebär att ingen ny information hämtas in eller uppdateras från systemets styrmodeller. Rapporter med rapportdelar som aldrig öppnats kommer vara tomma efter versionshanteringen.

Observera att informationen ovan gäller samtliga rapporter på alla organisatoriska nivåer. Om rapporteringen inte hanteras enligt ovan så har vi ingen funktion för att återställa det. 

Om det inte görs blir konsekvensen:

  • Risk för att det kommer med "tomma" rapportdelar i rapporten.
  • Det går inte längre att rapportera i rapporten och den går inte att färdigställa.
  • Arbete som lagts ner i rapporterna och styrmodellerna går till spillo

    Läs mer om konsekvenserna här: Hantering av rapporter vid versionshantering

Tips! Är det många enheter som behöver klarmarkeras? Använd funktionen för att klarmarkera alla rapporter. Läs mer om funktionen här: Klarmarkera alla rapporter

  • Har ni gjort ändringar i ert organisationsträd? Om "ja", behöver följande säkerställas: 
    • Användare vars enhet kommer att försvinna i och med versionshanteringen kan ändras på två sätt antingen genom organisationsträdet och den specifika enheten. Alternativt kommer man få hantera detta via Analysera användare funktionen i Planering i administrationen i samband med versionshanteringen. 
      Användarna listas med Huvudbehörighet och eventuell(a) extra behörigheter för enhetsnivån och kan sedan flyttas till valfri enhet eller till närmast ovanför liggande enhet per automatik.
    • Har alla nya enheter i planeringen fått rätt enhetsgrupper
  • Tänk igenom och kontrollera om något har ändrats i ert arbetssätt som medfört att information har tillkommit/tagits bort. Detta kan exempelvis vara en ny styrmodell eller kolumner, nya beskrivningsfält eller nyckelord etc. som tillkommit och gör att vyer i aktuell version behöver uppdateras eller bytas ut.  
  • När tid för versionshantering är inbokad, informera användarna om att de ej bör vara inloggade i Stratsys under denna tid.

Kundens ansvar efter versionshantering 

  • Kontrollera att menyer pekar mot rätt version och justera detta om så inte är fallet.  

Stratsys är behjälpliga med kundens ansvarsområden mot debitering.