Varför det är viktigt att klarmarkera samtliga rapporter innan versionshantering
För att läsa mer om versionshantering och vad som ska förberedas inför, läs här: Checklista inför versionshantering
OBSERVERA! Informationen nedan gäller samtliga rapporter på alla organisatoriska nivåer. Om rapporterna inte hanteras enligt nedan har vi ingen funktion för att återställa. Se därför till att involvera organisationen för att säkerställa att rapporterna är helt färdiga innan versionshanteringen genomförs.
Är det många enheter som rapporterar i den gemensamma mallen kan ni med fördel använda funktionen för att Klarmarkera flera rapporter.
Efter versionshanteringen är genomförd går det inte längre att rapportera i rapporter som fanns i den tidigare Aktuella versionen då denna nu är en historisk databas där inga ändringar kan göras. Det är därför väldigt viktigt att all rapportering som skall göras i Aktuell version är gjord innan versionshantering.
Hur fungerar inhämtning av information till rapporter?
När en användare går in i en rapport så hämtar rapporten in information från styrmodellerna i Stratsys genom de rapportdelar som finns uppsatta i rapporten. På detta sätt så fylls rapporten med information utöver det som skrivs direkt i rapporten. Rapporten uppdaterar informationen varje gång den öppnas fram tills dess att rapporten klarmarkeras eller arkiveras. Detta säkerställer att den senaste informationen ifrån systemet hamnar i rapporten.
Om en enhetsnivå aldrig öppnar rapporten så kan det innebära att ingen information hämtas in på den organisationsnivån, då finns risken att det blir en "tom" rapportdel. Det går emellertid att undvika, när man klarmarkerar en rapport så får man möjligheten att uppdatera hela rapporten en sista gång innan man stänger den. Detta ser till att samtliga delar av rapporten på alla enhetsnivåer blir uppdaterade innan rapporten färdigställs.
Vad händer om en rapport inte klarmarkeras?
Om man inte klarmarkerar en rapport innan versionshantering så försöker rapporten nästa gång den öppnas hämta in information. Denna information finns inte längre i det som nu är aktuell version. Felmeddelandet "Denna rapport bygger på en borttagen version" genereras och det går inte att arbeta i rapporten korrekt. Klarmarkerar vi inte blir risken då att rapporten innehåller "tomma" rapportdelar, vilka inte går att färdigställa, och att arbete som har lagts ner i rapporten går till spillo.