Planeringsversion

Planeringsversion och versionshantering

Vad innebär planeringsversion, hur fungerar den och vad är versionshantering?

I artikeln hittar du

Aktuell version och planeringsversion

När din verksamhet ändrar organisation och processer är det viktigt att ditt systemstöd uppdateras för att återspegla detta. Ändringar under pågående arbete kan dock skapa förvirring och göra arbetet komplicerat för användarna. Ofta vet man ju långt i förväg att något skall ändras, och då är det ju bra att uppdatera systemet i god tid också. 

Detta är möjligt i Stratsys genom koncepten "aktuell version" och "planeringsversion". 

I den aktuella versionen arbetar ni med uppföljning och rapportering. I planeringsversionen förbereder ni processer och organisation för ändringar i nästa verksamhetsår utan att störa nuvarande arbete.

Växla mellan aktuell version och planeringsversion

Hur man växlar mellan versionerna beror på just er uppsättning. I vissa fall har du en versionsväljare tillgänglig:

I andra fall byts versionen automatiskt när du väljer vissa menyflikar.

Du som är administratör kommer märka att all administration inte är tillgänglig i planeringsversionen - byt till aktuell version för att få tillgång till den fullständiga menyn.

Ändra noder i planeringsversionen

Se till att du befinner dig i planeringsversionen. För att ändra en nod här, måste du först bryta sambandet mellan aktuell version och planeringsversion. Detta skapar planeringsversion av noden, som innehåller all data och historik och möjliggör att kunna ändra informationen i planeringsversionen utan att det syns i aktuell version. Om noden finns på flera enheter bryts sambandet på samtliga enheter. 

Vi kallar detta för att noden är "losskopplad".

När du sedan har sparat dina ändringar, markeras noden med en ikon som ser ut som ett häftstift. Denna indikator visar att planeringsversionen av noden skiljer sig från den aktuella: 


Beteendet blir följande efter att sambandet är brutet: 

Ändringar du gör för en nod i planeringsversionen slår inte igenom i aktuell version.

Ändringar du gör för en nod i aktuell version slår inte igenom i planeringsversionen för losskopplade noder - du kommer se information om att noden är ändrad i planeringsversionen och om du vill ha motsvarade  ändringarna i planeringen måste du manuellt gå in och göra motsvarande ändringar i den loskopplade noden.

Ändringar du gör för en nod i aktuell version slår dock igenom igenom i planeringsversionen för alla noder som inte är losskopplade/ändrade i planering.

  • Kommentarer för alla noder fortsätter delas mellan aktuell version och planeringsversion även för losskopplade noder

  • Siffror  och svar i mått fortsätter delas mellan aktuell och planeringsversion även för losskopplade noder, om du inte har gjort ändringar så att måtten inte längre är kompatibla mellan versionerna - exempelvis ändrat på formler eller periodicitet.

Ta bort noder i planeringsversionen

I första hand rekommenderar vi dig att markera de noder du önskar ta bort för borttagning. Denna funktion används med fördel om du känner dig osäker på om ni verkligen vill ta bort alla noder, eller inte vet att de underliggande enheterna har noder som de vill behålla som är kopplat till detta mål. Du väljer då att Markera noden för borttagning.

Den nod som är markerade för borttagning kommer då att få en mörkt röd färg och allt som är kopplat mot denna nod på alla enheter kommer att visas som rosa. Alla enheter som har något mål, mått eller någon aktivitet kopplad till noden som kommer att tas bort har nu möjlighet att se detta och välja att koppla om dem mot något annat som kommer att vara kvar.

 

Alla mål, mått eller aktiviteter som är kopplade till något som är markerat för borttagning kommer att tas bort automatiskt när planeringen görs aktuell. 

I rapporter eller vyer kan du lätt välja att filtrera bort alla mål, mått och aktiviteter som är markerade för borttagning om så önskas. Det filteralternativet aktiverar du som administratör under "Övrigt" i Filterinställningarna.

Önskar du ta bort noder direkt i planeringsversionen så väljer du alternativet "Ta bort":

Viktigt att notera är att noder som tas bort från planeringsversionen inte går att återställa genom Händelsehistoriken. Dock finns det möjlighet att välja in noden igen från aktuell version, alternativt från någon av bruttolistorna. Detta kan vara ganska omfattande om noder har tagits bort från flera enheter.

När du klickat på ta bort så kommer du till en bekräftelseguide. Om noden har flera kopplingar får du först välja om det är den kopplingen som du ser just nu som du önskar ta bort eller om du vill ta bort noden för samtliga styrmodeller samtidigt, vilket resulterar i att noden försvinner helt när planeringen görs aktuell.

