I samband med versionshantering
  1. Manual
  2. Rapporter
  3. I samband med versionshantering

Hantering av rapporter vid versionshantering

Varför det är viktigt att klarmarkera samtliga rapporter innan versionshantering och vad händer om det inte görs

För att läsa mer om versionshantering och vad som ska förberedas inför, läs här: Checklista inför versionshantering

Observera att informationen nedan gäller samtliga rapporter på alla organisatoriska nivåer. Om rapporterna inte hanteras enligt nedan har vi ingen funktion för att återställa det. Se därför till att extra noga involvera organisationen för att säkerställa att rapporterna är helt färdiga innan versionshantering görs.

Efter versionshantering är genomförd går det inte längre att rapportera i rapporter som fanns i den tidigare Aktuell versionen. Det är för att den tidigare Aktuell versionen nu är en historisk databas där inga ändringar kan göras. Därför är det väldigt viktigt att all rapportering som skall göras i Aktuell version är gjord innan versionshantering.

Hur fungerar inhämtning av information till rapporter?

När en användare går in i en rapport så hämtar rapporten in information från styrmodellerna i Stratsys genom de rapportdelar som finns uppsatta i rapporten. På detta sätt så fylls rapporten med information utöver det som skrivs direkt i rapporten. Rapporten uppdaterar informationen varje gång den öppnas fram tills dess att rapporten klarmarkeras eller arkiveras. Detta säkerställer att den senaste informationen ifrån systemet hamnar i rapporten. Om en enhetsnivå aldrig öppnar rapporten så kan det innebära att ingen information hämtas in på den organisationsnivån, då finns risken att det blir en "tom" rapportdel. Det går emellertid att undvika, när man klarmarkerar en rapport så får man möjligheten att uppdatera hela rapporten en sista gång innan man stänger den. Detta ser till att samtliga delar av rapporten på alla enhetsnivåer blir uppdaterade innan rapporten färdigställs.

Vad händer om en rapport inte klarmarkeras?

Om man inte klarmarkerar en rapport innan versionshantering så försöker rapporten nästa gång den öppnas hämta in information som vi beskrev i avsnittet ovan. Denna information finns inte längre i det som nu är aktuell version. Felmeddelandet "Denna rapport bygger på en borttagen version" genereras och det går inte att arbeta i rapporten korrekt. Därför är det så viktigt att se till att alla rapporter är klara och klarmarkerade innan versionshantering för att säkerställa att rätt information finns där.

Sammanfattning

Se till att samtliga rapporter på samtliga enheter är klarmarkerade innan versionshantering görs!

Om det inte görs blir konsekvensen:

  • Risk för att det kommer med "tomma" rapportdelar i rapporten.
  • Det går inte längre att rapportera i rapporten och den går inte att färdigställa.
  • Arbete som lagts ner i rapporterna och styrmodellerna går till spillo