Skapa, ändra, lägg till och ta bort Enhetsgrupper
Flera enhetsgrupper på samma enhet
Beskrivning
Enhetsgrupper används för att dela in era enheter i olika grupper för att lättare administrera de enheter som har en liknande funktion i er organisation. Det kan till exempel vara samtliga nämnder eller förskolor i en kommun, eller alla dotterbolag i en organisation.
Enhetsgrupper underlättar hur olika beteende styrs i vyer och filter. Ett par exempel kan vara att det inte skall gå att lägga till nya nämndsmål på nivåer under nämnderna, eller att verksamhetens aktiviteter inte skall visas på översta nivån i bolaget.
Vi rekommenderar att enhetsgrupper används så fort ni har flera nivåer i er organisation som har liknande funktioner.
Du hittar Enhetsgrupper under Organisationsinställningar i administrationen:
Lägg till en ny enhetsgrupp
Lägg till en ny enhetsgrupp genom skriva namnet på enhetsgruppen i fältet längst ner och spara. Enhetsgrupperna listas i bokstavsordning - vill du ha en bestämd ordning, använd gärna numrering som i exemplet nedan.
Välj sedan vilka enheter som ska tillhöra enhetsgruppen genom att klicka på "Inga valda enheter", välja enheter i trädet och till sist spara:
Ändra och ta bort en enhetsgrupp
För att ändra namn på en enhetsgrupp klickar du bara på namnet och ändrar. Spara sedan. Att ändra namn på en enhetsgrupp påverkar inte något annat.
Du kan ändra vilka enheter som skall ingå i gruppen genom att klicka på de nu invalda enheterna. Justera i organisationsträdet och spara.
Ta bort
Klicka på papperskorgen till höger för att ta bort en enhetsgrupp.
Det går inte att ta bort enhetsgrupper som används av olika filter eller andra funktioner i verktyget. Klickar du på Ta bort-knappen för en grupp som används får du information om varför den inte går att ta bort, exempelvis som nedan:
Ta bort de filter med mera som använder gruppen och försök sedan ta bort igen.
Arbeta med enhetsgrupper
Enhetsgrupperna kopplas till enheter i organisationsträdet och används sedan på flera ställen i systemet. Här följer en kort beskrivning av dessa.
Standardfilter
En vanlig användning av enhetsgrupperna är i standardfilter för vyer och rapporter. Med hjälp av dessa kan man visa relevant information för enhetsgruppen, men ändå arbeta i samma vy eller rapportdel. Vanligt är att man har med mer övergripande information på högre nivå och mer detaljer på mer verksamhetsnära enheter. I bildexemplet nedan finns det standardfilter skapade för fyra olika enhetsgrupper.
Läs mer om Standardfilter här.
Filterinställningar
Via filterinställningarna kan du välja att inkludera en enhetsgrupp i ditt filter. Du kan sedan använda detta i standardfilter och filtertratten. Läs mer om filterinställningar här.
Kopplingsregler
Enhetsgrupperna styr hur noderna får kopplas mellan styrmodellskolumnerna i styrmodellerna. Koppling måste tillåtas för att noden skall kunna skapas eller väljas in på nivån.
I bildexemplet exemplet nedan kan en "Fråga" kopplas till en "Checklista" för enheter i grupperna Kommun, Nämnder och Verksamheter, men inte Enheter och Arbetsgrupper.
Läs mer om kopplingsregler här.
Nyckelordsgrupper
Du kan använda enhetsgrupper för att styra var en viss nyckelordsgrupp skall vara synlig. Detta kan vara praktiskt om endast vissa delar av organisationen skall använda en viss nyckelordsgrupp. Läs mer om nyckelord här.
Förskjutning av deadlines
Du kan använda enhetsgrupper för att få ett bra flöde i din rapporterings/uppföljningsprocess, genom att sätta förskjutning av deadlines baserat på dessa. I bildexemplet är det fem dagar mellan varje enhetsgrupp för att alla skall hinna kommentera klart på sin nivå och så att nästa nivå kan sammanställa kommentarerna på underliggande nivå.
Läs mer om deadlines här.
Synliga enheter i behörighetsgrupper
Du kan använda enhetsgrupper för att styra vilka enheter som skall vara synliga i organisationsträdet för denna behörighetsgrupp. I exemplet nedan får rapportörerna se alla Verksamheter i trädet, men inga andra grupper.
Läs mer om behörighetsgrupper här.
Flera enhetsgrupper på samma enhet
Om du har flera enhetsgrupper på samma enhet så är det inte entydigt vilket resultat du får om du dessutom använder dessa grupper för samma syfte. Om du exempelvis har ett standardfilter för "4. Enheter" och "Grundskolor" så finns det ingen garanti att du alltid får samma beteende för vyerna:
För "Förskjuten deadline" finns en funktion där du kan kolla vilken enhetsgrupp som kommer gälla för en specifik enhet - den blåmarkerade enhetsgruppen kommer gälla i just detta fallet:
Tänk därför igenom syftet och användningsområdet noga ifall du har behov av flera enhetsgrupper på samma enhet så att du inte får oväntade beteenden i systemet.