Här har du även möjlighet att ta bort kopplingen för hela konsolideringskedjan (förvalt alternativ). Önskar du att bara ta bort kopplingen på aktuell enhet för att underliggande enheter vill fortsätta jobba med noden så bockar du bara ur kryssrutan.

Nästa steg visar vad som kommer att tas bort. I vissa fall så är siffran på noder eller kopplingar som kommer att tas bort väldigt hög och det beror på att det finns många saker kopplade mot noden. Det är inte bara de noder som visas på den enheten som du står på som kommer att försvinna när noden tas bort. Det gäller även om andra enheter har noder kopplade mot noden, om det finns fler noder i en konsolideringskedjan eller om det finns kolumner som inte visas i den vyn som du tittar på.

Administrationsinställningar i planeringen

Det finns en begränsning av vilka administrationsinställningar som kan göras när du har planeringsläget aktiverat. De inställningar som stöds av planeringen är Organisation, Användare och Ändra huvudenhet för noder. Du har även möjlighet att se Vyer av styrmodeller och Planering men ändringar i dessa två slår alltid igenom både i aktuell version och i planeringsversionen.

Behörighet till planeringsversion

För att få arbeta i planeringsversionen krävs att följande behörighetsgrupp är markerad i behörighetsgruppen

Läs mer under "Planering" nedan för hur du aktiverar planeringsversionen för samtliga användare

Organisation

Organisationsinställningarna är åtkombara från planeringen vilket syftar till att man ska kunna göra organisationsändringar i planeringen som inte påverkar den aktuella versionen. Följande går att göra:

  • Du kan skapa en ny organisationsenhet som endast syns i planeringen, genom att klicka på Lägg till i enhetsstrukturen.
  • Det går att byta namn på en enhet. Klicka på enheten och skriv sedan det nya namnet i textrutan Namn. Det nya namnet kommer enbart att synas i planeringsversionen.
  • Genom att klicka på knappen Markera för borttagning kan du ange att enheten ska tas bort när planeringsversionen görs om till aktuell version. (Endast enheter som inte har några andra enheter under sig kan markeras för borttagning.)
  • Du kan flytta en enhet eller ett helt enhetsträd genom att först klicka på enheten som du vill flytta och sedan på knappen Flytta enhet/enhetsträd. Du gör flytten i tre steg:
    1. Placering - Här väljer du vilken enhet som den flyttande enheten ska placeras under.
    2. Innehåll - Här väljer du vilken information som ska flyttas med enheten. Genom att markera kryssrutorna kan du välja att flytta med alla noder som finns på enheten, alla användare som har behörighet på enheten, alla rapporter som finns arkiverade på enheten och alla kommentarer som finns skrivna på enheten.
    3. Bekräfta - Här får du en bekräftelse på valen du gjort och för att genomföra flytten klickar du på knappen Flytta enhet.

Användare

Användarinställningarna är åtkombara från planeringen vilket syftar till att användarinställningar ska kunna göras för enheter som enbart är upplagda i planeringen, exempelvis att tilldela en extrabehörighet för en ny enhet som bara finns i planeringsversionen.

Det enda som skiljer sig från användarsidan i den aktuella versionen är att det finns extra sökalternativ för att söka fram användare som tillhör enheter som är markerade för borttagning. En sådan utsökning kan vara bra att göra för att flytta om användare som tillhör enheter som ska tas bort vid ett versionsbyte.

Planering

I Planering hanteras olika versioner i Stratsys. Du kan här göra vissa inställningar som påverkar arbetet med fler versioner, exempelvis genom att styra vilken text som ska visas och hur versionsväljaren ska synas.

Inställningen "Alla användare skall se planeringsversionen" rekommenderas att använda när ni vill just att alla användare, oavsett behörighetsgrupp, ska komma åt planeringsversionen för att slippa gå in och markera det i respektive behörighetsgrupp.

Ändra huvudenhet för noder från planeringsversionen

Inställningen för att byta huvudenhet för noder fungerar likadant i planeringen som i det aktuella läget. Enda skillnaden är att du i planeringen har planeringsorganisationen att välja bland när du flyttar en nod.

Läs mer om inställningen Ändra huvudenhet för noder .

Versionshantering

När all rapportering för året är avslutad arkiveras den aktuella versionen, och planeringsversionen blir den nya aktuella versionen. Detta kallar vi på Stratsys för versionshantering. Detta sker vanligtvis i första kvartalet efter att verksamhetsåret är avslutat. 

Innan versionshanteringen är det bra att gå igenom denna checklista. Efter versionshanteringen skapas vanligtvis den nya planeringsversionen upp så att kommande år kan planeras i god tid. 

Kontakta alltid Stratsys innan du versionshanterar!