Planeringsversion

Tips inför planeringsversionen för administratörer

Ska ni snart öppna upp planeringen inför nästa år? Här har vi samlat våra bästa tips till dig som är administratör för att underlätta ditt arbete.

Du som är administratör i Stratsys har några uppgifter du behöver göra inför varje nytt planeringsår, för att allt ska vara i sin ordning inför att användarna ska börja sin planering.
I den här artikeln finns mycket matnyttig information om hur planeringsversionen fungerar, så behöver du fräscha upp dina kunskaper rekommenderar vi att läsa den också som ett komplement till den här.
Nedanstående checklista kan vara ett stöd för dig att komma ihåg vad som ska göras, du hittar i artikeln också:

Checklista inför öppnande av planeringsversion

  • Planeringsversionen måste aktiveras i systemet. Det gör du via inställningen "Planering" i administrationen och väljer där att lägga till ett nytt år. Se över så att övriga inställningar där är rätt, exempelvis den färgade texten som visas.
  • Se över att rätt behörighetsgrupper har tillgång till planeringen i ett första läge, genom den här kryssrutan i berörda behörighetsgrupper:
  • Uppdatera menyerna, exempelvis ändra namnet från 2021 till 2022, samt se över så vyerna i menyn pekar på rätt version om ni har ställt in det. Hur du ändrar menyer kan du läsa här.
  • Se över nodegenskaper i vyer om ni har nodegenskaper som pekar mot fasta perioder, exempelvis för nyckeltal
  • Aktivera planeringsversionen för alla användare när ni öppnar upp för alla genom att bocka in nedanstående ruta i inställningarna för "Planering" i administrationen. Den kommer då inte ta hänsyn till det du angett i behörighetsgrupperna.
  • Passa på att ta tillfället att utvärdera ert arbete i Stratsys. Är det något ni kan göra för att arbetet ska fungera bättre? Här kan vi självklart vara till stöd i det och ge rekommendationer, hör av er till er kontaktperson.
  • Planerar ni för genomföra justeringar i er befintliga modell? Nytt år kan ofta innebära förändringar i processen som innebär förändringar i Stratsys. Se till att planera för dem i god tid och kontakta oss om ni behöver stöd.
  • Informera användare! Förutom att informera om er process har vi satt ihop en artikel med lite tips för användare, där finns också en film (även längre ner här i artikeln) som ni gärna får sprida i er organisation. Ni hittar artikeln här: Tips inför arbete i planeringsversionen

Organisationsförändringar

Ska ni i samband med planeringsversionen göra en organisationförändring? Här har vi samlat information om vad som är bra att tänka på vid dem.

För just planeringsversionen vill vi skicka med nedanstående "kom-ihåg":

  • Har alla nya enheter i planeringen har fått rätt enhetsgrupper
  • Har rapporterna fördelats ut till de nya enheterna i planeringen? 

Ändra huvudenhet för noder

En del i planeringsarbetet kan vara att noder ska byta plats i organisationen. Här kan du läsa om hur du går tillväga för det. Så länge noderna inte är konsoliderade är det oftast lätt, är det konsoliderade mått kan du gärna kontakta supporten.


FAQ

  • De noder jag har markerat för borttagning, när tas de bort? 
    De tas bort i samband med versionshanteringen, det vill säga när ni helt stänger 2021 och gör 2022 till aktuellt år
  • Jag vill inte i vissa vyer eller rapporter se de noder som är markerade för borttagning, hur gör jag det?
    I filterinställningar under "Övrigt" kan ni aktivera nedanstående inställning, och vid behov lägga in den i standardfiltret
  • Varför kan jag inte växla till planeringsversionen i vissa vyer?
    Det beror på hur menyinställningarna är satta. Där finns möjlighet att styra om vyn ska synas i planeringsversionen eller inte. Läs mer här.

  • Vi har ett nytt beskrivningsfält som bara ska synas i planeringsversionen, kan jag ställa in det?
    Tyvärr har vi inte stöd för att ha olika beskrivningsfält och nyckelord i olika versioner. I de fall rekommenderar vi att namnge dem tydligt för vad som gäller vilket år.
  •  Jag saknar några aktiviteter i planeringsversionen men har inte tagit bort dem, varför syns de inte?
    Standardinställningen i vyer i planeringsversionen är att aktiviteter som är avslutade (har status "Avslutad" eller liknande) under innevarande år inte syns i planeringsversionen. De är inte borttagna där utan bortfiltrerade för att inte synas och tas bort helt i samband med versionshanteringen. Vill ni att de avslutade aktiviteterna ändå ska synas så kan ni antingen ställa om standardfiltret i enskilda vyer eller ändra så att standardinställningen är att alltid visa alla aktiviteter.
    För att ändra i en enskild vy aktiverar ni först i filterinställningen möjlighet att filtrera på status för den aktuella aktivitetskolumnen, och sedan i standardfiltret ställer in den till alternativet "Alla".

    För att ändra standardinställningen går ni till Aktivitetsinställningar i administrationen, tar fliken Status och i inställningen Standardfilter för där väljer "Alla" iställer för "Alla från versionen".
  • I aktuell version hade vi en rapport i direkt i menyn, nu har vi skapat en ny rapport i planeringsversionen men den syns inte i menylisten?
    Rapporter som ligger i menyn är kopplade till en viss period, när ni nu byter period behöver den nya rapporten läggas upp på nytt från menyadministrationen. 
  • Varför visas inte rätt period i vyn eller önskvärd information?
    Det finns flera orsaker men troligen att vyns nodegenskaper är inställda på att visa bestämda perioder, så kika över dem. Vill ni visa upp olika nodegenskaper i aktuell version och planeringsversionen krävs separata vyer.


E-learning

Nedan finns en kort film som beskriver hur en användare arbetar i planeringsversionen, tipsa gärna om den! Den återfinns också i artikeln inför planeringsversionen som riktar sig till användare.

 

För er som har tillgång till hela vårt e-learningbibliotek rekommenderar vi framförallt att även titta på filmerna i programmet

"Arbeta med planeringsversionen"


Fler tips?

Är det fler saker du gör inför öppnandet av planeringen som du saknar ett bra stöd för? Hör gärna av till support@stratsys.se med vad det är så ska vi se vad vi kan göra för att underlätta mer inför nästa gång